GeoTapp eller Clockify för fältteam? En ärlig jämförelse

Du leder ett gäng som är ute hela dagarna. Städteam som byter adress var tredje timme, installatörer som kör mellan kunder, byggare på en arbetsplats utan wifi och knappt någon täckning. Nu ska du välja en app för tidrapporteringen, och två namn dyker upp om och om igen: Clockify och GeoTapp. Båda lovar att du slipper de handskrivna lapparna och Excel-akrobatiken i slutet av månaden, och båda håller det löftet. Frågan är vilken av dem som faktiskt är byggd för folk som jobbar där ute, och inte vid ett skrivbord.

Det är lätt att bli lurad av en funktionslista. På pappret ser de flesta tidrapporteringsverktyg likadana ut: starta en timer, stoppa en timer, dra ut en rapport. Men en app gjord för kontoret och en app gjord för fältet skiljer sig åt just där det gör ont, ute i verkligheten. När telefonen tappar täckning bakom ett betongbjälklag. När du en månad senare ska kunna visa en kund exakt var och när jobbet blev gjort. När en av dina anställda med all rätt undrar om appen håller koll på var hen är på lunchen.

Så innan du ställer pris mot pris, ställ dig den riktiga frågan: vad behöver just ditt team? Den här jämförelsen tar Clockify och GeoTapp sida vid sida, på riktigt, utifrån det som räknas för ett fältteam. Ingen nedvärdering här, Clockify är ett rejält verktyg som passar många fint. Men de två är byggda för olika sorters vardag, och det är värt att veta vilken som är din innan du binder upp hela laget.

Vad som faktiskt räknas när jobbet sker ute

Den första skillnaden handlar om vad stämplingen egentligen bevisar. Clockify registrerar en GPS-position när timern startas och stoppas i mobilappen, en funktion som enligt deras egen prissida ligger på Pro-planen och uppåt. Rör sig medarbetaren mer än ungefär 500 meter medan timern går ritar appen dessutom in en rutt, så kallade breadcrumbs. Det blir en platsspårning under hela passet. GeoTapp gör tvärtom: positionen läses av vid stämpling in och vid stämpling ut, försluts och geodateras som ett bevis på utfört arbete, och där tar det slut. Ingen kartläggning av var någon rör sig däremellan. Skillnaden låter teknisk, men i grunden är den en fråga om människosyn.

Och det leder oss till nästa punkt, som väger tungt i Sverige. Integritet är ingen detalj här, varken för dina anställda eller för facket runt hörnet. En app som ritar upp medarbetarnas rörelser på en karta hela arbetsdagen är något helt annat än en app som bara noterar var passet började och slutade. GeoTapp är utvecklat med GDPR först och uttryckligen som ett verktyg som inte övervakar: GPS bara vid start och slut, aldrig någon löpande spårning. Det är en hållning, inte bara en funktion, och den gör skillnad den dagen du ska förklara för teamet varför ni inför något nytt.

Var själva datan hamnar är nästa fråga. Clockify erbjuder flera dataregioner: EU (Tyskland), USA, Storbritannien och Australien. Men enligt deras hjälpsidor lagras en ny arbetsyta som standard i en global region, och möjligheten att välja region finns på Pro- och Enterprise-planerna. Du kan alltså få EU, men du måste aktivt välja det och ligga på rätt plan. GeoTapp lagrar data i EU, punkt. För en svensk verksamhet som vill hålla sig på den trygga sidan är det en sak mindre att hålla reda på.

Sen har vi täckningen, eller snarare bristen på den. Ett byggteam i ett källarplan eller en servicetekniker nere i ett bergrum har sällan fyra streck i displayen. GeoTapp fungerar offline: stämplingen registreras direkt och synkas när telefonen får kontakt igen, så ingen står och stirrar på en snurrande ikon. Det är en av de där sakerna man inte tänker på förrän första gången det inte funkar, och då gärna mitt i morgonstämplingen med tolv man som ska iväg.

Och så priset, för vi ska inte låtsas att det saknar betydelse. Clockify har en gratisplan för upp till fem användare, och sedan kostar Basic 3,99 USD, Standard 5,49 USD, Pro 7,99 USD och Enterprise 11,99 USD per användare och månad vid årsbetalning, enligt prissidan. Värt att notera är att GPS-funktionen dyker upp först på Pro. GeoTapp låter dig prova hela verktyget gratis i fjorton dagar utan kreditkort, så du hinner testa det på ditt riktiga team innan en enda krona byter ägare.

GeoTapp och Clockify, sida vid sida

Kortversionen, med bara det som går att belägga svart på vitt från Clockifys egna sidor och från hur GeoTapp fungerar:

Kriterium	GeoTapp	Clockify
GPS vid stämpling	Position förseglad och geodaterad vid start och slut, som arbetsbevis	GPS-position registreras när timern startas och stoppas (Pro-planen och uppåt)
Spårning under passet	Nej, bara vid stämpling in och ut	Rutt (breadcrumbs) ritas när medarbetaren rör sig mer än ca 500 m medan timern går
Var data lagras	I EU	Väljbar region: EU (Tyskland), USA, Storbritannien, Australien. Standard är global region, regionval på Pro/Enterprise
Hur länge platsdata sparas	Behålls som förseglat arbetsbevis	Platsdata sparas i 7 dagar, sedan raderas den automatiskt
Så stämplar teamet	En knapp på medarbetarens egen telefon, ett tryck in och ett tryck ut	Mobilapp samt kioskläge på delad enhet från Basic-planen
Pris	Gratis provperiod i 14 dagar, inget kreditkort	Gratisplan upp till 5 användare, sedan 3,99 till 11,99 USD per användare/månad (årsvis)

När Clockify räcker, och när du behöver GeoTapp

Här kommer den ärliga delen, för allt är inte svart eller vitt. Har du ett team som mest sitter på kontoret, frilansare som fakturerar timmar, eller en byrå som vill följa hur mycket tid olika projekt äter, då är Clockify ett utmärkt val. Det är moget, väldokumenterat, och gratisplanen tar dig långt om ni är få. För ren timregistrering och projektuppföljning finns det inte mycket att klaga på.

Men handlar din vardag om folk som rör sig mellan adresser, om jobb som måste gå att bevisa i efterhand, och om en integritet som både lagen och medarbetarna tar på allvar, då lutar det åt GeoTapp. Ett förseglat geobevis vid varje stämpling, EU-data utan krångel, offline som bara funkar, och en app byggd för händer i arbetshandskar snarare än för en musmarkör. Det är skillnaden mellan ett verktyg du får anpassa dig till och ett verktyg som är gjort för ditt jobb från början.

Prova det på ditt eget fall

Ingen jämförelsetabell i världen slår att faktiskt testa det med ditt eget team en helt vanlig tisdag, i regnet, med telefonen på tre procent. Läs prissidorna, väg funktionerna mot varandra, men lita mest på hur det känns när gänget verkligen stämplar in. Vill du se hur GeoTapp står sig i din verklighet kan du öppna en kostnadsfri provperiod och köra hela verktyget i fjorton dagar, utan kreditkort och utan att binda upp någonting. Det värsta som kan hända är att du vet mer om ditt eget team i slutet av veckan.