GeoTapp mot Clockify: riktig stemplingsapp for feltteam

Du skal velge en app for tidsregistrering til et team som jobber ute, ikke ved et skrivebord, og to navn dukker fort opp: Clockify og GeoTapp. Begge lar folk stemple inn og ut fra telefonen, begge samler timene og viser deg en oversikt på slutten av måneden, og på papiret ligner de på hverandre. Det er først når teamet faktisk er ute i felt at forskjellene begynner å bety noe.

Tenk på en montør som klatrer opp på et tak klokka sju, en renholder som rekker tre bygg før lunsj, en vekter som står på en byggeplass uten skikkelig dekning. Ingen av dem sitter foran en skjerm. De trenger ikke et verktøy som teller museklikk, de trenger å få registrert at de var på riktig sted til riktig tid, uten å tenke på det, og så komme seg videre. Kravene som betyr noe for et kontorteam er ikke de samme som betyr noe her.

Og så er det beviset. Før eller siden kommer en kunde til å sette spørsmålstegn ved en faktura, eller en ansatt husker en vakt annerledes enn hva timelisten sier. Da hjelper det lite med et tall noen kan skrive inn i etterkant. Da trenger du å kunne vise hvor og når stemplingen faktisk skjedde, svart på hvitt, uten å måtte forsvare det. Det er her et verktøy bygget for felt skiller seg fra et verktøy som også kan brukes i felt.

Hva som faktisk teller når teamet er ute

Fem ting avgjør om en stemplingsapp holder i felt, og de handler ikke om hvor pen dashbordet er. Sitter det en forseglet GPS-posisjon på selve stemplingen, en som ikke kan endres i etterkant? Virker den når dekningen forsvinner bak en betongvegg eller nede i en kkjeller? Hvor havner dataene, innenfor eller utenfor EU? Er verktøyet tegnet for folk med hansker og vernesko, eller for noen som sitter ved en pult? Og hva koster det egentlig, når du regner inn funksjonene du faktisk trenger.

Personvern hører med i samme liste, ikke som en ettertanke. I Norge er folk vant til å ta arbeidstakerens vern på alvor, og arbeidsmiljøloven trekker en tydelig strek: du kan dokumentere arbeidstid, men du skal ikke overvåke folk gjennom hele dagen. Et verktøy som samler posisjon bare i det øyeblikket noen stempler inn og ut står på trygg grunn. Et verktøy som følger bevegelsene underveis er en helt annen samtale med de ansatte, og med tillitsvalgte.

Forseglet posisjon eller sporing underveis

Her ligger den største forskjellen, og den er verdt å forstå før du velger. Clockify registrerer GPS-posisjon når timeren startes eller stoppes i mobilappen, og i tillegg registreres flere posisjonspunkter mens timeren løper dersom brukeren beveger seg mer enn omtrent 500 meter (det står i hjelpesidene deres). Funksjonen ligger på Pro- og Enterprise-planene. For et team som beveger seg mellom mange adresser i løpet av dagen betyr det at posisjon samles inn ikke bare ved stempling, men underveis mens arbeidet pågår.

GeoTapp er utviklet den andre veien. Posisjonen tas bare i det øyeblikket du stempler inn og når du stempler ut, aldri imellom, og den låses til stemplingen som et geo-datert bevis som ikke kan skrives om i ettertid. Ett trykk for å starte, ett trykk for å avslutte, og det som blir liggende er et punkt du kan stå inne for hvis noen spør. Ingen sti av bevegelser gjennom dagen, fordi det ikke er det jobben handler om. Du dokumenterer at arbeidet ble gjort, du overvåker ikke mennesket som gjorde det.

Hvor dataene havner, og hvem verktøyet er bygget for

Datalagring er ikke en detalj for jurister, det er noe kunden din og de ansatte kommer til å spørre om. Clockify oppgir at data som standard lagres i en global region, og at datalagring i EU (Tyskland) er et tilvalg du kan slå på, tilgjengelig på Pro- og Enterprise-planene. Det er tydelig dokumentert, og det er greit å vite at det ikke er standardvalget. GeoTapp lagrer data i EU fra første stempling, uten at du må huske å slå på noe.

Det andre spørsmålet er hvem verktøyet egentlig er tegnet for. Clockify er et bredt og godt tidssporingsverktøy som ddekker mange bruksområder, fra frilansere til byråer, med GPS som en tilleggsfunksjon du låser opp på de dyrere planene. GeoTapp er smalere med vilje: det er bygget for team som jobber ute, bygg, renhold, montasje, vakthold og vedlikehold, der stempling med sted er selve kjernen og ikke et tillegg. Det er ikke bedre eller dårligere, det er en annen prioritering.

Kriterium	GeoTapp	Clockify
GPS ved stempling	Forseglet, geo-datert bevis ved inn- og utstempling, kan ikke endres i etterkant	Posisjon registreres når timeren startes/stoppes i mobilappen (Pro/Enterprise)
Posisjon underveis	Nei, kun ved inn- og utstempling	Flere posisjonspunkter mens timeren løper hvis brukeren beveger seg mer enn ca. 500 m
Datalagring i EU	Data lagres i EU som standard	Standard er global region; EU (Tyskland) som tilvalg på Pro/Enterprise
Bygget for	Team som jobber ute (bygg, renhold, montasje, vakthold)	Bredt tidssporingsverktøy; GPS som tilleggsfunksjon
Offline	Fungerer offline, stemplingen registreres selv uten dekning	Ikke oppgitt på GPS-sidene deres, sjekk siden deres
Pris/modell	14 dagers gratis prøveperiode, uten kredittkort	Gratis for opptil 5 brukere; GPS krever Pro ($7.99/sete/mnd årlig) eller Enterprise

Når Clockify holder, og når du trenger GeoTapp

La oss være ærlige, for alt annet ville vært et dårlig råd. Har du et team som stort sett sitter på kontoret eller jobber hjemmefra, som skal føre timer på prosjekter og kanskje fakturere kunder på grunnlag av det, da er Clockify et solid valg. Det er modent, det dekker mye, gratisplanen for opptil fem brukere rekker langt, og GPS er sannsynligvis ikke det du trenger i det hele tatt. Å velge et felt-verktøy til et kontorteam ville vært å løse et problem du ikke har.

Men står folkene dine ute, flytter seg mellom adresser, jobber der dekningen svikter og der en kunde når som helst kan spørre om noen faktisk var på stedet, da endrer regnestykket seg. Da vil du ha stempling med et sted som er låst til øyeblikket, du vil ha dokumentasjon som holder når den blir dratt i tvil, og du vil kunne se de ansatte i øynene og si at posisjonen bare tas ved inn- og utstempling, ikke gjennom hele vakten. Det er den jobben GeoTapp er utviklet for å gjøre, og den gjør bare den.

Prøv det på din egen arbeidsdag

Ingen sammenligningstabell erstatter en uke med verktøyet i lomma til folkene som faktisk skal bruke det. Et team merker fort om stemplingen er ett trykk eller tre, om posisjonen sitter der den skal når dekningen er borte, og om timelisten på slutten av uka stemmer uten at noen må rette den opp for hånd. Sett GeoTapp i hendene på et par av dem noen dager, se på hva som havner i oversikten, og la resultatet avgjøre fremfor markedsføringen. Du kan starte den gratis prøveperioden her og teste det på din egen arbeidsdag.