Lunes por la mañana, las 7:45. Uno de tus operarios te llama desde la obra: se ha enterado de que la app registra la ubicación y quiere saber si es legal. Tú sabes que lo es, pero no tienes un documento que lo demuestre. Y en ese momento, lo que era una decisión tecnológica sensata se convierte en un problema legal.
La información sobre geolocalización de la plantilla no es opcional. Es una obligación que marca el RGPD, artículos 13 y 14, negro sobre blanco. Si usas una app con GPS para fichar, gestionar obras o controlar la presencia, tienes que entregar un documento escrito a cada trabajador. Antes de activar el sistema. No después de que alguien se queje.
Qué dice la AEPD sobre la geolocalización de los trabajadores
La Agencia Española de Protección de Datos se ha pronunciado en varias ocasiones sobre la geolocalización de los empleados a través del móvil, y el eje es siempre el mismo: la empresa puede recoger datos de posición, pero solo si es proporcionado, transparente y limitado a lo estrictamente necesario. Llevado a la práctica, eso significa tres cosas. Primera, nada de seguimiento continuo, la ubicación se recoge al inicio y al final del turno, no cada cinco minutos. Segunda, el trabajador tiene que saber exactamente qué se recoge, para qué, durante cuánto tiempo y quién lo va a ver. Tercera, los datos no pueden usarse para fines distintos de los declarados. El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 20.3, ya reconoce que el empresario puede vigilar el cumplimiento del trabajo, pero siempre con respeto a la dignidad de la persona, y ese límite es justo lo que la información escrita deja claro.
Si el modelo en PDF es solo papel que envejece, prueba catorce días con la información generada y firmada de forma automática.
Sin tarjeta, listo en 2 minutos.
Todo esto tiene que quedar por escrito. La información es el documento que lo formaliza, y sin ella, hasta un sistema perfectamente legítimo se vuelve discutible. Si llega una inspección, sea de la inspección de trabajo competente o de la propia AEPD, el primer papel que piden es precisamente ese.
Los 7 elementos obligatorios de la información GPS
El RGPD no deja margen de interpretación sobre lo que debe contener la información. El artículo 13 enumera los datos que el responsable del tratamiento está obligado a comunicar, y para la geolocalización de la plantilla se traducen en siete puntos muy concretos.
Primero, la identidad del responsable del tratamiento, quién eres tú como empresa, con todos los datos de contacto. Segundo, los datos de contacto del delegado de protección de datos (DPD), si has nombrado uno. Tercero, las finalidades concretas del tratamiento, o sea por qué recoges la posición GPS: no basta con escribir “por necesidades de la empresa”, tienes que ser preciso, control de presencia, gestión de obras, verificación de intervenciones en campo, cada una se declara. Cuarto, la base jurídica, que en la mayoría de las pymes es el interés legítimo del empresario junto con la ejecución del contrato de trabajo, pero hay que motivarla. Quinto, los destinatarios de los datos, quién va a tener acceso, incluidos los proveedores en la nube. Sexto, el plazo de conservación, durante cuánto tiempo guardas las coordenadas, aplicando el principio de minimización, el tiempo estrictamente necesario y nada más. Séptimo, los derechos del trabajador: acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y reclamación ante la AEPD.
Parece largo, pero con un modelo bien estructurado es un documento de dos páginas. Vamos a ver cómo se hace.
Modelo de información GPS para empleados 2026
Lo que tienes debajo es una plantilla completa, alineada con los criterios de la AEPD y conforme al RGPD. Adáptala a tu empresa sustituyendo los campos entre corchetes.
INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Geolocalización mediante dispositivo móvil de empresa
conforme a los arts. 13-14 del Reglamento UE 2016/679 (RGPD)
Responsable del tratamiento: [Razón social], con domicilio en [dirección], CIF/NIF [número], representada por su representante legal [nombre y apellidos]. Contacto: [email/teléfono].
Delegado de protección de datos (DPD): [Nombre y apellidos / empresa externa], con dirección de contacto [email del DPD]. (Indica “no designado” si no resulta obligatorio por el tamaño de la empresa.)
Finalidades del tratamiento: Los datos de geolocalización se recogen exclusivamente para: (a) control de presencia en la entrada y salida de los centros de trabajo, (b) verificación de las intervenciones realizadas en casa del cliente, (c) gestión operativa de las obras y de las asignaciones en campo. Los datos de posición se captan únicamente en el momento del fichaje (inicio y fin de turno o intervención) y nunca de forma continua.
Base jurídica: El tratamiento se fundamenta en el interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD) para la correcta organización del trabajo y la protección del patrimonio de la empresa, así como en la ejecución del contrato de trabajo (art. 6.1.b RGPD). La ponderación de intereses se ha realizado teniendo en cuenta los criterios de la AEPD en materia de control laboral y lo previsto en el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores.
Datos tratados: Coordenadas GPS (latitud, longitud) en el momento del fichaje, fecha y hora, identificador del dispositivo, identificador del operario.
