Datos de empleados: qué te permite usar la ley y qué no

Un empleado trabaja para ti ocho horas al día y en esas ocho horas deja rastro en todo: la hora en que fichó, dónde estaba la furgoneta, cuántas órdenes de trabajo ha cerrado, cuántos mensajes ha cruzado con el gestor, incluso cuántas veces ha abierto la aplicación. Todo eso es un dato, y hoy recogerlo cuesta casi nada. La tentación, comprensible, es guardarlo todo: nunca se sabe si puede hacer falta. El problema es que sobre los datos de quienes trabajan para ti la ley lleva tiempo trazando una línea, y esa línea está exactamente donde no la esperas.

La línea no separa “datos buenos” de “datos malos”. Pasa entre lo que de verdad necesitas y lo que recoges porque puedes. El principio se llama minimización, y es el eje del RGPD aplicado a la relación laboral: puedes tratar los datos del personal solo para una finalidad declarada, solo en la medida necesaria para esa finalidad, y solo el tiempo que esa finalidad requiere. Parece un tecnicismo, es la pregunta más práctica que existe: este dato, ¿para qué sirve exactamente? Si la respuesta es “no lo sé, pero de momento lo guardo”, ese dato no deberías tenerlo. Ahí es donde nacen casi todas las reclamaciones ante la AEPD, no en los sistemas complicados, sino en los archivos hinchados que nadie sabe ya por qué existen.

Toma el control de presencia, el caso más común. Saber a qué hora empezó y terminó un trabajador es una finalidad legítima y casi siempre necesaria: sirve para pagar, para facturar la orden, para demostrar que el trabajo se hizo. Saber dónde está cada minuto del día es otra cosa, y casi nunca necesaria. Entre ambas hay un mundo, y es el mismo mundo que separa un registro conforme de una vigilancia continuada prohibida. La LOPDGDD, en su artículo 90, exige que se informe de forma expresa al trabajador sobre cualquier sistema de registro o control; y sin esa información previa, sin una base jurídica sólida, estarás recopilando datos sobre su posición fuera de toda cobertura legal. El dato del fichaje lo puedes tener. La película de la jornada, no.

Las herramientas gratuitas para ponerte en regla

Tres herramientas gratuitas, todas en tu navegador y sin cuenta, para pasar de la teoría a la práctica:

• ¿Cumples con los datos de los empleados? — un test de 9 preguntas con puntuación y áreas a corregir.
• Generador de aviso de privacidad GPS — prepara el modelo conforme al art. 13, ahora con la cláusula de representación de los trabajadores por país.
• Generador de política de conservación de datos — una tabla de conservación por país, con plazos recomendados y exportación en PDF.

El propósito antes que el dato

Hay un reflejo que traiciona incluso a los más cuidadosos: primero se recoge el dato, luego se decide para qué sirve. La ley razona al revés, y con razón. Primero fijas la finalidad, luego recoges solo lo que esa finalidad requiere. Un ejemplo que vale para cualquier empresa con equipos en campo: si la finalidad es demostrar al cliente que la intervención se realizó, con hora de llegada, hora de salida y una foto del trabajo terminado ya tienes la prueba. No necesitas registrar el recorrido, no necesitas saber dónde han comido, no necesitas guardar esos datos dos años. Cada pieza extra que recoges es una pieza extra que mañana tendrás que justificar, custodiar y, si algo va mal, explicar ante la AEPD.

Y luego está la conservación, el capítulo que casi nadie mira hasta que es demasiado tarde. Un dato recogido correctamente pero guardado indefinidamente se convierte en un dato fuera de norma. Las coordenadas de un fichaje no sirven para nada transcurridas unas semanas; las imágenes de una intervención, una vez cerrada y cobrada la orden, no tienen ningún uso. Guardarlas “por si acaso” no es prudencia, es lo contrario: acumular un riesgo que no te reporta ninguna ventaja. La seguridad de verdad es poder decirle a un inspector que borras lo que ya no necesitas, y poder demostrarlo.

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Los trabajadores no son una excepción, son el punto

Hay una última cosa que distingue los datos del personal de todos los demás, y es la razón por la que la ley es más exigente aquí que en cualquier otro ámbito: entre tú y quien trabaja para ti no hay igualdad de posición. Por eso el consentimiento del trabajador, en la relación laboral, vale poco o nada como base jurídica; nadie es realmente libre de negarse a su empleador. La base válida es el interés legítimo o la ejecución del contrato, y tiene que estar equilibrada, documentada, explicada en una información que el trabajador recibe antes, no después. Donde existe representación legal de los trabajadores, el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 64 reconoce su derecho a ser informada sobre los sistemas de control: no es un trámite, es la forma en que demuestras que estás del lado correcto de la línea.

Planteado así, el cumplimiento sobre datos del personal deja de parecer un freno y se convierte en lo que es: una forma de trabajar que recoge la prueba del trabajo sin pretender el control de la persona. Es la misma lógica con la que funciona GeoTapp, que registra la posición solo en el instante del fichaje y no a lo largo de toda la jornada, de modo que te quedas con el dato que necesitas y nada más. Si quieres ver cómo cambia país por país, el mapa con las normas sobre geolocalización de trabajadores en toda la Unión está disponible y abierto a consulta, y hay también un generador que te prepara la cláusula informativa conforme al artículo 13 del RGPD en pocos minutos.

Al final la pregunta es una sola, y te la devuelvo: de todos los datos que podrías recoger sobre tus empleados, ¿cuántos necesitas de verdad y cuántos guardas solo porque algún día podrían servir?