GPS en monitoring van werknemers, land voor land

Gps op het werk is bijna overal in Europa toegestaan, op één voorwaarde: het moet het werk organiseren en bewijzen, niet de persoon bekijken. Het gaat om het hoe. De locatie vastleggen bij het inklokken, op het moment dat iemand een klus opent en afsluit, is iets heel anders dan iemand de hele dag in realtime volgen. Het eerste kan bijna altijd op de juiste manier, het tweede vrijwel nooit. Maar wat "de juiste manier" betekent verschilt per land, en het gaat niet alleen om papieren: soms is een akkoord met de personeelsvertegenwoordiging of een specifieke rechtsgrond nodig. De pagina van jouw land, hierboven, zegt wat er echt nodig is.

Het land waar het werk plaatsvindt. Zit je bedrijf in Ierland maar ligt de werf in Frankrijk, dan volg je de Franse regels, ook al is de ploeg er maar voor twee weken. Daarom vraagt deze pagina je eerst de bestemming te kiezen: de verplichtingen verschuiven van land tot land, en wat thuis volstaat kan over de grens tekortschieten.

Toestemming is zelden de juiste weg, en daar lopen veel mensen tegenaan. In een arbeidsrelatie geldt toestemming als niet vrij gegeven, omdat wie weigert bang is voor de gevolgen. Toezichthouders geven daarom de voorkeur aan andere grondslagen: het gerechtvaardigd belang van het bedrijf of een contractuele plicht, samen met een heldere privacyverklaring. In verschillende landen heb je bovendien een stap met de vakbond of een ondernemingsovereenkomst nodig voordat je iets aanzet.

Dat is precies wat de boetes uitlokt. Continue tracking wordt vrijwel overal als onevenredig beschouwd: je legt veel meer vast dan je nodig hebt om de uren uit te betalen of een klus te bewijzen. De praktische regel is om het minimum te verzamelen, de locatie op het moment dat telt, en niet een spoor dat de persoon van 's ochtends tot 's avonds achtervolgt.

Dat hangt van het land af, maar AVG-boetes lopen op tot bedragen die geen klein bedrijf wil zien, en in sommige landen komen er arbeidsrechtelijke gevolgen bovenop. Het echte probleem is vaak niet de boete: het is dat data die op de verkeerde manier is verzameld nutteloos wordt net wanneer je het nodig hebt, in een geschil of tegenover een klant die de rekening betwist. Elke landenfiche toont de werkelijke maximumboete en de gevallen die op de teller staan.

Nee, en het is bewust zo gebouwd dat het dat niet is. De tool legt de locatie alleen vast bij het inklokken, wanneer iemand een klus opent of afsluit, nooit continu, en hij maakt de privacyverklaring aan die ze kunnen ondertekenen. Hij is er om te bewijzen wat er gedaan is en waar, niet om mensen te bekijken. Dat is het verschil tussen werkbewijs en een leiband.