Timeregistrering og personvern: hva som får skje med timedataene

Så snart en bedrift begynner å registrere arbeidstid, dukker det opp et berettiget spørsmål: hva får jeg egentlig gjøre med disse opplysningene? Det er ikke en bisak. Det er spørsmålet som avgjør om timeregistreringen din er et ryddig verktøy eller et personvernproblem med tilløp. For timedata, hvem som jobbet når, er personopplysninger, og dermed gjelder personvernreglene.

Det høres først ut som en hindring, men det er først og fremst en oppklaring. Hvem som begynte når, når pausen lå, fra hvilket sted: alt sier noe om en bestemt person. De samme grunnprinsippene gjelder altså som for all annen behandling av personopplysninger. Spørsmålet er ikke om du får registrere, det må du uansett. Spørsmålet er hvordan.

Det første prinsippet er formålsbegrensning. Du samler inn timedata for å dokumentere arbeidstiden, betale lønn riktig og oppfylle lovkrav. Til de formålene får du bruke opplysningene, og ikke til andre. Timedataene er ikke et allment overvåkingsinstrument du ved siden av bruker til å se hvem som står hardest på.

Det andre prinsippet er dataminimering. Du samler bare inn det formålet virkelig krever. Start, slutt, varighet, pauser, eventuelt arbeidsstedet: ja. Et minutiøst bevegelseskart over hele dagen: nei, for det trenger ikke lønnsarbeidet. Hver opplysning du samler i haug uten formål, er ved en kontroll en opplysning du må kunne forklare.

Hvor lenge, og hvem får se

Så lagringstiden. Timegrunnlag er omfattet av oppbevaringskrav, avhengig av sammenhengen noen år. Men oppbevaringskrav betyr ikke for alltid: etter fristen slettes opplysningene. Og tilgangen skal være begrenset. Ikke alle i bedriften trenger å kunne se alles timedata. Den som har tilgang, skal ha en grunn, og det regulerer du, du overlater det ikke til tilfeldighetene.

Åpenhet i stedet for snoking i det skjulte

Det kanskje viktigste punktet er åpenheten. Å gå gjennom timedataene i det skjulte for å overvåke en enkelt ansatt er ikke tillatt, og det er dessuten uklokt. De ansatte skal vite hva som registreres og hvorfor. En timeregistrering som personalet vet nøyaktig hvordan fungerer, skaper tillit. En som leses av i det skjulte, skaper en konflikt og i verste fall et overtredelsesgebyr.

---

Å samle timedata i et åpent regneark på en delt disk er omtrent like personvernvennlig som å legge personalmappene i pauserommet. Praktisk innen rekkevidde, javisst. Men innen rekkevidde for akkurat feil personer.

Personvern som en egenskap ved verktøyet

Den gode nyheten er at du ikke trenger å vokte disse prinsippene for hånd hver dag. Du kan bestemme dem én gang, ved valget av verktøy. Et system bygget for formålet lagrer kryptert, begrenser tilgangen av seg selv, har slettefrister og samler bare inn det formålet krever. En regnearkfil tar ingenting av det med seg, bortsett fra problemet.

Slik er GeoTapp bygget. Ett trykk for å starte, ett for å slutte, og start, slutt og varighet står fast, geolokalisert og uten at noen kan endre det i stillhet, men også formålsbundet, med begrenset tilgang og uten et snikende bevegelseskart. Personvern er ingen reparasjon du skrur på i etterkant, det ligger i måten verktøyet arbeider på.

Det ærlige spørsmålet til slutt: hvem i bedriften din kan i dag komme til timedataene, og ville de ansatte visst hva som skjer med dem? Tviler du, se her hvordan en personvernsikker timeregistrering ser ut.