Voorbeeld privacyverklaring GPS werknemers, model 2026

Maandagochtend, kwart voor acht. Een monteur belt je vanaf de bouwplaats: hij heeft gehoord dat de app zijn locatie registreert en wil weten of dat mag. Jij weet dat het mag, maar je hebt geen document dat het bewijst. En op dat moment verandert wat een verstandige technische keuze was in een juridisch probleem.

De privacyverklaring over de geolocatie van je personeel is geen extraatje. Het is een verplichting die zwart op wit in de AVG staat, artikelen 13 en 14. Gebruik je een app met GPS voor het inklokken, het beheer van opdrachten of aanwezigheidscontrole, dan moet je iedere werknemer een schriftelijk document overhandigen. Voordat je het systeem aanzet. Niet nadat iemand erover klaagt.

Wat de Autoriteit Persoonsgegevens zegt over locatiegegevens van werknemers

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft zich meermaals uitgesproken over het volgen van personeel via de smartphone, en de kern komt telkens op hetzelfde neer: een werkgever mag locatiegegevens verwerken, maar alleen als het proportioneel is, transparant en beperkt tot wat echt nodig is. In de praktijk betekent dat drie dingen. Geen doorlopende registratie, de locatie wordt aan het begin en het einde van de dienst vastgelegd, niet om de vijf minuten. De werknemer moet precies weten wat er wordt verzameld, waarom, hoe lang en wie het te zien krijgt. En de gegevens mogen niet voor andere doelen worden gebruikt dan die je hebt opgegeven.

Dit alles moet op papier staan. De privacyverklaring is het document dat het vastlegt. Zonder verklaring wordt zelfs een volkomen rechtmatig systeem aanvechtbaar. En komt er een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens of van de bevoegde arbeidsinspectie, dan is dat het eerste document dat ze vragen.

De zeven verplichte onderdelen van de GPS-privacyverklaring

De AVG laat geen ruimte voor interpretatie over wat er in de verklaring moet staan. Artikel 13 somt de gegevens op die de verwerkingsverantwoordelijke verplicht moet meedelen, en voor de geolocatie van werknemers vertalen die zich naar zeven concrete punten. Eerst de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, wie jij bent als bedrijf, met alle contactgegevens. Als tweede de gegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG), als je die hebt aangesteld. Ten derde de specifieke doeleinden, waarom je de GPS-locatie vastlegt: “voor bedrijfsredenen” volstaat niet, of het nu gaat om aanwezigheidsregistratie, opdrachtbeheer of het controleren van interventies op locatie. Ten vierde de rechtsgrond, voor de meeste mkb-bedrijven is dat het gerechtvaardigd belang van de werkgever, maar dat moet je onderbouwen. Ten vijfde de ontvangers van de gegevens, wie er toegang krijgt, inclusief eventuele cloudleveranciers. Ten zesde de bewaartermijn, hoe lang je de coördinaten bewaart, niet langer dan strikt noodzakelijk. En als zevende de rechten van de werknemer: inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het klinkt als veel. In werkelijkheid is het, met een goed opgezet voorbeeld, een document van twee pagina’s. Zo maak je het.

---

Voorbeeld privacyverklaring GPS werknemers, model 2026

Wat je hieronder vindt is een volledig model, in lijn met de AVG en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Pas het aan op je bedrijf door de velden tussen vierkante haken in te vullen.

PRIVACYVERKLARING VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Geolocatie via mobiel bedrijfsapparaat
op grond van de artikelen 13-14 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG)

Verwerkingsverantwoordelijke: [Bedrijfsnaam], gevestigd te [adres], KvK-nummer [nummer], vertegenwoordigd door [naam bevoegd vertegenwoordiger]. Contact: [e-mail/telefoon].

Functionaris voor gegevensbescherming (FG): [Naam / externe partij], te bereiken via [e-mail FG]. (Vermeld “niet aangesteld” als dit voor de omvang van je bedrijf niet verplicht is.)

