GeoTapp vs Clockify: tidsregistrering til feltteams

Du har et hold ude på pladserne, og du skal vælge en app til at stemple ind og ud. Du søger lidt rundt, og hurtigt står du med to navne foran dig: Clockify, som mange kender, og GeoTapp. Begge tæller timer. Men et kontorur og et feltur er ikke det samme dyr, og det er præcis dér, valget bliver interessant.

På et kontor er tidsregistrering nemt. Folk sidder ved skrivebordet, og en timer, der starter og stopper, gør arbejdet. Ude på en byggeplads, i en trappeopgang uden dækning eller på en adresse, som kunden senere sætter spørgsmålstegn ved, ændrer spillet sig. Så handler det ikke længere om at tælle minutter, men om at kunne dokumentere, hvor og hvornår arbejdet faktisk blev udført.

Derfor er det værd at holde fem ting for øje, før du binder holdet til et værktøj: har stemplingen en forseglet GPS-placering, du kan stå inde for bagefter? Virker den offline, dér hvor der ikke er en streg dækning? Ligger dine data i EU? Er værktøjet bygget til folk med arbejdshandsker eller til folk med regneark? Og hvad koster den funktion, du i virkeligheden har brug for?

Timer er nemt, bevis er det svære

At tælle timer er den enkle del. Enhver app med en start- og stopknap kan lægge minutter sammen. Det svære kommer, når en kunde ringer tre uger senere og spørger, om holdet virkelig var på adressen den torsdag, de fik en regning for. Så nytter en pæn liste med timer ikke meget, hvis den ikke kan fortælle hvor. GeoTapp er udviklet omkring netop det: når en medarbejder stempler ind og ud, låser softwaren en GPS-placering fast sammen med tidspunktet, og det bliver et geo-dateret bevis, du kan lægge på bordet, uden at nogen kan pille ved det bagefter.

Clockify griber det an på sin egen måde. På deres side kan du læse, at appen registrerer GPS-placering, når man stempler ind og ud, viser besøgte arbejdssteder og lader dig gengive holdets ruter på et kort. Det er pæne funktioner, og de virker. Men de bor på Pro-planen og opefter, og placeringsdata gemmes ifølge deres egne hjælpesider i syv dage, hvorefter de slettes for altid. Til den daglige drift er det fint. Skal du bruge det som dokumentation måneder senere, er syv dage til gengæld ikke mange.

Overvågning og bevis er ikke det samme

Her ligger den egentlige forskel, og den er værd at forstå. Clockify beskriver selv, at placeringen kan indsamles, også mens appen kører i baggrunden, og at der registreres en ny position, hvis medarbejderen bevæger sig længere end omkring 500 meter, mens timeren løber. Det giver et kort med ruter, og for nogle er det præcis det, de vil have. GeoTapp har bevidst valgt den anden vej. Værktøjet henter kun en position i selve øjeblikket, hvor der stemples ind og ud, og aldrig derimellem. Ingen løbende sporing, ingen prik, der bevæger sig hen over kortet hele dagen.

Det er tidsregistrering bygget til ikke at overvåge, og for et hold, der skal føle sig trygt ved at have appen på deres egen telefon, betyder den forskel noget. Og fordi placeringen kun tages ved stempling, er der markant mindre personfølsomt at holde styr på i første omgang, hvilket gør hele GDPR-samtalen en del kortere.

Hvor dine data ligger

For en dansk virksomhed er det ikke ligegyldigt, hvor dataene fysisk ligger. GeoTapp holder data i EU. Clockify tilbyder også datahosting i EU, nærmere bestemt Tyskland, sammen med UK, USA og Australien, men på deres egne hjælpesider står der, at data som standard lander på en global server, hvis du ikke aktivt vælger en region, og at den regionale hosting hører til Pro- og Enterprise-planerne. Det er ikke en anke, det er bare noget, du skal vide, før du sætter holdet op, for et skift fra en regional server tilbage til global er ifølge samme side slet ikke muligt.

Sådan står de over for hinanden

Sat op ved siden af hinanden, med kun det der kan slås op på Clockifys egen side, ser billedet sådan her ud.

Hvornår Clockify, og hvornår GeoTapp

Lad os være ærlige, for alt andet ville du gennemskue. Har du et team, der mest sidder på kontoret, eller et lille hold på op til fem, som bare skal have styr på timer, projekter og fakturering, så er Clockify et solidt valg, og gratis-planen rækker langt. Det er et gennemarbejdet stykke software med masser af funktioner til den klassiske tidsregistrering, og der er en grund til, at så mange bruger det.

Men har du folk ude på pladserne, montører, rengøringshold, vagter eller håndværkere, som stempler ind på skiftende adresser, tit uden ordentlig dækning, og hvor du på et tidspunkt skal kunne bevise, hvor og hvornår arbejdet blev udført, så peger nålen mod GeoTapp. Den er udviklet til netop det felt: forseglet placering ved stempling, offline uden bøvl, data i EU og en oplevelse tænkt til folk med arbejdshandsker frem for regneark.

Prøv det på din egen hverdag

Det bedste råd er ikke at tage nogens ord for det, heller ikke det her. Tag en uge, sæt en håndfuld af dine egne folk til at stemple ind og ud på de adresser, I faktisk arbejder på, og se, om beviset holder, når du kigger på det bagefter. Det tager to minutter at komme i gang, og der skal ikke et kreditkort på bordet, før du finder ud af, om det passer til din hverdag. Du kan åbne din gratis prøveperiode her og prøve det på din egen sag.