Géolocalisation des salariés: ce que la CNIL autorise vraiment

Installer un boîtier GPS sur les véhicules de l’entreprise paraît anodin. On clique, on commande, un installateur passe, et le lundi suivant la flotte est suivie. Sauf que ce geste apparemment technique est, aux yeux de la loi, tout sauf anodin. Dès qu’un véhicule est rattaché à un conducteur, ses déplacements deviennent des données personnelles d’un salarié, et la CNIL a des règles très précises sur ce que vous pouvez en faire.

Commençons par la bonne nouvelle: la géolocalisation des salariés n’est pas interdite. La mauvaise, c’est qu’elle n’est autorisée que pour des finalités précises et légitimes. La CNIL en reconnaît quelques-unes: la sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule, le suivi d’une prestation de transport, l’allocation de moyens sur une zone étendue. Elle admet aussi le décompte du temps de travail, mais seulement lorsqu’aucun autre moyen ne permet de le faire. Suivre une équipe pour la suivre, sans finalité claire, ne fait partie d’aucune de ces cases.

Et la finalité n’est que la première marche. Vient ensuite l’information: chaque salarié concerné doit être informé, individuellement et avant la mise en service, de ce qui est collecté et pourquoi. Les représentants du personnel doivent l’être également. Une géolocalisation découverte un matin par les équipes n’est pas une géolocalisation conforme, c’est un litige en préparation.

Il y a aussi la question de la durée. Les données de localisation ne se conservent pas indéfiniment: la CNIL retient en général un délai de l’ordre de deux mois pour les données brutes de trajet. Garder tout, pour toujours, au cas où, n’est pas de la prudence, c’est une infraction. Et la sanction n’est pas symbolique: pour les manquements les plus lourds, elle peut atteindre 20 millions d’euros ou 4 pour cent du chiffre d’affaires.

La limite que presque tout le monde franchit

Le principe le plus simple est aussi le plus oublié: en dehors du temps de travail, la géolocalisation doit être désactivée. Un salarié qui rentre chez lui avec le véhicule, ou qui a le droit de l’utiliser à titre personnel, n’a pas à être suivi. Savoir où se trouve une camionnette à dix heures du matin pour organiser une intervention, c’est légitime. Savoir où elle est garée à vingt-deux heures, ce n’en est pas.

Suivre un véhicule n’est pas pister une personne

L’erreur de fond de beaucoup d’entreprises tient dans le choix de l’outil. Elles achètent un traceur conçu pour enregistrer chaque mouvement, en continu, et se retrouvent avec une montagne de données dont elles n’ont aucun usage et qu’elles ne sauront pas justifier face à la CNIL. Plus vous enregistrez sans raison, plus vous êtes exposé. Le bon outil ne collecte pas tout: il collecte ce qui sert au travail.

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Un traceur qui enregistre tout, en permanence, c’est comme un comptable qui prendrait en note chacune de vos conversations, y compris celles de la pause café. La question n’est plus de savoir s’il a noté quelque chose de gênant, mais seulement quand quelqu’un tombera dessus.

L’approche raisonnable

La logique à suivre est inverse de l’instinct. Plutôt que tout enregistrer puis trier, on ne retient que ce dont le travail a besoin. C’est le principe du geofencing: le système constate qu’une équipe est arrivée sur le site du client puis qu’elle en est repartie, il en tire une intervention documentée, et en dehors de ces limites il ne suit personne. On obtient une preuve du travail effectué, pas le journal des déplacements d’une personne.

GeoTapp est construit sur cette seconde idée. La géolocalisation est attachée au début et à la fin de l’intervention, pas à un fil qui suivrait le salarié toute la journée. La conformité au RGPD n’est pas une réparation faite après coup, à coups de formulaires: elle est dans la manière même dont l’outil fonctionne. Ce qu’il vous reste entre les mains, c’est ce dont vous avez réellement besoin, la certitude du lieu et de l’heure d’une intervention.

Avant de faire poser le prochain boîtier, une question honnête vaut la peine: votre géolocalisation suit-elle ce chemin, finalité claire, information, mesure, ou a-t-elle simplement été branchée en espérant que cela passe? Pour repartir sur une base saine, voyez comment GeoTapp gère la localisation sur le terrain.