GPS e monitoraggio dei lavoratori in Polonia: cosa serve per essere a norma

Cosa serve

Per ogni adempimento ti diciamo se serve in questo Paese: Si significa obbligatorio, Dipende solo in certi casi, No non richiesto.

• Finalita, portata e modalita del monitoraggio fissate in contratto collettivo, regolamento del lavoro o avviso (Kodeks pracy art. 22(2)/22(3))

  Siobbligatorio

  il Codice del lavoro polacco disciplina espressamente il monitoraggio: finalita, portata e modalita vanno stabilite nel contratto collettivo, nel regolamento del lavoro o in un avviso, e le regole sul monitoraggio video si applicano anche alle altre forme (GPS incluso).

  Kodeks pracy, art. 22(3) (altre forme di monitoraggio, incl. GPS)

• Informazione preventiva ai lavoratori almeno 2 settimane prima, e per iscritto al neoassunto (art. 22(2) par. 7-8)

  Siobbligatorio

  il datore informa i lavoratori dell'introduzione del monitoraggio almeno due settimane prima dell'avvio, e consegna l'informazione per iscritto al neoassunto prima di adibirlo al lavoro.

  Kodeks pracy, art. 22(2) (monitoraggio)

• Autorizzazione preventiva di un'autorita prima di installare

  Nonon richiesto

  non serve un'autorizzazione preventiva dell'UODO; la procedura e interna (regole nel regolamento/avviso, informazione, segnalazione delle aree) piu il rispetto del GDPR.

  UODO, guida alla protezione dei dati sul luogo di lavoro

• Niente tracciamento degli spostamenti privati o fuori orario; proporzionalita (UODO)

  Siobbligatorio

  per l'UODO il datore non e legittimato a raccogliere dati sugli spostamenti privati del lavoratore (salvo casi eccezionali come furto del veicolo); se il veicolo e usato anche privatamente vanno previste regole e la disattivazione fuori servizio. Il rischio per i diritti deve essere proporzionato allo scopo.

  UODO, guida alla protezione dei dati sul luogo di lavoro

• Valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione dei lavoratori (lista UODO)

  Siobbligatorio

  la lista UODO dei trattamenti che richiedono una valutazione d'impatto include espressamente il trattamento dei dati di localizzazione dei lavoratori e il monitoraggio sistematico nel contesto del lavoro.

  UODO, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA (M.P. 2019 poz. 666)

La procedura, passo per passo

1. 1

   Fissa finalita, portata e modalita del monitoraggio nel contratto collettivo, nel regolamento del lavoro o in un avviso.

2. 2

   Informa i lavoratori almeno due settimane prima dell'avvio; consegna l'informazione per iscritto al neoassunto prima del lavoro.

3. 3

   Individua una base giuridica valida ai sensi del GDPR (di norma interesse legittimo, non il consenso).

4. 4

   Svolgi la valutazione d'impatto (DPIA) per i dati di localizzazione dei lavoratori.

5. 5

   Configura il sistema: niente tracciamento privato/fuori orario, finalita coincidente con l'uso reale.

6. 6

   In caso di cambio sistema: se cambi sistema o software di monitoraggio, aggiorna e ri-consegna l’informativa, e verifica se va rinnovato l’accordo o l’autorizzazione nazionale per il controllo a distanza. Spesso cambiano fornitore (responsabile del trattamento), dati raccolti e modalità: quella consegnata prima non basta.

A chi rivolgerti

Quanto si rischia

Fonti

• Kodeks pracy, art. 22(2) (monitoraggio)
• Kodeks pracy, art. 22(3) (altre forme di monitoraggio, incl. GPS)
• UODO, guida alla protezione dei dati sul luogo di lavoro
• UODO, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA (M.P. 2019 poz. 666)
• UODO, presentare un reclamo
• UODO, sanzione Centrum Medyczne Ujastek (monitoraggio non comunicato ai dipendenti)
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)