Urenregistratie en de AVG: wat er met de tijddata mag gebeuren

Zodra een bedrijf werktijden gaat vastleggen, komt er terecht een vraag bovendrijven: wat mag ik met die gegevens eigenlijk doen? Het is geen bijzaak. Het is de vraag die bepaalt of je urenregistratie een net stuk gereedschap is of een privacyprobleem met aanloop. Want tijddata, wie wanneer werkte, zijn persoonsgegevens, en daarmee vallen ze onder de AVG.

Dat klinkt eerst als een drempel, maar het is vooral een verheldering. Wie wanneer begon, wanneer pauze had, vanaf welke locatie: het zegt allemaal iets over een concrete persoon. Dezelfde uitgangspunten gelden dus als voor elke verwerking van persoonsgegevens. Het gaat niet om de vraag of je mag registreren, dat moet je sowieso. Het gaat om hoe.

Het eerste uitgangspunt is doelbinding. Je verzamelt tijddata om de werktijd vast te leggen, het loon correct te betalen en aan wettelijke plichten te voldoen. Voor die doelen mag je de gegevens gebruiken, en voor geen andere. De urendata zijn geen algemeen kijkinstrument waarmee je terloops bijhoudt wie het hardst loopt.

Het tweede uitgangspunt is dataminimalisatie. Je legt alleen vast wat voor het doel echt nodig is. Begin, einde, duur, pauzes, eventueel de werklocatie: ja. Een minutieus bewegingsprofiel van de hele dag: nee, want dat heeft de loonadministratie niet nodig. Elk gegeven dat je zonder doel opstapelt, is bij een controle een gegeven dat je moet kunnen uitleggen.

Hoe lang, en wie mag erbij

Dan de bewaartermijn. Urenadministratie valt onder bewaarplichten, afhankelijk van het verband een aantal jaren. Maar bewaarplicht betekent niet voor altijd: na de termijn worden de gegevens verwijderd. En de toegang hoort beperkt te zijn. Niet iedereen in het bedrijf hoeft de urendata van iedereen te kunnen inzien. Wie toegang heeft, hoort daar een reden voor te hebben, en dat regel je, je laat het niet aan toeval over.

Transparantie in plaats van stiekem meekijken

Het belangrijkste punt is misschien wel de transparantie. Stiekem de tijddata uitpluizen om een medewerker te volgen mag niet, en het is bovendien onverstandig. De medewerkers moeten weten wat er wordt vastgelegd en waarom. Een urenregistratie waarvan het team precies weet hoe ze werkt, schept vertrouwen. Een die in het verborgene wordt uitgelezen, schept een conflict en in het ergste geval een boete.

---

Tijddata verzamelen in een open Excel op een gedeelde schijf is ongeveer zo privacyvriendelijk als de personeelsdossiers in de kantine neerleggen. Praktisch binnen handbereik, dat wel. Maar binnen handbereik van precies de verkeerde mensen.

Privacy als eigenschap van het gereedschap

Het goede nieuws is dat je deze uitgangspunten niet elke dag met de hand hoeft te bewaken. Je kunt ze eenmalig beslissen, bij de keuze van het gereedschap. Een daarvoor gebouwd systeem slaat versleuteld op, beperkt de toegang vanzelf, kent bewaartermijnen en legt alleen vast wat het doel vraagt. Een Excel-bestand brengt van dat alles niets mee, behalve het probleem.

Zo is GeoTapp opgezet. Één tik om te beginnen, één tik om te stoppen, en begin, einde en duur staan vast, geolokaliseerd en niet stilletjes aan te passen, maar ook doelgebonden, met beperkte toegang en zonder stiekem bewegingsprofiel. Privacy is geen reparatie die je er achteraf aan vastschroeft, het zit in de manier waarop het gereedschap werkt.

De eerlijke vraag tot slot: wie in jouw bedrijf kan vandaag bij de urendata, en zouden je medewerkers weten wat ermee gebeurt? Twijfel je, kijk dan hier hoe een AVG-bestendige urenregistratie eruitziet.