Il GPS sempre acceso sui dipendenti è illecito: il caso

Tutto è partito da un ex dipendente che ha presentato un reclamo. L’azienda, una società di autotrasporti, aveva installato il GPS sui mezzi e lo teneva acceso sempre: posizione, velocità, chilometri, stato del veicolo, registrati in continuo su una cinquantina di persone. Anche durante le pause. Anche quando il lavoro era fermo. Il Garante ha guardato le carte e ha messo una sanzione da cinquantamila euro. Non per il GPS in sé, ma per come veniva usato.

È una distinzione che vale la pena capire bene, perché tante aziende oneste cadono esattamente in questa trappola convinte di essere a posto. Geolocalizzare i mezzi o le persone per una ragione legittima, organizzare gli interventi, dimostrare un passaggio, tutelarsi in caso di contestazione, non è vietato. Quello che fa scattare la sanzione è la sproporzione: raccogliere molto più di quanto serve, tenere acceso il tracciamento quando non c’è nessun motivo di lavoro, conservare i dati per mesi senza una ragione. Il principio si chiama minimizzazione, e dice una cosa semplice: prendi solo quello che ti serve, per il tempo che ti serve, e non un grammo di più.

La posizione di una persona registrata mentre è in pausa pranzo non serve a nessuna finalità aziendale legittima. Non ti dice se ha lavorato, non ti tutela in una contestazione, non organizza niente. Sta solo lì, a pesare come un dato raccolto senza motivo, ed è proprio quel dato di troppo che trasforma un sistema legittimo in un illecito. Il Garante su questo è tornato più volte, e il messaggio non cambia: il GPS sempre acceso, di default, è il modo sbagliato di farlo.

La differenza tra una prova e un pedinamento

Mettiamola con un’immagine. Una cosa è una fotografia scattata nel momento in cui entri ed esci dal cantiere: dice dove eri in quell’istante, serve, e finisce lì. Un’altra è una telecamera che ti segue per tutto il giorno, ti riprende mentre mangi, mentre fai una telefonata privata, mentre torni a casa. La prima è una prova. La seconda è un pedinamento. Sul piano legale, e anche su quello del buon senso, sono due mondi diversi, e la legge premia il primo e punisce il secondo.

Il problema è che molti sistemi in commercio sono costruiti come la telecamera, non come la fotografia. Nascono per raccogliere il più possibile, perché a chi li vende conviene così, e lasciano all’azienda il compito di moderarsi. Solo che la responsabilità, quando arriva il reclamo, ricade su chi quei dati li ha raccolti, non su chi ha venduto il software. Ti ritrovi a pagare una sanzione per una funzione che non avevi nemmeno chiesto, accesa di default perché “non si sa mai”.

Raccogliere meno è più sicuro, non meno utile

C’è un equivoco da sfatare, e cioè che raccogliere meno dati voglia dire avere meno controllo sul lavoro. Non è così. Per gestire una squadra sul campo e tutelarti davvero non ti serve sapere dov’è ogni persona in ogni secondo della giornata. Ti serve sapere dove ha iniziato il turno, dove l’ha chiuso, a che ora, e avere una prova del passaggio quando il lavoro va dimostrato. Tutto qui. Quel pugno di dati copre ogni esigenza vera, e ha il vantaggio enorme di non metterti mai nella posizione dell’azienda di autotrasporti del reclamo.

Raccogliere il minimo, in più, ti semplifica anche la vita con i lavoratori. L’informativa è più lineare, il consenso è più facile da gestire, il dialogo con il consiglio aziendale o con il sindacato è meno teso, perché non stai chiedendo di accettare un pedinamento ma di registrare due timbri. Le persone accettano molto più volentieri uno strumento che le rispetta, e tu eviti il fronte di contestazioni che il tracciamento continuo si tira sempre dietro.

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Costruito per prendere la posizione solo quando conta

GeoTapp è fatto apposta per stare dalla parte della fotografia, non della telecamera. La posizione viene presa solo nell’istante in cui si timbra l’inizio e la fine del turno, non c’è tracciamento continuo, non c’è nessuno che segue le persone durante la pausa o dopo il lavoro. La sessione, una volta chiusa, non si modifica più. Significa che hai la prova solida di dove e quando si è lavorato, e allo stesso tempo non raccogli neanche un dato di quelli che fanno scattare le sanzioni.

La sanzione da cinquantamila euro di quell’azienda non è arrivata perché usava il GPS. È arrivata perché lo teneva acceso quando non serviva. È una differenza che sta tutta nel come, ed è la differenza tra dormire tranquilli e aspettare il reclamo. Il tuo sistema di oggi, se lo guardi bene, raccoglie quello che ti serve o anche tutto il resto “non si sa mai”?