Fac-simile til GPS-persondatapolitik for medarbejdere 2026

Mandag morgen, klokken 7:45. En af dine folk ringer fra byggepladsen: han har hørt, at app’en registrerer positionen, og han vil vide, om det er lovligt. Du ved, at det er det, men du har ikke et dokument, der beviser det, og i det øjeblik bliver det, der var et fornuftigt teknologisk valg, til et juridisk problem.

En persondatapolitik om geolokalisering af medarbejdere er ikke noget, du kan vælge fra. Det er en pligt efter GDPR, artikel 13 og 14, sort på hvidt. Bruger du en app med GPS til stempling, opgavestyring eller registrering af fremmøde, skal hver enkelt medarbejder have et skriftligt dokument i hånden, før du tænder systemet, og ikke først når nogen begynder at klage.

Hvad siger Datatilsynet om geolokalisering af medarbejdere

Datatilsynet har flere gange behandlet spørgsmålet om geolokalisering af ansatte via smartphone, og kernen er den samme: en arbejdsgiver må godt indsamle positionsdata, men kun hvis det står i rimeligt forhold til formålet, er gennemsigtigt og begrænset til det strengt nødvendige. Oversat til hverdag betyder det tre ting, nemlig at der ikke må ske løbende sporing, positionen registreres ved vagtens start og slut, ikke hvert femte minut, at medarbejderen skal vide præcis hvad der indsamles, hvorfor, hvor længe og hvem der får adgang, og at data ikke må bruges til andre formål end de oplyste.

Alt det skal ned på papir, og persondatapolitikken er dokumentet, der formaliserer det. Uden den bliver selv et fuldstændig lovligt system noget, man kan sætte spørgsmålstegn ved, og hvis der kommer et tilsyn, fra Datatilsynet eller fra det ansvarlige arbejdstilsyn, er det første dokument, de beder om, netop det.

De 7 obligatoriske elementer i en GPS-persondatapolitik

GDPR efterlader ikke plads til fortolkning af, hvad politikken skal indeholde, for artikel 13 remser op, hvad den dataansvarlige er forpligtet til at oplyse, og for geolokalisering af medarbejdere bliver det til syv konkrete punkter. For det første den dataansvarliges identitet, altså hvem du er som virksomhed, med alle kontaktoplysninger. For det andet kontaktoplysninger på en DPO (databeskyttelsesrådgiver), hvis du har udpeget en. For det tredje de konkrete formål med behandlingen, hvorfor du overhovedet indsamler GPS-positionen, og her rækker det ikke at skrive “af hensyn til driften”, du skal være præcis, fremmøderegistrering, opgavestyring, kontrol af udførte opgaver hos kunder. For det fjerde retsgrundlaget, som for de fleste mindre virksomheder er den legitime interesse, men den skal begrundes. For det femte modtagerne af data, hvem der får adgang, herunder eventuelle cloud-leverandører. For det sjette opbevaringsperioden, hvor længe du gemmer koordinaterne. Og for det syvende medarbejderens rettigheder, indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse, dataportabilitet og klage til Datatilsynet.

Det lyder langt. I virkeligheden er det, med en velbygget skabelon, et dokument på to sider. Lad os se, hvordan man laver det.

---

Fac-simile til GPS-persondatapolitik, model 2026

Det, du finder herunder, er en komplet skabelon, opdateret efter Datatilsynets linje og i overensstemmelse med GDPR. Tilpas den til din virksomhed ved at erstatte felterne i kantede parenteser.

PERSONDATAPOLITIK OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Geolokalisering via mobil arbejdsenhed
i henhold til artikel 13-14 i EU-forordning 2016/679 (GDPR)

Dataansvarlig: [Virksomhedsnavn], med adresse på [adresse], CVR-nummer [nummer], repræsenteret ved den tegningsberettigede [navn efternavn]. Kontakt: [e-mail/telefon].

Databeskyttelsesrådgiver (DPO): [Navn efternavn / ekstern virksomhed], som kan kontaktes på [DPO e-mail]. (Angiv “ikke udpeget”, hvis virksomhedens størrelse ikke gør det obligatorisk.)

