GPS e monitoraggio dei lavoratori in Danimarca: cosa serve per essere a norma

Cosa serve

Per ogni adempimento ti diciamo se serve in questo Paese: Si significa obbligatorio, Dipende solo in certi casi, No non richiesto.

• Motivo oggettivo (saglig grund) e proporzionalita del controllo

  Siobbligatorio

  Il controllo dei dipendenti deve avere un motivo oggettivo e legittimo ed essere proporzionato; non e ammessa una pura sorveglianza del rendimento.

  Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)

• Base giuridica: accordo collettivo sui controlli, oppure legittimo interesse

  Dipendesolo in certi casi

  Se un accordo collettivo sui controlli (es. l'accordo DA/LO) copre il monitoraggio, la base e la legge danese sulla protezione dei dati; in assenza, la base e il legittimo interesse del datore privato. Gli accordi collettivi impongono proprie regole di preavviso.

  Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)

• Autorizzazione preventiva di un'autorita prima di installare

  Nonon richiesto

  Non serve un'autorizzazione preventiva del Datatilsynet; vale la responsabilizzazione piu l'obbligo di informazione.

  Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)

• Informazione preventiva ai lavoratori (al piu tardi all'attivazione, art. 13 GDPR)

  Siobbligatorio

  I lavoratori vanno informati, al piu tardi al momento dell'attivazione del controllo, su scopo, portata e uso dei dati, in forma chiara e accessibile.

  Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)

• GPS solo per finalita legittima, senza riuso per sorvegliare comportamento o posizione del conducente; disattivabile in uso privato

  Siobbligatorio

  Il GPS sui veicoli e ammesso per pianificare i percorsi, monitorare il trasporto o per la sicurezza dei dipendenti, ma i dati non possono essere riusati per sorvegliare comportamento o posizione del conducente; se l'uso privato e consentito, il dipendente deve poter spegnere il GPS.

  Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)

• Valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione combinati con un altro criterio

  Siobbligatorio

  La lista danese richiede sempre una valutazione d'impatto per il trattamento di dati di localizzazione in combinazione con almeno un altro criterio (linee guida WP248).

  Datatilsynet, lista dei trattamenti che richiedono una valutazione d'impatto

La procedura, passo per passo

1. 1

   Verifica un motivo oggettivo (saglig grund) e la proporzionalita del controllo.

2. 2

   Individua la base giuridica: accordo collettivo sui controlli, oppure legittimo interesse; rispetta gli eventuali preavvisi dell'accordo collettivo.

3. 3

   Informa i lavoratori al piu tardi al momento dell'attivazione (art. 13 GDPR).

4. 4

   Svolgi la valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione.

5. 5

   Configura il sistema: solo finalita dichiarata, niente riuso per sorvegliare il conducente, spegnimento in uso privato.

6. 6

   In caso di cambio sistema: se cambi sistema o software di monitoraggio, aggiorna e ri-consegna l’informativa, e verifica se va rinnovato l’accordo o l’autorizzazione nazionale per il controllo a distanza. Spesso cambiano fornitore (responsabile del trattamento), dati raccolti e modalità: quella consegnata prima non basta.

A chi rivolgerti

Quanto si rischia

Fonti

• Datatilsynet, guida sul controllo dei dipendenti (Kontrol af medarbejdere)
• Datatilsynet, lista dei trattamenti che richiedono una valutazione d'impatto
• Datatilsynet, controlli 2020 sull'obbligo di informazione (GPS e videosorveglianza)
• Datatilsynet (autorita garante danese)
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)