Slik forbereder du bedriften på en a-krim-kontroll

De tverrgående a-krim-sentrene, der Arbeidstilsynet, politiet, Skatteetaten og NAV jobber sammen, gjennomførte tusenvis av kontroller i fjor. Bygg, renhold og multiservice er blant bransjene de ser tettest på. Det fine for deg som driver en seriøs bedrift, er at en kontroll i utgangspunktet ikke er noe å frykte. Det ubehagelige er at en uanmeldt kontroll, per definisjon, ikke lar seg forberede på morgenen.

Og det er nettopp den uanmeldte naturen som er poenget. En a-krim-kontroll ringer ikke i forveien. Inspektørene dukker opp midt i en vanlig dag, på et vanlig bygg eller et vanlig oppdragssted, og sammenligner det de ser med det du kan dokumentere. Hvem er her, og stemmer det med papirene? Hvilke timer er jobbet, og er de betalt riktig? Er den innleide arbeidskraften lovlig?

Den vanlige reaksjonen er å tenke at man skal sørge for å ha papirene i orden. Men det avslører en misforståelse. En uanmeldt kontroll kan du ikke rydde til, for du vet ikke hvilken dag den kommer. Det eneste som virker, er at dokumentasjonen alltid stemmer, hver dag, uten at noen trenger å gjøre noe spesielt. Beredskap er ikke en innsats du gjør i ny og ne, det er en tilstand.

Så hva spør en a-krim-kontroll egentlig om? Tre ting går igjen. Tilstedeværelse: hvem er faktisk på stedet nå, og kan det dokumenteres. Arbeidstid og lønn: hvor mange timer er jobbet, og er minstelønnen overholdt for hver av dem. Og innleie: er arbeidskraften leid inn fra et lovlig, registrert byrå, og er likebehandlingen ivaretatt. Tre spørsmål, og alle tre besvares med dokumentasjon, ikke med forklaringer.

Der den vanlige bedriften snubler

Den seriøse bedriften har sjelden noe å skjule. Den snubler likevel, og den snubler nesten alltid på det samme: tidsdataen. Tilstedeværelse ført på en liste som fylles ut på ettermiddagen. Timer i et regneark som summeres ved månedsslutt. Innleide som registreres løst, via lapper. Det er underlag som fungerer helt til noen ber om å få se det, og en uanmeldt kontroll ber om å få se det, akkurat da, uten forvarsel.

Forberedt betyr at det stemmer av seg selv

Å være forberedt på en a-krim-kontroll betyr derfor én ting: at tilstedeværelsen, timene og lønnsgrunnlaget alltid er oppdatert, fordi de føres mens arbeidet skjer og ikke i etterkant. Da er ikke spørsmålet ved en kontroll om dokumentasjonen finnes, bare hvor raskt du får den fram.

---

Å forberede seg på en uanmeldt kontroll ved å rydde i papirene i ny og ne er som å begynne å feste sikkerhetsselen først når du hører bremsene. Tanken er riktig. Tidspunktet er bare håpløst.

Dokumentasjonen som fører seg selv

Løsningen er ikke å jobbe hardere med papiret, men å la registreringen skje av seg selv. Et system der hver person markerer start og slutt, knyttet til sted, gir deg tre ting på én gang: tilstedeværelsen, timene og grunnlaget for at lønnen er riktig. Det er nettopp de tre tingene en a-krim-kontroll spør om.

Det er slik GeoTapp arbeider. Med geofencing kjenner systemet igjen at en person kommer til oppdragsstedet og forlater det, og tilstedeværelsen registreres geolokalisert mens dagen pågår. Ett trykk for å starte, ett for å slutte. Når a-krim-kontrollen står der, er dokumentasjonen allerede et speil av virkeligheten, ikke en fortelling om hvordan det kanskje var.

Så det ærlige spørsmålet, stilt en helt vanlig tirsdag: hvis en a-krim-kontroll kom til bedriften din om en time, ville dokumentasjonen stemt? Er du ikke sikker, se hvordan dokumentasjonen kan føre seg selv.