Tracken van werknemers in de EU: drie gratis tools die je vertellen wat je echt nodig hebt, land per land

Je hebt een schoonmaakbedrijf en stuurt drie mensen naar Duitsland voor de eindschoonmaak van een bouwplaats. Je hebt een installatiebedrijf en het team vertrekt naar Frankrijk. Je hebt een beveiligingsbedrijf en je medewerkers dekken een evenement in Spanje af. In alle drie de gevallen wil je weten waar ze zijn, hoe laat ze begonnen zijn, en of het werk gedaan is. Normaal. En je gaat ervan uit dat de regels over hoe je hen mag tracken dezelfde zijn die je van thuis kent.

Dat zijn ze niet. Elke Europese staat heeft zijn eigen regels over het monitoren van werknemers, en die gelden waar het werk wordt uitgevoerd, niet waar je je statutaire zetel hebt. Een Nederlands bedrijf met een team in Duitsland volgt de Duitse regels. Het lijkt een detail voor juristen, totdat er een geschil of een boete binnenkomt.

Hetzelfde Europa, andere regels

Iedereen vertrekt vanuit de AVG. Maar daarna voegt elk land zijn eigen nationale laag toe, en die lagen verschillen behoorlijk. In Nederland is er één nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), en is er geen voorafgaande toestemming van een arbeidsautoriteit nodig: de filters zijn de instemming van de ondernemingsraad (OR) en de AVG zelf. De rechtsgrond is normaal gesproken het gerechtvaardigd belang met een belangenafweging, niet de toestemming van de werknemer, want bij een gezagsverhouding is die toestemming door de machtsongelijkheid zelden vrij gegeven. GPS op bedrijfsvoertuigen mag voor de werkritten, maar niet om de privéverplaatsingen van de medewerker systematisch te volgen.

Daaromheen liggen de nationale lagen die verschillen. In Italië is er artikel 4 van het Werknemersstatuut, dat een vakbondsakkoord of de toestemming van de arbeidsinspectie vereist voordat je instrumenten installeert waaruit toezicht op afstand kan voortvloeien. In Duitsland is er, nog voordat je het systeem aanzet, een akkoord met de ondernemingsraad (Betriebsrat) nodig: zonder dat begin je gewoon niet. In Frankrijk heeft de CNIL de leiding, die proportionaliteit en voorafgaande informatie eist. In Spanje past de AEPD de LOPDGDD toe, met haar artikel 90 dat specifiek over geolocatie gaat.

En de sancties zijn niet gelijk. In sommige landen is een overtreding een paar duizend euro waard, in andere loopt het snel op. In Spanje is een bedrijf beboet omdat het werknemers had gegeolokaliseerd zonder een passende grondslag en informatieverstrekking. De marge, tussen het lichte en het zware geval, loopt van een paar duizend euro tot bedragen die iedereen die mensen op het veld aanstuurt schrik aanjagen.

Het probleem was tot nu toe dat je dit nergens op een rij vond, vergelijkbaar, en vooral geverifieerd bij de bron. Je zoekt op Google en krijgt duizend pagina’s: een per wet, een per land, vaak verouderd, soms slecht vertaald. Voor wie teams door heel Europa stuurt is het een doolhof. Daarom hebben we gebouwd wat ontbrak, en we hebben het gratis gelaten.

Drie tools, een enkele vraag: wat heb ik echt nodig, daar waar ik werk

De eerste is de gids GPS op werknemers in de EU. Je kiest het land en krijgt het volledige dossier: wat je nodig hebt om in orde te zijn, met het onderscheid tussen wat verplicht is, wat van geval tot geval afhangt en wat niet nodig is; de procedure stap voor stap; bij wie je terecht moet, met de echte contactgegevens van de bevoegde autoriteit; het te downloaden informatiemodel; de maximale sanctie met een echte zaak erbij vermeld; en de primaire bronnen, zodat je het zelf kunt verifiëren. Negenendertig Europese landen, elk met de hand gecontroleerd, niet willekeurig gegenereerd. Als je een team naar Roemenië of Noorwegen stuurt, weet je in twee minuten wat je moet voorbereiden voordat je vertrekt.

De tweede is de boetecalculator. Je kiest het land, ziet de maximale boete die daadwerkelijk is opgelegd met de zaak waaruit die komt, vinkt de verplichtingen aan die je al op orde hebt, en de tool vertelt je aan hoeveel je blootstaat op basis van wat je mist. Geen verzonnen cijfers: de bedragen en de zaken komen uit de geverifieerde dossiers. Het is de snelste manier om te begrijpen of je risico loopt zonder het te merken.

De derde is de Index van het toezicht op werk in Europa: de ranglijst van de 39 landen naar hoe streng het normatieve kader is. We berekenen die op transparante wijze, door te tellen hoeveel verplichtingen rond monitoring in elk land verplicht zijn. Want het is een ding om de regels van een staat te kennen, en een ander om, voordat je een opdracht in het buitenland aanneemt, te begrijpen waar je je beter met meer voorzichtigheid kunt bewegen.

Geverifieerd, gratis, en mag geciteerd worden

Elk gegeven op deze pagina’s is door ons verzameld en geverifieerd bij de primaire bron. Het zijn vrije tools: je kunt ze raadplegen, gebruiken en citeren, je hoeft alleen de bron met een link te vermelden. We houden ze actueel, want de regels veranderen en een oude gids is erger dan geen gids.

Waarom we het hebben gedaan, eerlijk gezegd

GeoTapp registreert de positie alleen bij het inklokken, bij binnenkomst en bij vertrek, niet doorlopend gedurende de dag. Onze grondgedachte is het bewijs van het verrichte werk, niet het toezicht boven op de mensen. En een tool die je, land per land, uitlegt hoe je monitoring in orde brengt zonder te overdrijven, ligt precies in de geest van wie vindt dat controle een grens, een regel en een reden moet hebben.

Je vindt ze allemaal verzameld in de hub Bronnen, samen met de calculator voor het rendement op de investering en de enquête over het bewijs van het werk. Gratis, actueel, en gemaakt voor wie het werk op het veld echt organiseert.