Lunedì mattina, ore 7:45. Un tuo operaio ti chiama dal cantiere: ha saputo che l’app registra la posizione. Vuole sapere se è legale. Tu sai che lo è — ma non hai un documento che lo dimostri. E in quel momento, quella che era una scelta tecnologica sensata diventa un problema legale.
L’informativa sulla geolocalizzazione dei dipendenti non è un optional. È un obbligo previsto dal GDPR — articoli 13 e 14, nero su bianco. Se usi un’app con GPS per timbrature, gestione commesse o controllo presenze, devi consegnare un documento scritto a ogni dipendente. Prima di attivare il sistema. Non dopo che qualcuno si lamenta.
Cosa dice il Garante Privacy sulla geolocalizzazione dei lavoratori
Il Garante Privacy italiano si è espresso più volte sulla geolocalizzazione dei dipendenti tramite smartphone. Il punto centrale è questo: il datore di lavoro può raccogliere dati di posizione, ma solo se è proporzionato, trasparente e limitato allo stretto necessario. Tradotto in pratica significa tre cose. Prima: niente tracciamento continuo — la posizione si rileva all’inizio e alla fine del turno, non ogni cinque minuti. Seconda: il dipendente deve sapere esattamente cosa viene raccolto, perché, per quanto tempo e chi lo vedrà. Terza: i dati non possono essere usati per scopi diversi da quelli dichiarati.
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Inizia il trial gratuito →Tutto questo va messo per iscritto. L’informativa è il documento che lo formalizza. Senza informativa, anche un sistema perfettamente legittimo diventa contestabile. E se arriva un’ispezione — dell’Ispettorato del Lavoro o del Garante stesso — il primo documento che chiedono è proprio quello.
Se vuoi approfondire il quadro normativo completo, leggi la guida alla geolocalizzazione dipendenti e GDPR che abbiamo pubblicato.
I 7 elementi obbligatori dell’informativa GPS
Il GDPR non lascia margine di interpretazione su cosa deve contenere l’informativa. L’articolo 13 elenca i dati che il titolare del trattamento è obbligato a comunicare. Per la geolocalizzazione dei dipendenti, questi si traducono in sette punti concreti.
Primo, l’identità del titolare del trattamento — chi sei tu, come azienda, con tutti i recapiti. Secondo, i dati di contatto del DPO (Data Protection Officer), se ne hai nominato uno — e per le aziende sopra i 250 dipendenti è obbligatorio. Terzo, le finalità specifiche del trattamento: perché raccogli la posizione GPS. Non basta scrivere “per esigenze aziendali” — devi essere preciso. Rilevazione presenze, gestione commesse, verifica interventi sul campo: ognuna va dichiarata. Quarto, la base giuridica: nella maggior parte dei casi per le PMI è il legittimo interesse del datore di lavoro, ma va motivato. Quinto, i destinatari dei dati — chi avrà accesso, inclusi eventuali fornitori cloud. Sesto, il periodo di conservazione: per quanto tempo conservi le coordinate GPS. Il Garante indica che periodi superiori a 24 mesi richiedono una giustificazione forte. Settimo, i diritti del dipendente: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione, reclamo al Garante.
Sembra lungo. In realtà, con un fac-simile ben strutturato, è un documento di due pagine. Vediamo come farlo.
Fac-simile informativa GPS dipendenti — modello 2026
Quello che trovi qui sotto è un modello completo, aggiornato alle linee guida del Garante Privacy e conforme al GDPR. Adattalo alla tua azienda sostituendo i campi tra parentesi quadre.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Geolocalizzazione tramite dispositivo mobile aziendale
ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Titolare del trattamento: [Ragione sociale], con sede in [indirizzo], P.IVA [numero], nella persona del legale rappresentante [nome cognome]. Contatto: [email/telefono].
Responsabile della protezione dei dati (DPO): [Nome cognome / società esterna], contattabile all’indirizzo [email DPO]. (Indicare “non nominato” se non obbligatorio per la dimensione aziendale.)
Finalità del trattamento: I dati di geolocalizzazione vengono raccolti esclusivamente per: (a) rilevazione delle presenze in ingresso e uscita dai siti di lavoro, (b) verifica dello svolgimento degli interventi presso i clienti, (c) gestione operativa delle commesse e delle assegnazioni sul campo. I dati di posizione vengono acquisiti unicamente al momento della timbratura (inizio e fine turno/intervento) e non in modo continuativo.
