GPS en monitoring van werknemers in Verenigd Koninkrijk: wat je nodig hebt om aan de regels te voldoen

Wat je nodig hebt

Voor elke verplichting vertellen we je of die in dit land geldt: Ja betekent verplicht, Hangt ervan af alleen in bepaalde gevallen, Nee niet vereist.

• Raadpleging van de werknemers of hun vertegenwoordigers voordat monitoring wordt ingevoerd

  Het hangt ervan afalleen in bepaalde gevallen

  De ICO vraagt om de mening van de werknemers of hun vertegenwoordigers (bijv. vakbonden) te verzamelen en te documenteren voordat monitoring wordt ingevoerd, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen; het is geen bindende toestemming, maar het moet worden gedocumenteerd.

  ICO, guida sul monitoraggio dei lavoratori (UK GDPR)

• Voorafgaande toestemming van een autoriteit vóór installatie

  Neeniet vereist

  Voorafgaande toestemming van de ICO is niet vereist; de verantwoordingsplicht geldt (zelfbeoordeling + DPIA). De ICO hoeft alleen vooraf te worden geraadpleegd als de DPIA een hoog risico aantoont dat niet kan worden beperkt.

  ICO, guida sul monitoraggio dei lavoratori (UK GDPR)

• Geldige rechtsgrond en informatie aan de werknemers (doorgaans gerechtvaardigd belang, niet toestemming; geen heimelijke surveillance)

  Javerplicht

  Toestemming is doorgaans niet geldig vanwege de machtsongelijkheid; de gebruikelijke grondslag is het gerechtvaardigd belang met een gedocumenteerde beoordeling (LIA). Werknemers moeten duidelijk worden geïnformeerd; heimelijke surveillance alleen in uitzonderlijke gevallen.

  ICO, guida sul monitoraggio dei lavoratori (UK GDPR)

• Verbod op ongerechtvaardigde continue tracking; uitschakeling buiten werktijd voor privégebruik

  Javerplicht

  Volgens de ICO is continue registratie terwijl het voertuig buiten werktijd voor privédoeleinden wordt gebruikt waarschijnlijk buitensporig; de bestuurder moet de registratie in die gevallen kunnen uitschakelen.

  ICO, sorveglianza nei veicoli

• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) voor het volgen van de geolocatie van werknemers

  Javerplicht

  De lijst van de ICO omvat uitdrukkelijk het volgen van de geolocatie of het gedrag van een persoon; voor GPS bij werknemers is een DPIA vereist.

  ICO, quando serve una DPIA

De procedure, stap voor stap

1. 1

   Verzamel en documenteer de mening van de werknemers of hun vertegenwoordigers.

2. 2

   Bepaal een geldige rechtsgrond (doorgaans gerechtvaardigd belang) en voer de gedocumenteerde beoordeling (LIA) uit.

3. 3

   Voer de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit voordat u de tracking activeert.

4. 4

   Informeer de werknemers op een duidelijke en toegankelijke manier (geen heimelijke surveillance behalve in uitzonderlijke gevallen).

5. 5

   Configureer het systeem: geen continue registratie buiten werktijd, uitschakeling voor privégebruik.

6. 6

   Bij een systeemwissel: als je van monitoringsysteem of -software verandert, werk de privacyverklaring bij en verstrek deze opnieuw, en controleer of de nationale overeenkomst of toestemming voor controle op afstand moet worden vernieuwd. Leverancier (verwerker), verzamelde gegevens en methoden veranderen vaak: de eerder verstrekte volstaat niet.

Tot wie je je moet wenden

Wat je riskeert

Bronnen

• ICO, guida sul monitoraggio dei lavoratori (UK GDPR)
• ICO, sorveglianza nei veicoli
• ICO, quando serve una DPIA
• ICO, provvedimento sul monitoraggio GPS (Home Office, 2024)
• ICO, presentare una segnalazione
• Regolamento UE 2016/679 (GDPR) come UK GDPR