Smart working senza informativa: il titolare rischia l’arresto

Arresto da due a quattro mesi. Oppure un’ammenda che parte da millesettecento euro e arriva oltre i settemila. Non è la pena per aver guidato dopo un bicchiere di troppo, e non è la pena per un furto. È quello che rischia, sulla carta, un datore di lavoro che da aprile 2026 manda una persona in smart working e si dimentica un foglio.

Detta così sembra una di quelle norme scritte per spaventare e poi mai applicate sul serio. Non lo è. La Legge 34/2026 ha portato la sicurezza del lavoro agile dentro il Testo Unico, e dentro il Testo Unico c’è una regola che vale da sempre: in materia di sicurezza non si paga una sanzione amministrativa come per un divieto di sosta. Si finisce davanti al giudice penale. E a risponderne non è “l’azienda” come entità astratta, è una persona fisica con nome e cognome, il datore di lavoro, e con lui il dirigente.

L’omissione che fa scattare tutto questo è semplice quasi quanto la sanzione è pesante: non aver consegnato, o non aver aggiornato, l’informativa sui rischi del lavoro agile. Quel documento che descrive cosa può andare storto quando si lavora da un ambiente che non controlli, e che va dato al lavoratore e al rappresentante per la sicurezza almeno una volta l’anno.

“Tanto non viene a controllare nessuno”

È la frase che ho sentito ripetere più spesso, e capisco da dove nasce. Per anni lo smart working è stato un territorio dove gli ispettori entravano poco, perché mancava la norma chiara su cui appoggiarsi. Adesso quella norma c’è. E gli ispettori, di solito, non bussano per fare due chiacchiere: bussano dopo. Dopo un infortunio, dopo un reclamo, dopo una segnalazione. Quando arrivano, la prima cosa che chiedono è il fascicolo, e il fascicolo o c’è o non c’è.

Immagina la scena. Una tua dipendente cade dalle scale di casa durante quella che lei racconta come una pausa caffè a metà mattina. Parte la pratica, e con la pratica parte la domanda: che valutazione dei rischi era stata fatta per quella postazione? Quale informativa le era stata consegnata? Se la risposta è un silenzio imbarazzato, la caduta dalle scale diventa un tuo problema penale, non solo un infortunio sfortunato.

La sproporzione che dovrebbe farti riflettere

Qui c’è la parte che, vista da fuori, ha quasi del comico. Da una parte della bilancia metti una sanzione penale, un procedimento, il tuo nome su un fascicolo e mesi di pensieri. Dall’altra parte metti ciò che ti separa da tutto questo: un documento di poche pagine, scritto una volta e rivisto una volta l’anno. Una mattinata di lavoro contro un’estate rovinata. Detta così, non sembra nemmeno una decisione difficile.

Il punto è che quasi nessuno la vede come una decisione. La si vede come una scadenza fastidiosa, una di quelle cose che si fanno “quando c’è tempo”, e il tempo, si sa, non arriva mai da solo. Così l’informativa resta nella lista delle buone intenzioni, in mezzo al sito da rifare e al magazzino da riordinare.

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L’informativa è la parte facile

E qui voglio essere onesto, perché l’informativa, per quanto importante, è la metà semplice del lavoro. La metà difficile arriva quando devi dimostrare non cosa avevi previsto, ma come sono andate davvero le cose. A che ora aveva iniziato quella giornata. Da dove. Se quella caduta è successa dentro o fuori dall’orario di lavoro. Sono domande a cui un foglio firmato a gennaio non risponde.

A quelle domande risponde solo una traccia, qualcosa che registra l’inizio e la fine di ogni giornata senza che nessuno debba ricordarselo. È esattamente ciò che fa GeoTapp: un tocco per aprire la giornata, un tocco per chiuderla, e resta un dato geolocalizzato che racconta quando e dove si è lavorato, in cantiere come a casa. L’informativa mette al sicuro la teoria; una traccia pulita mette al sicuro i fatti. Servono tutte e due, perché un ispettore le chiede tutte e due.

La Legge 34 non è stata scritta per incastrare i titolari. È stata scritta perché lavorare lontano dall’azienda non significhi lavorare nel vuoto. Però la sanzione, quella, è reale, ed è penale. La buona notizia è che difendersi costa una mattinata. La cattiva è che rimandare costa molto, molto di più.

Quindi, prima di chiudere il computer stasera: l’informativa per chi lavora in smart working, nella tua azienda, esiste e qualcuno l’ha firmata? Se hai dovuto pensarci su, hai già la risposta, e puoi partire da qui per tenere traccia di ogni giornata di lavoro.