GeoTapp vs Clockify 2026: eerlijke vergelijking tussen tijdregistratie en werkcertificering

Je zoekt een app om de tijd van je team bij te houden. Iemand zegt: kijk eens naar Clockify. Je landt op hun site en leest een zin die je meteen overtuigt: “free forever, unlimited users, unlimited projects, unlimited tracking”. Nul euro, geen limieten, geen compromissen. Je probeert het met de kantoorcollega’s, het werkt prima voor projecturen en klantfacturatie. Dan probeer je het op een bouwplaats of bij het schoonmaakteam te gebruiken, en je merkt dat er iets niet klopt: GPS zit niet in de gratis versie, foto’s van uitgevoerd werk bestaan niet, en als een klant een dienst betwist, is de geëxporteerde Excel-tabel alles wat je in handen hebt.

Clockify is een uitstekend product. Ik ga niets onwaars over ze beweren. Kroatisch van oorsprong, wereldwijd gebruikt, en hun gratis plan is waarschijnlijk het meest royale in de sector qua tijdregistratie en aantal gebruikers. Tegelijkertijd is het een hulpmiddel dat primair ontworpen is voor knowledge work: bureaus, freelancers, consultancy’s, software-teams. Het is niet gebouwd voor wie buitendienstploegen aanstuurt die aan de klant moeten bewijzen dat ze dat toilet hebben schoongemaakt of die installatie hebben gemonteerd. Voor dat specifieke gebruik heeft Clockify structurele beperkingen die het waard zijn om te kennen voor je kiest. Dat is wat ik hier wil verduidelijken.

Eerlijk gezegd: ik ben de oprichter van GeoTapp, dus verwacht geen neutraal artikel. Wat ik je kan beloven: ik zal niets verzinnen over Clockify (ik citeer alleen officiële data van hun site) en ik zal je eerlijk vertellen in welke gevallen ze jouw werk beter doen dan ik.

Wat beide apps doen (echte overlap)

Clockify en GeoTapp zijn beide apps voor tijdregistratie. Beide laten medewerkers werkuren registreren, categoriseren per project of klant en periodieke rapporten exporteren. Beide zijn bruikbaar voor mkb’s zonder complexe configuratie. Beide hebben een gratis of proefplan.

Als je alleen moet bijhouden hoeveel uren je medewerkers hebben gewerkt, of ze nu op kantoor zijn of onderweg, bestaat de overlap. Maar daar eindigt het. Clockify is een generalistische tijdregistratie. GeoTapp is een hulpmiddel voor werkcertificering in de buitendienst. Twee verschillende productcategorieën die elkaar alleen in het begin raken.

---

Waar Clockify sterker is

Het gratis plan van Clockify is echt gratis zonder trucs: onbeperkte gebruikers, onbeperkte projecten, onbeperkte tijdregistratie, kioskmodus inbegrepen, desktop- en mobiele apps, geïntegreerde kalender, idle-detectie. Voor creatieve bureaus, consultancies, professionele kantoren, software-teams die uren willen bijhouden zonder geld uit te geven, is Clockify een rationele keuze. Zeer weinig concurrenten in de sector bieden deze royaliteit in hun gratis versie.

Voor knowledge work biedt Clockify functies die verder gaan dan de simpele timer: facturabele en niet-facturabele projecten, gedifferentieerde uurtarieven per klant of activiteit, factuurgeneratie op basis van geregistreerde tijd, integraties met projectmanagementtools als Asana, Trello, ClickUp. Als jouw bedrijf per uur factureert, geeft Clockify je een complete finance-to-billing workflow al in het Standard-plan tegen ongeveer 6,99 dollar per gebruiker per maand jaarlijks.

Het product is volwassen en goed onderhouden. Wereldwijde merknaam, brede gebruikersbasis, talrijke integraties, multi-platform ondersteuning. Voor wie leverancierssolidariteit weegt, is Clockify een gevestigde optie in de markt.

---

Waar GeoTapp anders is (niet beter, anders)

GeoTapp vertrekt vanuit een probleem dat Clockify niet oplost. Het is niet “hoeveel uren heeft de medewerker deze maand gewerkt”, het is “kun je aan de klant bewijzen dat het werk gedaan is op die locatie, op dat uur, met welk zichtbaar resultaat”. Een klassieke tijdregistratie, zelfs de beste, meet de duur. GeoTapp certificeert de gebeurtenis. Twee verschillende dingen.

