Altijd actieve GPS op werknemers: waar ligt de grens

Een Europese privacytoezichthouder boog zich ooit over een transportbedrijf dat GPS in zijn voertuigen had ingebouwd en het simpelweg liet doorlopen. Positie, snelheid, kilometers, de staat van het voertuig, zonder onderbreking vastgelegd bij een vijftigtal mensen. Ook tijdens de lunchpauze. Ook wanneer het werk stillag. De boete die viel was vijftigduizend euro, en die had niets met de GPS op zich te maken. Het ging om de manier waarop het bedrijf hem inzette. Dat onderscheid is de moeite waard om bij stil te staan, want veel eerlijke werkgevers lopen recht in dezelfde val, overtuigd dat ze het goed doen.

Een voertuig of een persoon lokaliseren om een gerechtvaardigde reden, ritten plannen, een aanwezigheid bewijzen, jezelf indekken bij een geschil, is onder de AVG niet verboden. Wat een rechtmatig systeem doet kantelen, is de wanverhouding: veel meer verzamelen dan de taak vraagt, het volgen aan laten staan wanneer er geen werkreden is om iemand te volgen, de gegevens maandenlang bewaren zonder doel erachter. Het beginsel draagt een nuchtere naam, dataminimalisatie, en het zegt iets heel eenvoudigs. Neem alleen wat je nodig hebt, zolang je het nodig hebt, en geen gram meer.

De locatie van iemand die wordt vastgelegd terwijl die een broodje eet, dient geen enkel gerechtvaardigd bedrijfsdoel. Het zegt niet of die persoon heeft gewerkt, het beschermt je niet in een conflict, het organiseert niets. Het ligt er alleen maar, een gegeven zonder reden verzameld, en juist dat ene gegeven te veel laat een rechtmatige opzet omslaan in een overtreding. De Autoriteit Persoonsgegevens is hier in haar uitleg over het volgen van werknemers meer dan eens op teruggekomen, en de boodschap blijft stabiel: GPS standaard de hele dag actief is de verkeerde manier.

Het verschil tussen een bewijs en een schaduwing

Stel het je beeldend voor. Het ene is een foto, genomen op het moment dat je de bouwplaats op en af loopt: hij zegt waar je op dat ogenblik was, hij doet zijn werk, en daar houdt het op. Het andere is een camera die je de hele dag volgt, je filmt terwijl je eet, tijdens een privé-telefoontje, terwijl je naar huis gaat. Het eerste is een bewijs. Het tweede is een schaduwing. Op het juridische vlak, en op dat van het gezonde verstand ook, zijn dat twee verschillende werelden, en de wet beloont het eerste en bestraft het tweede.

Het probleem is dat veel systemen op de markt gebouwd zijn als de camera, niet als de foto. Ze zijn ontworpen om zoveel mogelijk binnen te harken, omdat dat de verkopers goed uitkomt, en ze laten het aan het bedrijf over om zich in te houden. Alleen valt de verantwoordelijkheid, wanneer de klacht komt, op wie de gegevens heeft verzameld, niet op wie de software heeft verkocht. Je staat uiteindelijk in voor een functie die je niet eens hebt gevraagd, standaard ingeschakeld omdat “je weet maar nooit”.

Minder verzamelen is veiliger, niet minder nuttig

Er is een misverstand uit de weg te ruimen, het idee dat minder gegevens verzamelen zou betekenen dat je minder grip hebt op het werk. Dat is niet zo. Om een team in het veld te leiden en jezelf echt in te dekken hoef je niet te weten waar elke persoon op elke seconde van de dag is. Je moet weten waar de dienst is begonnen, waar die is afgesloten, op welk tijdstip, en een aanwezigheidsbewijs hebben wanneer het werk moet worden aangetoond. Dat is het hele verhaal. Die handvol gegevens dekt elke echte behoefte, en heeft het enorme voordeel dat het je nooit in de stoel van het transportbedrijf uit de klacht zet.

Het minimum verzamelen maakt het leven met je personeel ook makkelijker. De privacyverklaring is helderder, de grondslag eenvoudiger te verdedigen, en het gesprek met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging een stuk minder gespannen, omdat je niemand vraagt een schaduwing te aanvaarden, alleen om twee kloktijden vast te leggen. Mensen nemen een instrument dat hen respecteert veel gewilliger aan, en je bespaart jezelf het front van bezwaren dat het doorlopend volgen altijd achter zich aan sleept.

---

Gebouwd om de locatie alleen te nemen wanneer het telt

GeoTapp is gebouwd om aan de kant van de foto te staan, niet van de camera. De locatie wordt alleen vastgelegd op het ogenblik dat iemand het begin en het einde van de dienst klokt, er is geen doorlopend volgen, er is niemand die mensen door de pauze of na het werk volgt. Zodra een sessie is afgesloten, kan die niet meer worden gewijzigd. Dat betekent dat je het solide bewijs hebt van waar en wanneer er is gewerkt, en tegelijk geen enkel van die gegevens verzamelt die de boetes in gang zetten. Foto’s uitsluitend uit de live camera, onveranderlijke sessies, apparaatattestatie daarachter.

De boete van vijftigduizend euro voor dat bedrijf kwam niet omdat het GPS gebruikte. Hij kwam omdat het de GPS actief liet wanneer daar geen reden voor was. Alles zit in het hoe, en het hoe is het verschil tussen rustig slapen en wachten op de klacht. Jouw huidige opzet, als je er eerlijk naar kijkt, verzamelt die wat je echt nodig hebt, of ook al de rest, “voor het geval dat”?