GPS e monitoraggio dei lavoratori in Finlandia: cosa serve per essere a norma

Cosa serve

Per ogni adempimento ti diciamo se serve in questo Paese: Si significa obbligatorio, Dipende solo in certi casi, No non richiesto.

• Procedura di cooperazione coi rappresentanti prima di introdurre il monitoraggio tecnico, inclusa la localizzazione

  Dipendesolo in certi casi

  La determinazione della posizione dei dipendenti e' una forma di sorveglianza tecnica che va trattata nella procedura di cooperazione sul luogo di lavoro prima dell'adozione. La negoziazione vale sopra una soglia dimensionale (50 dipendenti dal 1 luglio 2025); sotto, resta comunque un diritto dei lavoratori di essere sentiti.

  Garante finlandese (Tietosuojavaltuutettu), FAQ sulla vita lavorativa

• Solo dati direttamente necessari al rapporto di lavoro; il requisito di necessita non si deroga col consenso (Legge 759/2004)

  Siobbligatorio

  Il datore puo' trattare solo i dati direttamente necessari al rapporto di lavoro; nemmeno il consenso del lavoratore autorizza il trattamento di dati che non soddisfano questo requisito.

  Legge sulla protezione della privacy nella vita lavorativa (759/2004) - traduzione ufficiale

• Autorizzazione preventiva di un'autorita prima di installare

  Nonon richiesto

  Non serve un'autorizzazione preventiva del Garante; la vigilanza e' successiva.

  Garante finlandese (Tietosuojavaltuutettu), FAQ sulla vita lavorativa

• La localizzazione non va usata per il controllo dell'orario salvo casi limitati; proporzionalita

  Siobbligatorio

  Per il Garante i dati di posizione non vanno usati di norma per monitorare l'orario di lavoro, salvo casi limitati (es. lavoro da remoto senza alternative meno invasive), e solo con una base e una necessita' adeguate.

  Garante finlandese (Tietosuojavaltuutettu), FAQ sulla vita lavorativa

• Valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione usati per il monitoraggio sistematico

  Siobbligatorio

  La lista del Garante richiede una valutazione d'impatto quando i dati di localizzazione sono usati per il monitoraggio sistematico delle persone o trattati su larga scala.

  Garante finlandese, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA

La procedura, passo per passo

1. 1

   Tratta scopo, adozione e metodi del monitoraggio nella procedura di cooperazione coi rappresentanti (o garantisci ai lavoratori il diritto di essere sentiti).

2. 2

   Limita la raccolta ai dati direttamente necessari al rapporto di lavoro.

3. 3

   Svolgi la valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione usati per il monitoraggio sistematico.

4. 4

   Informa i lavoratori del contenuto della decisione e delle modalita di sorveglianza.

5. 5

   Non usare la localizzazione per il controllo dell'orario salvo casi limitati e giustificati.

6. 6

   In caso di cambio sistema: se cambi sistema o software di monitoraggio, aggiorna e ri-consegna l’informativa, e verifica se va rinnovato l’accordo o l’autorizzazione nazionale per il controllo a distanza. Spesso cambiano fornitore (responsabile del trattamento), dati raccolti e modalità: quella consegnata prima non basta.

A chi rivolgerti

Quanto si rischia

Fonti

• Legge sulla protezione della privacy nella vita lavorativa (759/2004) - traduzione ufficiale
• Garante finlandese (Tietosuojavaltuutettu), FAQ sulla vita lavorativa
• Garante finlandese, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA
• Garante finlandese, segnalare una violazione
• Garante finlandese, sanzione per dati di localizzazione usati per la rilevazione orario (2021)
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)