Concreet: met Clockify opent de medewerker een timer aan het begin van de dienst en sluit hem aan het eind. In het beste geval in het Standard-plan (6,99 dollar per maand) wordt zijn GPS-positie geregistreerd bij in- en uitchecken. Er zijn geen foto’s, geen anti-spoofing GPS-verificatie, geen verzegeld rapport verifieerbaar door de klant. Clockify-data leven in jouw systeem en kunnen hooguit als PDF geëxporteerd worden naar de klant. De klant kan echter altijd antwoorden “ja maar hoe weet ik dat het echt is”. Met GeoTapp produceer je een verzegeld rapport dat de klant zelfstandig opent via een verificatielink, ziet de foto van het schoongemaakte toilet om 21:45 met de geverifieerde GPS-positie van zijn gebouw, en de discussie eindigt in dertig seconden. Twee volledig verschillende workflows.

Het tweede verschil is structureel: het gratis plan van Clockify vergrendelt de tijdregistraties niet. Dat betekent dat een gebruiker een drie maanden geleden geregistreerd uur vandaag nog kan wijzigen. Voor knowledge work is die flexibiliteit nuttig (correcties, retrospectieve aanpassingen). Voor wie compliance en audit trail nodig heeft (bouwplaatsen, beveiliging, AP-inspecties), is het een aansprakelijkheid: een achteraf bewerkbaar blad houdt geen stand voor een advocaat of een inspecteur. Op Clockify wordt vergrendeling van tijdregistraties pas vanaf het Standard-plan geactiveerd. GeoTapp produceert onveranderlijke rapporten by design: het digitale zegel vormt zich bij afsluiting en kan niet meer worden gewijzigd. Het is een architectonisch verschil, geen feature-kwestie.

Het derde verschil is het Nederlandse regelgevende kader. Geolokalisatie van werknemers in Nederland valt onder AVG, ATW, en in veel sectoren onder een CAO. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) eist duidelijke informatie aan werknemers, een precieze juridische grondslag, en raadpleging van de OR volgens WOR artikel 27 lid 1 sub k bij invoering van zo’n systeem. GeoTapp is rondom dit kader gebouwd. Clockify is een globaal product: de AVG- en WOR-naleving moet je daar zelf bovenop bouwen, met je functionaris gegevensbescherming.

---

Wanneer Clockify te kiezen

Jouw bedrijf is een kantoor, een bureau, een consultancy, een software-team, een redactie. Je medewerkers werken voornamelijk op kantoor of remote op een computer. Je moet uren bijhouden om klanten te factureren of projecten te beheren. Je hebt geen buitendienstploegen die een fysieke interventie op een specifieke locatie moeten bewijzen. Klantgeschillen, als ze komen, betreffen de waarde van het intellectuele werk (timing, kwaliteit van het deliverable), niet of de medewerker fysiek aanwezig was. Nulbudget is een echte prioriteit en het gratis plan van Clockify is genoeg.

Wanneer GeoTapp te kiezen

Je werkt in schoonmaakbedrijven, particuliere beveiliging, bouwplaatsen, technisch onderhoud of facility management. Jouw probleem is niet hoeveel uren je medewerkers werken (dat weet je al), het is bewijzen aan de opdrachtgever dat die uren zijn gewerkt op die specifieke locatie, met dat concrete resultaat. Je hebt verdedigbaar bewijs nodig: geverifieerde GPS, geo-getagde foto’s, verzegeld rapport. Je valt onder AVG en WOR: er is een gestructureerde procedure nodig, geen timer die uren registreert. Het verschil, in jouw geval, is: wie kan het rapport openen en concluderen “ja, zo is het gegaan” zonder je kantoor te hoeven bellen.

---

Hoe eerlijk te beslissen

De eerlijke manier om te kiezen is je af te vragen wat voor soort werk je bedrijf doet. Als je tijd factureert (consultancy, ontwikkeling, ontwerp), is Clockify perfect. Als je zichtbare resultaten op een fysieke locatie factureert (schoonmaak, onderhoud, installaties, beveiliging), geeft Clockify je de helft van wat je nodig hebt. De ontbrekende helft is het gecertificeerde bewijs, en het bewijs is wat je redt als een klant betwist.

De praktische test om geen fouten te maken is het moment van betwisting te simuleren. Open Clockify gratis en GeoTapp trial op geotapp.com/nl/trial/, simuleer een interventie van een uur, exporteer het eindrapport van beide. Stuur jezelf de email als ware je je veeleisendste klant: welke van de twee rapporten zou de strakke vraag “kun je bewijzen dat hij er echt was” overleven?

Dat is het juiste antwoord voor je echte probleem. Niet het mijne, niet dat van Clockify.

Stel je voor dat de volgende klantbetwisting beslecht wordt met een tijdstempel-, GPS- en handtekeningrapport dat zij zelf verifiëren in twee taps.