Subrogación de plantilla en limpieza: qué pasa con las horas

Marta llega un lunes a las seis de la mañana a un edificio de oficinas en Madrid con las llaves que le entregaron el viernes por la tarde y con doce personas esperando en el vestíbulo que no ha visto en su vida. Son la plantilla de limpieza que trabajaba allí para la empresa que acaba de perder el contrato, y desde ese mismo lunes son, por ley, empleados suyos. El problema es que Marta no sabe si Ana lleva tres años en ese edificio o solo ocho meses, si el turno de Pedro empezaba a las cinco o a las seis, ni quién cubría la cuarta planta los sábados que el cliente pide reforzada.

La empresa saliente le entregó un documento con nombres, DNI y poco más. Alguna antigüedad apuntada a mano, un par de capturas de WhatsApp sin fecha ni hora, y la promesa de que “todo estaba en orden”. Nadie miente a propósito, casi nunca es mala fe: es que las horas y las presencias de esos doce trabajadores nunca vivieron en ningún sitio fiable, y ahora que hace falta demostrarlas, no hay dónde ir a buscarlas.

Esto no es un detalle administrativo que se resuelve con una llamada. La antigüedad decide el salario, las vacaciones, lo que cuesta un despido el día de mañana; las horas deciden si alguien cobró de más o de menos, y si el cliente reclama que la cuarta planta llevaba semanas sin cubrirse, alguien tiene que poder responder con datos y no con memoria. Cuando esos datos no existen, el cambio de contrata deja de ser un traspaso ordenado y se convierte en un contencioso que se arrastra meses.

Lo que dice el convenio cuando cambia la empresa de limpieza

En el sector de limpieza de edificios y locales el paso de una empresa a otra no es una opción que cada contratista negocia a su manera: lo fija el convenio colectivo. El artículo 17.1.a establece que los trabajadores que llevan una antigüedad mínima de los cuatro últimos meses anteriores a la finalización efectiva del servicio pasan a la nueva adjudicataria sin solución de continuidad, conservando salario, categoría y antigüedad tal como los tenían. Ese plazo se amplía a seis meses cuando el trabajador está de baja médica, en maternidad, paternidad o excedencia, precisamente para que una baja oportuna no sirva de excusa para dejar a alguien fuera.

La subrogación, además, es obligatoria: si la empresa entrante se niega a asumir a quien tiene derecho a subrogarse, la ley lo trata como un despido, y el trabajador puede reclamarlo como improcedente. Así que no es un gesto de buena voluntad de la nueva contrata hacia la plantilla que hereda, es una obligación con consecuencias legales concretas si se ignora. La lógica detrás es sensata: que un cliente cambie de proveedor de limpieza no debería significar que doce personas pierdan de la noche a la mañana la antigüedad que llevan acumulando, a veces, desde hace años.

Los días que lo deciden todo: la documentación entre saliente y entrante

El propio convenio pone plazo a la entrega de información: la empresa saliente tiene entre un mínimo de cinco y un máximo de quince días naturales desde que se comunica el cambio de adjudicación para acreditar documentalmente la antigüedad y las condiciones laborales de cada persona. Quince días, en la práctica, para reconstruir meses o años de historia laboral de una plantilla entera, sitio por sitio y turno por turno.

Aquí es donde se rompe casi siempre. Si esas presencias se llevaron en un cuaderno, en un Excel que cada encargado rellenaba a su manera o directamente de memoria, quince días no alcanzan para nada que se sostenga ante una inspección o una reclamación. La empresa saliente no puede acreditar lo que nunca registró con precisión, y la entrante hereda una plantilla sin poder verificar si lo que le cuentan coincide con lo que ocurrió de verdad en cada centro. El convenio exige transparencia entre las dos partes, pero la transparencia necesita datos que existan, no buena voluntad.

El primer día de la entrante y las últimas semanas de la saliente

Vuelve Marta, con sus doce personas en el vestíbulo y un documento que no le sirve para casi nada. Le toca reconstruir a preguntas quién hacía qué, y confiar en lo que le cuentan porque no tiene con qué contrastarlo. Si algún trabajador reclama en dos meses una antigüedad distinta a la que ella asumió, la carga de demostrar qué es correcto recae sobre una empresa que ni siquiera estaba allí cuando se generaron esas horas.

Al otro lado del cambio de contrata está la empresa que se va, y su versión del mismo problema es igual de incómoda. El cliente, en las últimas semanas de servicio, empieza a preguntar por qué el centro comercial no estuvo cubierto un sábado, o por qué alguien firmó una hoja de asistencia que no coincide con lo que dice el encargado del turno. Si la empresa saliente no puede mostrar, con fecha y ubicación, quién estuvo dónde hasta el último día, pierde algo más que el contrato: pierde también la discusión sobre si cumplió hasta el final, y con ella la referencia que necesitaría para el siguiente cliente.

El papel de la presencia probada en el traspaso

Todo este rebus se apoya, en el fondo, en una sola cosa: si las horas y las presencias de cada persona quedaron registradas de forma que nadie pueda discutirlas después. Un registro geolocalizado, con fecha y hora reales de entrada y salida por persona y por centro, exportable en cualquier momento, cambia el reparto de fuerzas en un cambio de contrata. La empresa saliente lo usa para demostrar, hasta el último turno, que cumplió lo pactado. La entrante lo recibe como parte del traspaso y hereda una plantilla con datos limpios en lugar de un documento de buena fe. Y el cliente, que al final es quien firma el nuevo contrato, tiene delante la continuidad demostrada en vez de tener que fiarse de la palabra de dos empresas que se están disputando lo mismo.

Esa es, en el fondo, la base sobre la que GeoTapp trabaja: fichaje por GPS que certifica quién estuvo en cada sitio y cuándo, ordenado por persona y por centro y listo para exportar el día que haga falta. No gestiona contratos ni nóminas, ni decide quién se subroga: eso lo marca el convenio. Lo que aporta es la parte que hoy casi nadie tiene resuelta, la prueba de las horas y de la antigüedad que sostiene todo lo demás cuando cambia de manos un contrato.

La próxima vez que a tu empresa le toque heredar una plantilla, o entregarla, ¿con qué vas a demostrar lo que pasó en cada turno? Puedes probar GeoTapp y llegar al día del traspaso con los datos ya en orden.