GPS sui furgoni: prima l’accordo sindacale, poi il dispositivo

Il furgone nuovo arriva con il GPS già di serie, oppure lo monti tu in mezza giornata. È un attimo. Si attiva, compare la mappa, e da quel momento sai dove sono i mezzi. Tutto questo richiede meno tempo di una pausa caffè, e proprio questa rapidità è il problema: la parte tecnica è velocissima, la parte legale che dovrebbe venire prima viene saltata, e quasi nessuno se ne accorge finché non è troppo tardi.

Perché c’è un ordine corretto delle cose, e quasi tutti lo invertono. Il GPS su un mezzo aziendale è uno strumento da cui può derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, e questo lo fa ricadere sotto l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. La norma non vieta il GPS. Dice una cosa diversa: che prima di installarlo serve un passaggio, e quel passaggio non è facoltativo.

Il passaggio è un accordo con le rappresentanze sindacali, le RSA o la RSU. Se in azienda non esistono rappresentanze, o se l’accordo non si raggiunge, la strada è l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro. In un caso o nell’altro, l’autorizzazione a monte. Prima il via libera, poi il dispositivo. Non il contrario.

Cosa succede se inverti l’ordine? Il GPS resta lì, attaccato al furgone, funzionante, e completamente inutilizzabile. Perché i dati raccolti da uno strumento installato senza il passaggio dell’articolo 4 sono dati raccolti illegittimamente, e in una contestazione, davanti a un giudice o al Garante, non valgono niente. Hai speso, hai installato, e hai in mano una prova che non puoi usare. È la forma più costosa di non avere alcun sistema.

Non è solo l’articolo 4

L’accordo sindacale o l’autorizzazione sono il primo strato, non l’unico. Sopra c’è il GDPR, e chiede altre cose concrete: i lavoratori vanno informati con chiarezza su cosa registra il sistema, perché e per quanto tempo i dati restano. Nella maggior parte dei casi serve una valutazione d’impatto, la DPIA, perché un monitoraggio sistematico della posizione è proprio il tipo di trattamento per cui quella valutazione esiste. Sono adempimenti, sì, ma sono anche quello che rende il tuo GPS uno strumento solido invece che una scommessa.

L’errore a monte: lo strumento sbagliato

C’è poi un errore che viene ancora prima dell’ordine delle cose, ed è la scelta del dispositivo. Tanti comprano un localizzatore che registra ogni spostamento, di continuo, ventiquattr’ore su ventiquattro. Si ritrovano una montagna di dati che non serve a niente e che, in fase di controllo, diventa il capo d’accusa. Più registri senza motivo, più sei esposto. Il principio che regge tutto è la minimizzazione: si raccoglie solo ciò che serve allo scopo dichiarato.

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Installare il GPS e poi pensare all’autorizzazione è come costruire la casa e poi andare a chiedere il permesso di costruire. A volte fila liscio. Quando non fila, non discutono il colore delle pareti, ti chiedono di abbattere il muro.

Tracciare il lavoro, non pedinare la persona

L’approccio sensato ribalta l’abitudine. Non registrare tutto e poi filtrare, ma raccogliere solo ciò che serve a far funzionare il lavoro. È la logica del geofencing: il sistema si accorge che la squadra è arrivata sul sito del cliente e che ne è ripartita, ti dà l’intervento documentato, e fuori da quei confini non insegue nessuno. Ottieni una prova del lavoro svolto, non il diario dei movimenti di una persona.

GeoTapp è costruito così. La geolocalizzazione è legata all’inizio e alla fine dell’intervento, non a un filo che segue il dipendente tutta la giornata. Resta comunque a te, prima, fare il passaggio dell’articolo 4: l’accordo o l’autorizzazione vengono prima di qualsiasi strumento, sempre. Ma con lo strumento giusto, ciò che raccogli è esattamente ciò che ti serve, e niente di ciò che ti incrimina.

Quindi, prima di attivare il prossimo GPS: hai già fatto il passaggio dell’articolo 4, o conti di pensarci dopo? Se la risposta è dopo, fermati un attimo, e intanto guarda come GeoTapp gestisce la geolocalizzazione sul campo.

Per il quadro completo di cosa fa e cosa non fa GeoTapp, con i riferimenti a GDPR e all’art. 4 dello Statuto e i limiti dichiarati senza giri di parole, vedi il dossier di conformità GeoTapp.