Arbeidstijdenwet 2026: wanneer urenregistratie wettelijk verplicht is

Het is de eerste van de maand en in talloze bouwketen en kantoortjes begint hetzelfde stille ritueel. Iemand verzamelt de urenbriefjes, ontcijfert het handschrift en telt op goed geluk de weken bij elkaar. Het werkt, zolang niemand ernaar vraagt. En precies dat laatste, niemand die ernaar vraagt, is in 2026 geen veilige aanname meer.

Want urenregistratie is allang geen vrije keuze. De Arbeidstijdenwet verplicht je in artikel 4:3 om de arbeids- en rusttijden vast te leggen zodra de grens van achtenveertig uur per week in zicht komt. Nachtarbeid, het werk tussen middernacht en zes uur, moet je altijd registreren. En in een aantal sectoren is registratie sowieso verplicht, ook bij gewone uren: de bouw, transport, de horeca en de beveiliging vallen daar onder. Toeval is dat niet. Het zijn de sectoren waar de meeste discussie over uren ontstaat.

Even belangrijk is wat je moet registreren: de werkelijke uren, niet de geplande. Het gaat om wat er die dag echt is gebeurd, niet om wat er maandagochtend in het rooster stond. Die uren moet je minimaal twee jaar bewaren. En de Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhaven: de boetes lopen op tot 8.700 euro per overtreding, en tot 87.000 euro bij herhaling.

Hier zit meteen het hardnekkigste misverstand. Veel ondernemers denken: ik heb toch een rooster, dat is mijn registratie. Helaas niet. Een rooster is een plan, een voornemen, een schatting van hoe de week eruit zou moeten zien. De wet vraagt niet naar je plan. De wet vraagt naar wat er werkelijk is gebeurd, en dat is iets heel anders.

Het verschil tussen plan en werkelijkheid

Iedereen die een ploeg aanstuurt weet dat plan en werkelijkheid zelden samenvallen. De klus liep uit, of juist niet. Iemand kwam later, sprong bij op een andere locatie, werkte door de pauze heen. Het rooster zei half vijf, het werd kwart over zes. Op het moment dat een medewerker of de Inspectie vraagt hoeveel uur er echt is gemaakt, helpt een rooster je niet. Het beschrijft een bedoeling, geen feit.

Waarom het urenbriefje zakt voor de toets

En het handgeschreven urenbriefje dan, of de Excel die op vrijdag wordt ingevuld? Dat is beter dan niets, maar het wankelt op twee punten. Het wordt achteraf ingevuld, uit het geheugen, dus het is geen meting maar een reconstructie. En het is door iedereen aan te passen, zonder dat er een spoor achterblijft. Een cel in Excel overschrijf je geruisloos. Voor een snelle berekening is dat prima. Als bewijs van werktijd is het wankel.

---

Een urenbriefje dat op vrijdag uit het hoofd wordt ingevuld, is ongeveer zo betrouwbaar als een snelheidsmeter die je zelf bijhoudt nadat je bent uitgestapt. Je mag het doen. Alleen zou niemand het als bewijs moeten gebruiken.

Wat een registratie doet die wel standhoudt

Een registratie die de toets doorstaat, doet eigenlijk maar drie dingen, en die drie moeten kloppen. Ze legt de tijd vast op het moment zelf, niet achteraf. Ze houdt de werkelijke uren bij, niet het rooster. En ze onthoudt wie er iets in heeft gewijzigd, zodat een correctie zichtbaar blijft. Klinkt simpel, en dat is het ook, zolang je er niet het verkeerde gereedschap voor kiest.

Daar is GeoTapp voor gebouwd. Eén tik om te beginnen, eén tik om te stoppen, en de werktijd van die dag staat vast, met locatie erbij en zonder dat iemand er later stilletjes aan kan sleutelen. De uren tellen zichzelf op, per medewerker, dag na dag. Van die optelsom op de eerste van de maand blijft alleen nog een blik op het scherm over.

De Arbeidstijdenwet komt niet in 2026 ineens uit de lucht vallen, maar de aandacht ervoor wel. Dus de eerlijke vraag: als de Inspectie morgen op de stoep staat en je urenadministratie opvraagt, wat laat je dan zien? Twijfel je, kijk dan hier hoe een sluitende urenregistratie werkt.