Reise og kjøregodtgjørelse: slik sporer du det uten regneark

På en bedrift med folk ute på oppdrag finnes det en kategori timer og kilometer som nesten alltid behandles stemoderlig. Reisen. Kjøringen fra oppdrag til oppdrag, turen ut til en kunde langt unna, kilometerne som skal godtgjøres. Selve arbeidet noteres som regel greit. Men reisen havner i et regneark, fylt ut på slutten av uka, fra hukommelsen, og hukommelsen er en dårlig kilometerteller.

Resultatet er forutsigbart. Noen turer glemmes, andre rundes av, en sjåfør husker en lang dag som litt lengre enn den var, en annen gir blaffen og fører for lite. Reisetid og kjøregodtgjørelse blir den delen av lønnen og kostnadene som alle vet er omtrentlig, og som ingen helt stoler på. Det er rart, egentlig, at en så konkret ting, en strekning, ender opp som det vageste tallet i regnskapet.

Og det er ikke et lite tall. For en bedrift med flere biler ute hver dag blir kilometerne fort en betydelig post. Føres de for høyt, betaler du for kjøring som ikke skjedde. Føres de for lavt, underbetaler du folk som faktisk satt bak rattet. Begge deler er feil, og begge deler kommer av det samme: at reisen rekonstrueres i etterkant i stedet for å registreres mens den skjer.

Regnearket er kjernen i problemet. Det er fleksibelt, det er kjent, og det er fullstendig avhengig av at et menneske husker riktig og fyller ut samvittighetsfullt på fredag. Som verktøy for en rask utregning er det utmerket. Som kilde til hvor langt en bil faktisk kjørte en tirsdag for ti dager siden, er det rett og slett feil verktøy.

Reisen er allerede en del av dagen

Her er den enkle innsikten: reisen er ikke noe ved siden av arbeidsdagen, den er en del av den. Et oppdrag begynner et sted og slutter et sted, og mellom to oppdrag er det en strekning. Hvis systemet ditt allerede vet når en feltarbeider er på et oppdragssted og når han er på det neste, så vet det også at det var en reise imellom. Informasjonen finnes, den blir bare ikke fanget.

Skille arbeid fra reise, automatisk

Det du trenger er ikke enda et skjema, men en registrering som skiller arbeidstid fra reisetid av seg selv. Som kjenner igjen at en ansatt forlot ett oppdragssted og kom fram til et annet, og som dermed har både timene på oppdraget og strekningen imellom, uten at noen måtte notere noe. Da slutter reisen å være et anslag og blir et tall som de andre.

---

Å føre kjøregodtgjørelse fra hukommelsen på fredag er som å telle opp en hel ukes kvitteringer du aldri tok vare på. Du kommer fram til en sum. Men ingen, aller minst du selv, bør stole på den.

Strekningen som registrerer seg selv

Det er denne tankegangen GeoTapp er bygget på. Ett trykk for å starte et oppdrag, ett for å avslutte, geolokalisert. Systemet vet hvor og når oppdragene skjedde, og dermed blir reisen mellom dem synlig i stedet for gjettet. Reisetid og kjøring slutter å være den vage posten i regnskapet og blir like etterprøvbar som timene på selve jobben.

Resultatet er en bedrift der sjåføren får riktig betalt for kjøringen sin, der du ikke betaler for turer som ikke skjedde, og der ingen kjøregodtgjørelse er en kilde til diskusjon. Ikke fordi noen ble flinkere til å fylle ut regneark, men fordi regnearket ikke lenger trengs.

Så det ærlige spørsmålet: kilometerne du godtgjorde forrige måned, var de målt eller husket? Er svaret husket, se hvordan reise og kjøring kan spores uten regneark.