GPS en monitoring van werknemers in Nederland: wat je nodig hebt om aan de regels te voldoen

Wat je nodig hebt

Voor elke verplichting vertellen we je of die in dit land geldt: Ja betekent verplicht, Hangt ervan af alleen in bepaalde gevallen, Nee niet vereist.

• Instemming van de ondernemingsraad (OR) voordat het systeem wordt geinstalleerd (WOR art. 27)

  Het hangt ervan afalleen in bepaalde gevallen

  Waar een ondernemingsraad (OR) bestaat, heeft de werkgever de voorafgaande instemming (instemmingsrecht) ervan nodig voordat hij een systeem invoert dat personeelsgegevens verwerkt of de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties controleert (WOR art. 27, onder k en l). Stemt de OR niet in, dan kan de werkgever niet doorgaan. Dit geldt waar een OR bestaat: vanaf 50 werknemers is die verplicht.

  Wet op de ondernemingsraden (WOR), art. 27 (diritto di consenso del consiglio aziendale)

• Toestemming van een arbeidsautoriteit voordat wordt geinstalleerd

  Neeniet vereist

  Nederland kent geen voorafgaande toestemming van een arbeidsautoriteit. De filters zijn de instemming van de OR en de AVG. De toezichthouder (AP) hoeft alleen vooraf te worden geraadpleegd in het geval van art. 36 AVG, dat wil zeggen als de DPIA een hoog risico aantoont dat niet kan worden beperkt.

  Eurofound, monitoraggio dei lavoratori nei Paesi Bassi

• Voorafgaande informatie aan de werknemers (art. 13 AVG)

  Javerplicht

  De werknemers moeten vooraf en volledig worden geinformeerd over wat wordt gecontroleerd en waarom.

  Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti

• Geldige rechtsgrondslag (gerechtvaardigd belang met afweging; toestemming van de werknemer is doorgaans niet geldig) en verbod op continue tracering

  Javerplicht

  Voor de AP moet de controle noodzakelijk en evenredig zijn; de grondslag is doorgaans het gerechtvaardigd belang met een afwegingstoets, niet de toestemming van de werknemer (vanwege de machtsongelijkheid). GPS op bedrijfsvoertuigen is toegestaan voor zakelijke ritten, maar niet om priveverplaatsingen of verplaatsingen buiten werktijd stelselmatig te volgen.

  Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti

• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) voor de monitoring van werknemers en locatiegegevens

  Javerplicht

  De DPIA-lijst van de AP noemt uitdrukkelijk GPS-systemen in de voertuigen van werknemers en het stelselmatig monitoren van de activiteiten van werknemers, naast de grootschalige verwerking van locatiegegevens: in die gevallen is de DPIA verplicht.

  Autoriteit Persoonsgegevens, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA

De procedure, stap voor stap

1. 1

   Als er een OR is, verkrijg dan de instemming ervan (instemmingsrecht) voordat je het systeem activeert (WOR art. 27).

2. 2

   Bepaal een geldige rechtsgrondslag op grond van de AVG: doorgaans het gerechtvaardigd belang met een afwegingstoets, niet de toestemming van de werknemer.

3. 3

   Voer de effectbeoordeling (DPIA) uit: voor GPS op de voertuigen van werknemers en voor grootschalige locatiegegevens is die vereist.

4. 4

   Informeer de werknemers vooraf en volledig (art. 13 AVG).

5. 5

   Configureer het systeem met dataminimalisatie: alleen zakelijke ritten, geen continue tracering of tracering van priveverplaatsingen.

6. 6

   Als de DPIA een hoog risico aantoont dat niet kan worden beperkt, raadpleeg dan vooraf de AP (art. 36 AVG).

7. 7

   Bij een systeemwissel: als je van monitoringsysteem of -software verandert, werk de privacyverklaring bij en verstrek deze opnieuw, en controleer of de nationale overeenkomst of toestemming voor controle op afstand moet worden vernieuwd. Leverancier (verwerker), verzamelde gegevens en methoden veranderen vaak: de eerder verstrekte volstaat niet.

Tot wie je je moet wenden

Wat je riskeert

Bronnen

• Wet op de ondernemingsraden (WOR), art. 27 (diritto di consenso del consiglio aziendale)
• Autoriteit Persoonsgegevens, lista dei trattamenti che richiedono una DPIA
• Autoriteit Persoonsgegevens, condizioni per il controllo dei dipendenti
• Autoriteit Persoonsgegevens, sanzione per il trattamento delle impronte dei dipendenti
• Eurofound, monitoraggio dei lavoratori nei Paesi Bassi
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)