Du har et renholdsfirma og sender tre personer for å gjøre sluttrengjøring på en byggeplass i München. Du har et installasjonsfirma, og teamet drar til Sverige. Du har et vaktselskap, og folkene dine dekker et arrangement i Spania. I alle tre tilfellene vil du vite hvor de er, når de begynte og at jobben er gjort. Helt normalt. Og du tar for gitt at reglene for hvordan du kan spore dem er de samme som du kjenner hjemmefra.
Det er de ikke. Hver europeisk stat har sine egne regler for overvåking av ansatte, og de gjelder der arbeidet utføres, ikke der du har forretningsadressen. Et norsk firma med et team i Tyskland følger de tyske reglene. Det høres ut som en detalj for advokater, helt til det kommer en innsigelse eller en bot.
Samme Europa, ulike regler
Alle tar utgangspunkt i GDPR, også Norge, som via EØS-avtalen anvender den selv om landet er med i EØS og ikke i EU. I Norge finnes det én nasjonal tilsynsmyndighet, Datatilsynet. GPS på kjøretøy regnes normalt som et kontrolltiltak: formålet må spesifiseres, og dataene som samles inn kan ikke gjenbrukes til å vurdere de ansattes ytelse eller prestasjon. Så legger hvert land til sitt eget nasjonale lag, og de nasjonale lagene er ulike. I Italia finnes artikkel 4 i arbeidstakervernloven, som krever en fagforeningsavtale eller tillatelse fra arbeidstilsynet før man installerer utstyr som kan brukes til fjernovervåking. I Tyskland, før du i det hele tatt slår på systemet, trenger du en avtale med bedriftsrådet: uten den kommer du ikke i gang i det hele tatt. I Frankrike er det CNIL som bestemmer, og krever forholdsmessighet og forhåndsinformasjon. I Spania anvender AEPD loven LOPDGDD, med sin artikkel 90 som er viet nettopp geolokalisering.
Og sanksjonene er ikke like. I noen land er et brudd verdt et par tusen euro, i andre stiger det raskt. I Spania ble et selskap bøtelagt for å ha geolokalisert de ansatte uten et tilstrekkelig rettslig grunnlag og en tilstrekkelig informasjon. Spennet, mellom det milde tilfellet og det alvorlige, går fra noen få tusen euro opp til summer som skremmer alle som har folk ute i felten.
Problemet, fram til i dag, er at du ingen steder fant alt dette satt opp på rad, sammenlignbart, og framfor alt verifisert ved kilden. Du søker på Google og får tusen sider: en per lov, en per land, ofte utdaterte, noen ganger elendig oversatt. For den som sender team rundt i Europa er det en labyrint. Derfor bygde vi det som manglet, og lot det være gratis.
Tre verktøy, ett eneste spørsmål: hva trengs egentlig, der jeg jobber
Det første er veiledningen GPS på ansatte i EU. Du velger land og får hele dossieret: hva som trengs for å være innenfor reglene, med skillet mellom det som er obligatorisk, det som avhenger av tilfellet og det som ikke trengs; framgangsmåten steg for steg; hvem du skal henvende deg til, med de reelle kontaktopplysningene til den kompetente myndigheten; malen for personvernerklæring til nedlasting; den høyeste boten med et reelt tilfelle sitert; og primærkildene, slik at du kan verifisere selv. Trettini europeiske land, hvert kontrollert for hånd, ikke generert tilfeldig. Hvis du sender et team til Romania eller Norge, vet du på to minutter hva du må forberede før avreise.
