Trasferte e rimborsi chilometrici: tracciarli senza fogli Excel

In un’azienda con squadre che girano, c’è una categoria di ore e chilometri che viene trattata sempre da parente povero: la trasferta. Il viaggio da un cantiere all’altro, la corsa fino a un cliente lontano, i chilometri da rimborsare. Il lavoro vero, di solito, viene segnato in modo decente. Il viaggio finisce in un foglio Excel, compilato il venerdì sera, a memoria, e la memoria è un pessimo contachilometri.

Il risultato è prevedibile. Qualche tragitto si dimentica, altri si arrotondano, un operatore ricorda una giornata lunga un po’ più lunga di com’era, un altro lascia perdere e segna meno del dovuto. Trasferte e rimborsi chilometrici diventano la parte della paga e dei costi che tutti sanno essere approssimativa, e di cui nessuno si fida davvero. È curioso: una cosa concretissima, una distanza percorsa, finisce per essere il numero più vago del bilancio.

E non è un numero piccolo. Per un’azienda con più mezzi in strada ogni giorno, i chilometri diventano in fretta una voce importante. Segnati troppo alti, paghi viaggi che non sono avvenuti. Segnati troppo bassi, stai sottopagando chi era davvero al volante. In tutti e due i casi la causa è la stessa: la trasferta viene ricostruita dopo, invece di essere registrata mentre accade.

Il foglio Excel è il cuore del problema. È comodo, è familiare, e dipende interamente dal fatto che una persona ricordi bene e compili con scrupolo il venerdì. Come strumento per un conto veloce è ottimo. Come fonte di quanti chilometri ha davvero percorso un furgone un martedì di dieci giorni fa, è semplicemente lo strumento sbagliato.

Il viaggio è già dentro la giornata

C’è un’osservazione semplice da fare. Il viaggio non è qualcosa che sta accanto alla giornata di lavoro, ne fa parte. Un intervento inizia in un posto e finisce in un altro, e tra due interventi c’è un tragitto. Se il sistema sa già quando una squadra è su un cantiere e quando è sul successivo, sa anche che in mezzo c’è stata una trasferta. L’informazione esiste, semplicemente non viene raccolta.

Separare lavoro e viaggio, da soli

Quello che serve non è l’ennesimo modulo, è una registrazione che distingua da sola il tempo di lavoro dal tempo di viaggio. Che riconosca che un operatore ha lasciato un cantiere ed è arrivato al successivo, e abbia quindi sia le ore sull’intervento sia il tragitto in mezzo, senza che nessuno debba annotare niente. Così la trasferta smette di essere una stima e diventa un dato come gli altri.

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Compilare i rimborsi chilometrici a memoria il venerdì è come contare gli scontrini di una settimana che non hai mai conservato. Un totale lo ottieni. Ma nessuno, tu per primo, dovrebbe usarlo per chiudere un conto.

La distanza che si registra da sola

È su questa idea che lavora GeoTapp. Un tocco per iniziare un intervento, un tocco per chiuderlo, e tutto geolocalizzato. Il sistema sa dove e quando si sono svolti gli interventi, e di conseguenza il tragitto tra l’uno e l’altro diventa visibile invece che immaginato. Tempo di viaggio e chilometri smettono di essere la voce vaga del bilancio e diventano verificabili quanto le ore sul lavoro.

Quello che ne esce è un’azienda dove chi guida viene rimborsato per quello che ha davvero percorso, dove non paghi viaggi mai fatti, e dove nessun rimborso chilometrico è motivo di discussione. Non perché qualcuno è diventato più bravo a compilare un Excel, ma perché l’Excel non serve più.

Quindi la domanda onesta: i chilometri che hai rimborsato il mese scorso, erano misurati o ricordati? Se la risposta è ricordati, guarda come tracciare trasferte e tragitti senza fogli di calcolo.