Laten we de som maken die niemand ooit maakt omdat hij pijn doet. Neem een ploeg van vijftig man, een uurtarief ergens rond wat een vakman kost, en stel je voor dat ieder elke dag tien minuten eerder weggaat, de pauze met nog een kwartier rekt, altijd naar boven afrondt bij het noteren van de uren. Niets dramatisch, niets schandaligs, de gewone dingen die op elke werf gebeuren. Aan het eind van het jaar wordt dat niets een getal met zes nullen, zoiets als honderdvijfenveertigduizend euro weggegooid aan uren die wel betaald maar nooit gewerkt zijn. Op een werf alleen.
Het heet time theft, tijddiefstal, en het is de meest onzichtbare kostenpost die er is, omdat hij geen spoor nalaat. Geen verkeerde factuur, geen ontbrekend materiaal in het magazijn, geen gat in de kassa. Alleen een loonsom die elke maand een beetje voller zit dan het werk dat echt gedaan is, en jij betaalt hem zonder het te merken. De schattingen zeggen dat een enkele werknemer, alles bij elkaar opgeteld, rond de elfduizend euro per jaar kan kosten aan tijd die wel betaald maar nooit teruggegeven is. Vermenigvuldig dat met het aantal dat je op de loonlijst hebt, en je begrijpt waarom de cijfers eind van de maand nooit helemaal kloppen zoals het zou moeten.
En dan is er nog de brutaalste variant, de kaart die de collega inklokt. Buddy punching, noemen ze het. Iemand komt te laat of komt helemaal niet, en de maat klokt voor hem in. Ongeveer een op de zes, onder wie inklokt, geeft toe het minstens een keer gedaan te hebben. Een op de zes is veel, en dat zijn alleen nog degenen die het toegeven. Op een ploeg is de rekening snel gemaakt: je betaalt uren van mensen die op dat moment nog in bed lagen, en het mooiste is dat je zelfs de inklokregistratie hebt die je vertelt dat ze aanwezig waren.
Wil je dat iedereen alleen voor zichzelf inklokt, vanaf de juiste plek, zonder dat de maat de vertraging dekt?
De meeste bedrijven op locatie draaien nog op de presentielijst, het WhatsApp-bericht, het telefoontje “ben er”. Middelen met een enorm gebrek: ze vertrouwen. De lijst tekent wie wil, op het uur dat hij wil, en niemand staat ernaast te kijken. Het bericht stuur je vanaf de bank. Het telefoontje zegt waar jij bent, niet waar je telefoon is. Het zijn allemaal verschillende manieren om de werknemer hetzelfde te zeggen, namelijk “ik geloof je op je woord”, en in bedrijven zonder echte tijdregistratie klimt het deel van de loonsom dat weglekt in niet-gewerkte tijd naar percentages die, allemaal bij elkaar gezien, je adem doen stokken. Twee tot acht procent van de loonsom, daar waar niets echts aanwezig is.
Je zei tegen de klant “wij werken op vertrouwen”, en het leek je een mooie zin. Alleen loopt vertrouwen ook de andere kant op, en als jouw man twee uur meer noteert dan hij gemaakt heeft, ben jij degene die hem op vertrouwen betaalt. Zelfde woord, twee heel verschillende behandelingen. Het probleem met vertrouwen alleen is dat het geen beheersinstrument is, het is een hoop, en met hoop sluit je de jaarrekening niet.
Try GeoTapp free for 14 days
No credit card required. Get started in 2 minutes.
Hier komt het deel dat iedereen altijd ontgaat. Als men over time theft praat, denkt iedereen aan de slimmerik, die inklokt en naar het café gaat. Maar de echte schade, die de kassa leegmaakt en de ploeg vergiftigt, zit ergens anders. In een groep waar iedereen weet dat je kunt afronden, opblazen, je laten dekken, verliest de eerlijke het meest. Degene die op tijd komt, zijn uren helemaal werkt, de collega nooit vraagt voor hem in te klokken. Hij ziet de anderen hetzelfde loon pakken voor minder werk, en een van twee dingen gebeurt: of hij zakt naar het niveau van de anderen, of hij vertrekt. In beide gevallen ben je je beste man kwijt.
Daarom is echte tijdregistratie geen daad van wantrouwen tegenover de ploeg, het is het tegendeel. Het is de manier om de eerlijke man te vertellen dat goed werk erkend wordt en slecht werk niet, dat de regels voor iedereen op dezelfde manier gelden. Haal de ruimte weg om ermee weg te komen, en de slimmerik valt in de pas of trekt zichzelf terug, en wie blijft werkt op een plek waar inzet echt iets telt. Het juiste inklokken straft de ploeg niet, het schoont hem op.
Een inklokken dat je aan niemand kunt weggeven
De oplossing is in beginsel eenvoudig: een inklokken dat gebonden is aan de persoon en de plek, en dat niemand voor een ander kan doen. Als inklokken betekent dat je fysiek moet zijn waar gewerkt wordt, en de positie genomen wordt op het exacte moment van het inklokken, dan houden de valse lijst en het bericht vanaf de bank op te werken. Niet omdat iemand controleert, maar omdat het bewijs zich vanzelf vormt, ter plekke, op het juiste moment. De Arbeidstijdenwet vraagt sowieso al om de arbeidstijd vast te leggen, en een registratie die alleen bij begin en einde van de dienst ontstaat, met als enig doel de aanwezigheid, is precies de evenredige vorm die de AVG verwacht, geen tracker die iemand de hele dag volgt.
GeoTapp doet precies dat. Je klokt begin en einde rechtstreeks vanaf de werklocatie, met de positie op het moment geregistreerd en een sessie die, eenmaal gesloten, niet meer aangeraakt wordt. De werknemer drukt op een knop om te beginnen en een om te eindigen, niets ingewikkelds, en wat overblijft is een schoon bewijs van wie er was, waar en wanneer. De camera maakt alleen een live foto, met apparaatattestatie erachter, dus er valt achteraf niets te ensceneren. Buddy punching wordt vanaf dat moment een onmogelijke oefening: om voor een collega in te klokken, zou je op twee plekken tegelijk moeten zijn.
Die honderdvijfenveertigduizend euro per jaar uit het voorbeeld zijn geen natuurwet. Het is de prijs van het inklokken op vertrouwen, en tegen die prijs beslis jij of je hem blijft betalen. Hoeveel geschillen, hoeveel opgeblazen uren, hoeveel vrijdagavonden besteed aan het kloppend maken van de cijfers zou je jezelf besparen, met een inklokken dat je aan niemand kunt weggeven?
Sluit het inklokken op vertrouwen: iedereen klokt voor zichzelf in, ter plekke, een keer.
