In een bedrijf met mensen op pad is er één categorie uren en kilometers die altijd stiefmoederlijk wordt behandeld: de reis. De rit van de ene klus naar de volgende, de tocht naar een klant ver weg, de kilometers die vergoed moeten worden. Het werk zelf wordt meestal netjes genoteerd. De reis belandt in een Excel, op vrijdagmiddag ingevuld, uit het hoofd, en het hoofd is een slechte kilometerteller.
Het gevolg laat zich raden. Sommige ritten worden vergeten, andere afgerond, de een onthoudt een lange dag iets langer dan hij was, de ander laat het zitten en noteert te weinig. Reistijd en kilometervergoeding worden het deel van het loon en de kosten waarvan iedereen weet dat het ongeveer is, en waar niemand echt op vertrouwt. Vreemd eigenlijk: iets heel concreets, een afgelegde afstand, eindigt als het vaagste getal in de boekhouding.
En het is geen klein getal. Voor een bedrijf met meerdere busjes per dag op de weg lopen de kilometers snel op tot een serieuze post. Te hoog genoteerd betaal je voor ritten die niet zijn gemaakt. Te laag genoteerd onderbetaal je de mensen die echt achter het stuur zaten. In beide gevallen is de oorzaak dezelfde: de reis wordt achteraf gereconstrueerd in plaats van vastgelegd terwijl hij gebeurt.
Het Excel-bestand is de kern van het probleem. Het is flexibel, het is vertrouwd, en het hangt volledig af van het feit dat iemand het goed onthoudt en op vrijdag zorgvuldig invult. Als gereedschap voor een snelle berekening is het uitstekend. Als bron van hoeveel kilometer een busje werkelijk reed op een dinsdag tien dagen geleden, is het simpelweg het verkeerde gereedschap.
Try GeoTapp free for 14 days
No credit card required. Get started in 2 minutes.
Er is een eenvoudige observatie te maken. De reis is niet iets naast de werkdag, hij is er een deel van. Een klus begint op de ene plek en eindigt op een andere, en tussen twee klussen zit een rit. Als het systeem al weet wanneer een ploeg op de ene locatie is en wanneer op de volgende, dan weet het ook dat daartussen een reis zat. De informatie bestaat, ze wordt alleen niet vastgelegd.
Werk en reis vanzelf scheiden
Wat je nodig hebt is geen extra formulier, maar een registratie die werktijd en reistijd vanzelf onderscheidt. Die herkent dat een medewerker de ene locatie verliet en bij de volgende aankwam, en zo zowel de uren op de klus als de rit ertussen heeft, zonder dat iemand iets hoeft te noteren. Dan houdt de reis op een schatting te zijn en wordt het een getal als alle andere.
Kilometervergoeding op vrijdag uit het geheugen invullen is als de bonnen van een hele week optellen die je nooit hebt bewaard. Je komt op een bedrag. Maar niemand, jij voorop, zou er een afrekening op moeten baseren.
De afstand die zichzelf vastlegt
Op die gedachte is GeoTapp gebouwd. Één tik om een klus te starten, één tik om te stoppen, en alles geolokaliseerd. Het systeem weet waar en wanneer de klussen plaatsvonden, en daarmee wordt de rit ertussen zichtbaar in plaats van geraden. Reistijd en kilometers houden op het vage getal in de boekhouding te zijn en worden net zo controleerbaar als de uren op de klus zelf.
Wat je overhoudt is een bedrijf waar wie rijdt vergoed wordt voor wat hij echt heeft afgelegd, waar je niet betaalt voor ritten die nooit zijn gemaakt, en waar geen kilometervergoeding een bron van discussie is. Niet omdat iemand beter werd in het invullen van Excel, maar omdat de Excel niet meer nodig is.
Dus de eerlijke vraag: de kilometers die je vorige maand vergoedde, waren die gemeten of onthouden? Is het antwoord onthouden, kijk dan hier hoe je reis en kilometers zonder gedoe vastlegt.
Get articles like this in your inbox
Practical insights on GPS tracking, field operations and GDPR. No spam, just useful content.
