GPS-tracking van medewerkers: de AVG-grenzen volgens de AP

Een GPS-kastje in de bedrijfsbus laten zetten lijkt een onschuldige beslissing. Je bestelt het, een monteur komt langs, en de maandag erna rijdt je wagenpark gevolgd rond. Toch is dat ogenschijnlijk technische klusje, juridisch gezien, allesbehalve onschuldig. Zodra een voertuig aan een bestuurder is gekoppeld, worden de ritten persoonsgegevens van een medewerker, en dan kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens mee.

Eerst het goede nieuws: GPS-tracking van medewerkers is niet verboden. Het mag onder de AVG, meestal op grond van een gerechtvaardigd belang. Maar dat belang moet je echt kunnen benoemen: ritregistratie, planning, de veiligheid van mens, voertuig of lading, het afhandelen van klachten. Volgen om het volgen, zonder een helder doel, valt onder geen van die noemers. En de toestemming van de medewerker telt hier nauwelijks, want in een gezagsverhouding is die toestemming bijna nooit echt vrij gegeven.

Doel is alleen de eerste horde. Daarna komt transparantie. Iedere medewerker die het betreft moet vooraf, dus voordat het kastje aangaat, duidelijk geinformeerd worden over wat er wordt vastgelegd en waarom. Een GPS-systeem dat het personeel op een maandagochtend zelf ontdekt, is geen rechtmatig systeem. Het is een conflict in wording.

Dan is er de tijd. Locatiegegevens bewaar je niet eindeloos: voor ruwe ritgegevens hanteert de praktijk doorgaans een termijn in de orde van enkele maanden. Alles bewaren, voor altijd, voor het geval dat, is geen voorzichtigheid maar een overtreding. En de AP kan stevig beboeten: bij de zwaarste schendingen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de jaaromzet. Dat is geen bedrag dat je afrondt.

De grens die bijna iedereen overschrijdt

Het simpelste principe wordt het vaakst vergeten: buiten werktijd hoort de tracking uit te staan. Een medewerker die met de bus naar huis rijdt, of die het voertuig ook privé mag gebruiken, hoef je niet te volgen. Voor auto’s met privegebruik betekent dat in de praktijk een privacyknop, een manier om het volgen uit te zetten. Weten waar een busje om tien uur ‘s ochtends rijdt om een klus in te plannen, dat is legitiem. Weten waar het om tien uur ‘s avonds geparkeerd staat, dat is het niet.

Een voertuig volgen is niet een persoon schaduwen

De kern van de fout zit in de keuze van het systeem. Bedrijven kopen een tracker die elke beweging registreert, onafgebroken, en zitten dan met een berg data die ze niet gebruiken en niet kunnen verantwoorden. Hoe meer je zonder reden vastlegt, hoe kwetsbaarder je wordt. De locatie van een voertuig kennen om de volgende opdracht te plannen is iets anders dan een dag-en-nacht-dagboek van iemands bewegingen aanleggen.

---

Een tracker die alles bijhoudt is als een collega die elk gesprek notuleert, ook dat bij het koffiezetapparaat. De vraag is niet meer of er iets gevoeligs is opgeschreven, alleen nog wanneer iemand erop stuit.

De verstandige aanpak

De logica hoort omgekeerd te zijn. Niet alles vastleggen en later filteren, maar alleen bijhouden wat het werk echt nodig heeft. Dat is de gedachte achter geofencing: het systeem merkt dat een ploeg op de locatie van de klant is aangekomen en weer is vertrokken, levert daarmee een gedocumenteerde klus op, en buiten die grenzen volgt het niemand. Je houdt een bewijs van verricht werk over, geen reisverslag van een mens.

GeoTapp is op die tweede gedachte gebouwd. De geolocatie hangt aan het begin en het einde van de klus, niet aan een draadje dat de medewerker de hele dag achtervolgt. AVG-naleving is daarmee geen reparatie achteraf met formulieren, maar zit in de manier waarop het gereedschap werkt. Wat je overhoudt is precies wat je nodig hebt: de zekerheid van waar en wanneer een klus is gedaan.

Voordat je het volgende kastje laat inbouwen, dus de eerlijke vraag: gebeurt dat langs deze route, met een doel, informatie vooraf en een grens, of wordt het simpelweg aangesloten in de hoop dat het goed komt? Wil je op een schone basis beginnen, bekijk dan hoe GeoTapp omgaat met locatie op de werkvloer.