Геолокация сотрудников: что требует 152-ФЗ

Представьте обычное утро бригадира. Служебный фургон выезжает со двора в семь, и где-то к полудню на столе у руководителя лежит лист учёта, в котором написано, что трое работали на одном объекте, а четвёртый якобы был на другом конце города. Кто-то ошибся, кто-то схитрил, а кто-то просто забыл отметить выезд. И вот руководитель сидит и думает: хорошо бы знать, кто где был на самом деле. Мысль понятная, она приходит в голову почти каждому, кто управляет выездными сотрудниками. Проблема начинается ровно в ту секунду, когда эта мысль превращается в решение «поставлю им на телефоны программу, которая будет показывать их на карте весь день».

Дело в том, что местоположение человека является его персональными данными, и обращаться с ними по своему усмотрению нельзя. В России это регулирует Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», а следит за исполнением Роскомнадзор. Закон не запрещает работодателю собирать данные о сотрудниках, но требует, чтобы у сбора было законное основание, чётко заявленная цель и разумный объём. Статья 5 прямо говорит о том, что обработка должна соответствовать целям, ради которых данные собирались, и что содержание и объём этих данных не могут быть избыточными по отношению к заявленным целям. Иными словами, если вам нужно подтвердить, что человек был на объекте, вам нужны две точки, а не его маршрут до магазина в обеденный перерыв.

К этому добавляется Трудовой кодекс, глава 14 которого ограничивает обработку данных работника целями соблюдения закона, обеспечения безопасности и собственно трудовых отношений. И есть статья 9 того же 152-ФЗ, по которой согласие субъекта на обработку должно быть конкретным, информированным и сознательным. Конкретным значит, что человек понимает, на что именно он соглашается. Информированным значит, что ему объяснили, что собирают и зачем. А сознательным значит, что галочка не спрятана где-то в трудовом договоре мелким шрифтом между пунктом про спецодежду и пунктом про обеденный перерыв. Сотрудник имеет право знать, что его телефон умеет фиксировать, где он находится.

Цель определяет всё остальное

Здесь и кроется разница между здравым учётом и слежкой, которую многие не замечают, пока к ним не придут с вопросами. Если ваша цель в том, чтобы знать, во сколько человек начал смену и во сколько её закончил, и подтвердить, что он был там, где должен был быть, то для этой цели достаточно зафиксировать две координаты: в момент начала и в момент завершения работы. Непрерывный след по сотруднику в течение восьми часов эту цель никак не приближает. Он избыточен. А избыточность данных и есть ровно то, что 152-ФЗ называет нарушением принципа, и то, на что обращает внимание Роскомнадзор при проверках.

Многие работодатели рассуждают так: соберу побольше, вдруг пригодится. Логика складская, не юридическая. Данные ведь не запас гвоздей, который лежит в углу и есть не просит. Каждая лишняя координата, которую вы храните, это то, что вам придётся защищать, обосновывать и в случае проверки объяснять, зачем оно вам вообще понадобилось. Чем меньше вы собираете, тем меньше у вас обязанностей и тем меньше поводов для неприятного разговора. Минимизация данных выгодна не сотруднику, она выгодна в первую очередь вам, потому что снимает с вас половину рисков ещё до того, как они появились.

И тут стоит посмотреть, куда движется мир в целом, потому что направление довольно однозначное. В Европе, где действует другой закон, GDPR, испанский регулятор по защите данных оштрафовал компанию Amadeus IT Group на 14,4 миллиона евро (резолюция EXP202315175, базовый штраф 18 миллионов минус 20 процентов за добровольную оплату). Причина: компания объединила истории поездок миллионов людей и занялась их профилированием без законного основания и без того, чтобы внятно сообщить людям о новой цели использования их данных. Это европейское дело, и к российскому праву оно прямого отношения не имеет, но принцип, который за ним стоит, ровно тот же самый, что записан в нашем 152-ФЗ: нельзя собирать данные про запас и использовать их для целей, о которых человека не предупредили. Регуляторы по всему миру начали считать это всерьёз.

Инструмент, который сознательно отказывается следить

Именно из этой логики выросло наше приложение. GeoTapp фиксирует геопозицию только в момент начала смены и в момент её завершения. Одно касание для старта, одно для завершения. Никакого фонового маршрута, никакого слежения за человеком между этими двумя точками, и координаты не накапливаются в виде непрерывного следа. Сотрудник видит, когда происходит фиксация, и знает, что именно фиксируется. Сессия после закрытия становится неизменяемой, так что она работает как честное подтверждение присутствия для обеих сторон, а не как инструмент давления одной стороны на другую.

Мы построили это приложение так, чтобы оно отказывалось вести непрерывную слежку, даже если бы кто-то очень захотел. Не потому, что мы добрые, а потому, что это единственный способ дать работодателю то, что ему действительно нужно (подтверждение начала и конца работы на объекте), не нагружая его данными, которые он не имеет права хранить и которые ему всё равно нечем оправдать перед проверяющим. Получается, что честный подход и юридически безопасный подход здесь совпадают, и это редкий случай, когда правильное и удобное оказываются одним и тем же.

Так какой след вы на самом деле хотите оставить о своих сотрудниках: восьмичасовую карту их перемещений, которую придётся защищать и объяснять, или две честные отметки, которые закрывают вопрос и устраивают всех? Если второе ближе вам по духу, попробуйте сами, это занимает пару минут.