Onderaanneming en aansprakelijkheid: wie verantwoordt de uren

Werken met onderaannemers voelt als een schoon contract. Je besteedt een stuk werk uit, een ander bedrijf voert het uit, jij krijgt een factuur. Wat er tussen die onderaannemer en zijn mensen gebeurt, lijkt jouw zaak niet. Maar in de bouw, de schoonmaak en de installatietechniek klopt dat gevoel maar half, en het deel dat niet klopt kan duur uitvallen. Want bij onderaanneming reikt de aansprakelijkheid verder dan de factuur.

De kern heet ketenaansprakelijkheid. Als hoofdaannemer of opdrachtgever kun je, wanneer een onderaannemer zijn mensen niet correct of niet volledig betaalt, mede aansprakelijk worden gesteld voor dat loon. De keten van bedrijven tussen jou en de werkende beschermt je niet zomaar: de verantwoordelijkheid loopt door de keten heen, jouw kant op. Een mooi contract met de onderaannemer verandert daar weinig aan.

En loon hangt aan uren. Om te beoordelen of iemand correct betaald is, moet je weten hoeveel uur die persoon heeft gewerkt. Bij je eigen mensen leg je dat vast, gewoonte is gewoonte. Bij de mensen van de onderaannemer is dat vaak een zwart gat: hun uren komen via de onderaannemer, via een briefje, via een schatting. En precies daar, in dat zwarte gat, ontstaat het risico.

Het probleem van onderaanneming is dat de keten langer is. Tussen de werkelijke werkdag van de onderaannemerskracht en jouw dossier zitten een extra bedrijf en een extra schakel. En in een langere keten verdwijnt informatie sneller: een uur hier, een pauze daar, een dag die net iets anders wordt onthouden. Als de claim ooit komt, is het jouw dossier dat telt, niet het briefje van de onderaannemer.

Niet wantrouwen, maar weten

Het is belangrijk dit goed te zien. De uren van onderaannemers willen kennen is geen wantrouwen richting die bedrijven. Het is gewoon weten waar je medeverantwoordelijk voor bent. Een serieuze onderaannemer heeft er zelf belang bij dat de uren helder zijn, want het beschermt ook hem. Het probleem is niet de onderaannemer, het probleem is een keten waarin niemand de werkelijke uren scherp heeft.

Iedereen op de locatie, in één systeem

De oplossing is eenvoudiger dan het regelgeving doet vermoeden. Behandel de mensen die op jouw locatie werken, wat de tijdregistratie betreft, hetzelfde, of ze nu bij jou in dienst zijn of bij een onderaannemer. Één manier van vastleggen, voor iedereen op de werkplek. Dan is de onderaannemerskracht geen blinde vlek meer, en kun je voor elk gewerkt uur laten zien wanneer en waar het is gemaakt.

---

Ketenaansprakelijkheid dragen voor uren die je alleen als schatting kent, is als tekenen voor de ontvangst van een pakket dat je nooit hebt opengemaakt. Je handtekening staat eronder. Wat erin zat, ontdek je pas als iemand je erop aanspreekt.

De documentatie die de hele locatie dekt

Wat je nodig hebt is een registratie die de hele bezetting op een locatie dekt, vast en ingehuurd gelijk, zonder extra werk voor wie dan ook. Dan wordt ketenaansprakelijkheid hanteerbaar: niet iets om bang voor te zijn, maar iets wat je met gegevens kunt onderbouwen.

Dat is wat GeoTapp doet. Met geofencing herkent het systeem dat iemand op de locatie aankomt en weer vertrekt, en wie wanneer en waar werkte staat vast, geolokaliseerd en niet stilletjes aan te passen, of het nu een eigen medewerker is of een kracht van de onderaannemer. Komt de keten ter sprake, dan onderbouw je jouw deel ervan met gegevens in plaats van met vertrouwen.

Onderaanneming verdwijnt niet, het is hoe deze sectoren werken. Maar de aansprakelijkheid loopt mee. De vraag: zou je voor de onderaannemers van vorige week kunnen laten zien wie wanneer en hoelang op je locatie werkte? Zo niet, begin dan hier: zo krijg je de hele locatie in één systeem.