Doeleinden van de verwerking: De locatiegegevens worden uitsluitend verzameld voor: (a) het registreren van de aanwezigheid bij het betreden en verlaten van werklocaties, (b) het controleren van de uitvoering van interventies bij klanten, (c) het operationeel beheer van opdrachten en toewijzingen op locatie. De locatiegegevens worden alleen op het moment van inklokken vastgelegd (begin en einde van de dienst of interventie) en niet doorlopend.

Rechtsgrond: De verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke (art. 6, lid 1, onder f, AVG) bij een correcte organisatie van het werk en de bescherming van bedrijfseigendommen, alsook op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG). De belangenafweging is gemaakt met inachtneming van de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens over controle op afstand.

Verwerkte gegevens: GPS-coördinaten (breedte- en lengtegraad) op het moment van inklokken, datum en tijd, apparaat-ID, medewerker-ID.

Ontvangers van de gegevens: De gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor [geautoriseerde rollen: bijv. eigenaar, operationeel verantwoordelijke]. De gegevens worden bewaard bij [naam cloudleverancier/server], gevestigd in [land]. Ze worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn: De locatiegegevens worden bewaard voor een periode van maximaal [N] maanden vanaf de datum van verzameling, in lijn met het beginsel van minimale gegevensverwerking, waarna ze onomkeerbaar worden gewist. (De termijn moet worden beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de opgegeven doeleinden, in lijn met de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, behoudens specifieke wettelijke verplichtingen.)

Rechten van de betrokkene: De werknemer heeft het recht om: zijn persoonsgegevens in te zien, deze te laten rectificeren of wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en overdraagbaarheid van de gegevens te vragen. Om deze rechten uit te oefenen kan de werknemer contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke via [e-mail]. De werknemer heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Gevolgen van het niet verstrekken van gegevens: Het verstrekken van de locatiegegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsverhouding op de voorziene operationele wijze. Weigering kan tot gevolg hebben dat de werknemer niet kan worden ingezet voor taken waarvoor aanwezigheidsregistratie op locatie vereist is.

Datum: ___/___/______
Handtekening werknemer voor gezien: ______________________________

Hoe je dit model in de praktijk gebruikt

Print het uit, vul de velden tussen vierkante haken in en laat het door iedere werknemer ondertekenen voordat je het GPS-systeem aanzet. Bewaar een ondertekend exemplaar, digitaal of op papier, dat maakt niet uit, zolang je het bij een controle kunt terugvinden. Voeg je later nieuwe doeleinden toe (bijvoorbeeld: je gaat de GPS-gegevens ook gebruiken om kilometervergoedingen te berekenen), dan moet je de verklaring bijwerken en opnieuw laten tekenen.

Een fout die vaak voorkomt: de werkgever overhandigt de verklaring pas een half jaar nadat de app is aangezet. Die zes maanden ervoor zijn dan technisch gezien onbeschermd, en de Autoriteit Persoonsgegevens kan de verwerking over die hele periode zonder verklaring aanvechten, ook al is het systeem zelf rechtmatig. De volgorde is altijd dezelfde: eerst het document, dan de activering.

Heb je ooit een systeem aangezet en pas daarna aan de documentatie gedacht? Het komt vaker voor dan je denkt, en het goede nieuws is dat je het in een middag rechtzet.

Zoek je een oplossing waar de conforme documenten al in zitten, de verklaring, het verwerkingsregister en een AVG-klare configuratie, kijk dan hoe GeoTapp Flow werkt. Het registreert de locatie alleen bij het inklokken, niet doorlopend, en is vanaf de installatie afgestemd op de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stel je de volgende werknemer voor die je uitnodigt en die de AVG-verklaring in dertig seconden tekent, gearchiveerd zonder één vel papier extra.

Dit voorbeeld geldt voor Nederland. Werk je ook in andere Europese landen, dan vind je in de tool GPS bij werknemers in de EU per land de plaatselijke verplichtingen en nu ook een voorbeeld van de privacyverklaring dat je gratis downloadt in de taal van de pagina, waarbij je e-mail optioneel is en pas daarna verschijnt.