Restid och milersättning: spåra det utan kalkylark

I ett företag med folk ute på uppdrag finns det en kategori timmar och mil som alltid behandlas styvmoderligt: resan. Körningen från ett uppdrag till nästa, turen ut till en kund långt bort, milen som ska ersättas. Själva arbetet noteras oftast hyfsat. Resan hamnar i ett kalkylark, ifyllt på fredagseftermiddagen, ur minnet, och minnet är en dålig vägmätare.

Följden är förutsägbar. Vissa körningar glöms, andra avrundas, den ena minns en lång dag lite längre än den var, den andra struntar i det och för in för lite. Restid och milersättning blir den del av lönen och kostnaderna som alla vet är ungefärlig, och som ingen riktigt litar på. Lustigt egentligen: något så konkret som en körd sträcka slutar som den vagaste siffran i bokföringen.

Och det är ingen liten siffra. För ett företag med flera bilar ute varje dag blir milen snabbt en betydande post. Förda för högt betalar du för körningar som inte skedde. Förda för lågt underbetalar du dem som faktiskt satt bakom ratten. I båda fallen är orsaken densamma: resan rekonstrueras i efterhand i stället för att registreras medan den sker.

Kalkylarket är kärnan i problemet. Det är flexibelt, det är välbekant, och det hänger helt på att någon minns rätt och fyller i samvetsgrant på fredagen. Som verktyg för en snabb uträkning är det utmärkt. Som källa till hur många mil en bil verkligen körde en tisdag för tio dagar sedan är det helt enkelt fel verktyg.

Resan finns redan i arbetsdagen

Det finns en enkel iakttagelse att göra. Resan är inte något vid sidan av arbetsdagen, den är en del av den. Ett uppdrag börjar på en plats och slutar på en annan, och mellan två uppdrag ligger en sträcka. Om systemet redan vet när ett lag är på den ena platsen och när på nästa, så vet det också att det däremellan låg en resa. Informationen finns, den fångas bara inte.

Skilja arbete och resa, av sig självt

Det du behöver är inte ännu en blankett, utan en registrering som skiljer arbetstid från restid av sig själv. Som känner av att en anställd lämnade det ena uppdragsstället och kom fram till nästa, och därmed har både timmarna på uppdraget och sträckan emellan, utan att någon måste anteckna något. Då slutar resan vara en gissning och blir en siffra som de andra.

---

Att fylla i milersättningen ur minnet på fredagen är som att summera en hel veckas kvitton som du aldrig sparat. Du kommer fram till ett belopp. Men ingen, allra minst du själv, borde grunda en avräkning på det.

Sträckan som registrerar sig själv

Det är på den tanken GeoTapp är byggt. En tryckning för att starta ett uppdrag, en för att avsluta, och allt geolokaliserat. Systemet vet var och när uppdragen ägde rum, och därmed blir resan emellan synlig i stället för gissad. Restid och mil slutar vara den vaga posten i bokföringen och blir lika kontrollerbara som timmarna på själva jobbet.

Det du får är ett företag där den som kör ersätts för det han verkligen körde, där du inte betalar för resor som aldrig gjordes, och där ingen milersättning är en källa till diskussion. Inte för att någon blev bättre på att fylla i kalkylark, utan för att kalkylarket inte längre behövs.

Så den ärliga frågan: milen du ersatte förra månaden, var de mätta eller minnda? Är svaret minnda, se här hur restid och körning spåras utan kalkylark.