GPS e monitoraggio dei lavoratori in Olanda: cosa serve per essere a norma

Cosa serve

Per ogni adempimento ti diciamo se serve in questo Paese: Si significa obbligatorio, Dipende solo in certi casi, No non richiesto.

• Consenso del consiglio aziendale (OR) prima di installare il sistema (WOR art. 27)

  Dipendesolo in certi casi

  Dove esiste un consiglio aziendale (ondernemingsraad, OR), il datore ne ha bisogno del consenso preventivo (instemmingsrecht) prima di introdurre un sistema che tratta i dati del personale o ne controlla presenza, comportamento o rendimento (WOR art. 27, lett. k e l). Se l'OR non acconsente, non si puo procedere. Vale dove un OR esiste: e obbligatorio dai 50 dipendenti in su.

  Wet op de ondernemingsraden (WOR), art. 27 (diritto di consenso del consiglio aziendale)

• Autorizzazione di un'autorita del lavoro prima di installare

  Nonon richiesto

  I Paesi Bassi non prevedono un'autorizzazione preventiva di un'autorita del lavoro. I filtri sono il consenso dell'OR e il GDPR. L'autorita garante (AP) va consultata prima solo nel caso dell'art. 36 GDPR, cioe se la DPIA evidenzia un rischio elevato non mitigabile.

  Eurofound, monitoraggio dei lavoratori nei Paesi Bassi

• Informazione preventiva dei lavoratori (art. 13 GDPR)

  Siobbligatorio

  I lavoratori vanno informati in anticipo e in modo completo su cosa viene controllato e perche.

  Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti

• Base giuridica valida (legittimo interesse con bilanciamento; il consenso del dipendente di norma non vale) e divieto di tracciamento continuo

  Siobbligatorio

  Per l'AP il controllo deve essere necessario e proporzionato; la base e di norma il legittimo interesse con test di bilanciamento, non il consenso del dipendente (per lo squilibrio di potere). Il GPS sui veicoli aziendali e ammesso per i viaggi di lavoro, ma non per seguire sistematicamente gli spostamenti privati o fuori orario.

  Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti

• Valutazione d'impatto (DPIA) per il monitoraggio dei dipendenti e i dati di localizzazione

  Siobbligatorio

  La lista DPIA dell'AP cita espressamente i sistemi GPS nei veicoli dei dipendenti e il monitoraggio sistematico delle attivita dei lavoratori, oltre al trattamento su larga scala di dati di localizzazione: in questi casi la DPIA e obbligatoria.

  Autoriteit Persoonsgegevens, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA

La procedura, passo per passo

1. 1

   Se esiste un OR, ottieni il suo consenso (instemmingsrecht) prima di attivare il sistema (WOR art. 27).

2. 2

   Individua una base giuridica valida ai sensi del GDPR: di norma il legittimo interesse con test di bilanciamento, non il consenso del dipendente.

3. 3

   Svolgi la valutazione d'impatto (DPIA): per il GPS sui veicoli dei dipendenti e per i dati di localizzazione su larga scala e richiesta.

4. 4

   Informa i lavoratori in anticipo e in modo completo (art. 13 GDPR).

5. 5

   Configura il sistema con minimizzazione: solo viaggi di lavoro, niente tracciamento continuo o degli spostamenti privati.

6. 6

   Se la DPIA evidenzia un rischio elevato non mitigabile, consulta preventivamente l'AP (art. 36 GDPR).

7. 7

   In caso di cambio sistema: se cambi sistema o software di monitoraggio, aggiorna e ri-consegna l’informativa, e verifica se va rinnovato l’accordo o l’autorizzazione nazionale per il controllo a distanza. Spesso cambiano fornitore (responsabile del trattamento), dati raccolti e modalità: quella consegnata prima non basta.

A chi rivolgerti

Quanto si rischia

Fonti

• Wet op de ondernemingsraden (WOR), art. 27 (diritto di consenso del consiglio aziendale)
• Autoriteit Persoonsgegevens, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA
• Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti
• Autoriteit Persoonsgegevens, sanzione per il trattamento delle impronte dei dipendenti
• Eurofound, monitoraggio dei lavoratori nei Paesi Bassi
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)