Formål med behandlingen: Geolokaliseringsdata indsamles udelukkende til: (a) registrering af fremmøde ved ankomst og afgang fra arbejdsstederne, (b) kontrol af, at opgaver hos kunder er udført, (c) operationel styring af opgaver og tildelinger i marken. Positionsdata registreres udelukkende i selve stemplingsøjeblikket (vagtens eller opgavens start og slut) og ikke løbende.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på den dataansvarliges legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR) i en korrekt organisering af arbejdet og i at beskytte virksomhedens værdier, samt på opfyldelse af ansættelseskontrakten (artikel 6, stk. 1, litra b, GDPR). Interesseafvejningen er foretaget under hensyntagen til Datatilsynets praksis om kontrolforanstaltninger.

Behandlede data: GPS-koordinater (breddegrad, længdegrad) i stemplingsøjeblikket, dato og klokkeslæt, enheds-id, medarbejder-id.

Modtagere af data: Data er udelukkende tilgængelige for [autoriserede roller i virksomheden: fx indehaver, driftsansvarlig]. Data opbevares hos [navn på cloud-leverandør/server], med adresse i [land]. Data overføres ikke til tredjelande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.

Opbevaringsperiode: Geolokaliseringsdata opbevares i det tidsrum, der er strengt nødvendigt til de nævnte formål, konkret [N] måneder fra indsamlingen, hvorefter de slettes uigenkaldeligt, i overensstemmelse med princippet om dataminimering. (Fastsæt perioden ud fra det faktiske behov og Datatilsynets vejledning, medmindre en specifik lovpligt tilsiger andet.)

Den registreredes rettigheder: Medarbejderen har ret til at få indsigt i sine personoplysninger, få dem berigtiget eller slettet, få behandlingen begrænset, gøre indsigelse mod behandlingen og anmode om dataportabilitet. For at udøve disse rettigheder kan den dataansvarlige kontaktes på [e-mail]. Medarbejderen har desuden ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

Konsekvenser ved manglende afgivelse: Afgivelse af geolokaliseringsdata er nødvendig for at kunne udføre ansættelsesforholdet på de aftalte driftsvilkår. Et afslag kan betyde, at medarbejderen ikke kan tildeles opgaver, der kræver registrering af fremmøde i marken.

Dato: ___/___/______
Medarbejderens underskrift som bekræftelse på modtagelse: ______________________________

Sådan bruger du skabelonen i praksis

Print den, udfyld felterne i kantede parenteser, og få hver medarbejder til at skrive under, før du tænder GPS-systemet. Gem et underskrevet eksemplar, digitalt eller på papir, det er lige meget hvordan, bare det kan findes frem ved et tilsyn. Tilføjer du senere nye formål til behandlingen (for eksempel begynder at bruge GPS-data til at beregne kørselsgodtgørelse), skal politikken opdateres, og du skal indhente en ny underskrift.

En fejl, man ser tit: indehaveren udleverer politikken et halvt år efter, at app’en blev tændt, og på det tidspunkt er de foregående seks måneder teknisk set udækkede. Datatilsynet kan anfægte behandlingen for hele perioden uden politik, selvom systemet i sig selv er lovligt, og rækkefølgen er altid den samme, først dokumentet, så aktiveringen.

Er det sket for dig, at du har tændt et system og først tænkt på papirerne bagefter? Det er mere udbredt, end du tror, og den gode nyhed er, at det kan bringes på plads på en eftermiddag.

Leder du efter en løsning, der allerede har den korrekte dokumentation indbygget, persondatapolitik, fortegnelse over behandlinger, GDPR-klar opsætning, så se hvordan GeoTapp fungerer. Systemet registrerer kun positionen ved stempling og ikke løbende, og det er bygget til at følge Datatilsynets linje helt fra installationen.

Forestil dig den næste medarbejder, du inviterer, skrive under på GDPR-politikken på tredive sekunder, arkiveret uden så meget som et ekstra ark papir.

Dette fac-simile gælder for Danmark. Arbejder du også i andre europæiske lande, finder du i værktøjet GPS på medarbejdere i EU forpligtelserne land for land, og på hver landeside ligger der nu et fac-simile til persondatapolitikken, som du kan hente gratis på sidens sprog, fri download, e-mailen er valgfri og dukker først op bagefter.