GPS på anställda i EU: tre gratis verktyg för att hålla dig laglig, land för land

Du driver ett städföretag och skickar tre personer för att göra slutstädning av en byggarbetsplats i München. Du har ett installationsföretag och teamet ger sig av till Frankrike. Du har ett bevakningsbolag och dina vakter täcker ett evenemang i Spanien. I alla tre fallen vill du veta var de är, vilken tid de började och att jobbet blev gjort. Helt normalt. Och du tar för givet att reglerna för hur du får spåra dem är de du känner till hemifrån.

Det är de inte. Varje europeiskt land har sina egna regler för övervakning av anställda, och de gäller där arbetet utförs, inte där du har ditt säte. Ett svenskt företag med ett team i Tyskland följer de tyska reglerna. Det låter som en detalj för jurister, ända tills en invändning eller en bot dyker upp.

Samma Europa, olika regler

Alla utgår från GDPR. Men sedan lägger var och en till sitt eget nationella lager, och lagren skiljer sig en hel del. I Sverige finns en enda nationell tillsynsmyndighet, IMY (Integritetsskyddsmyndigheten, tidigare Datainspektionen); dessutom kräver MBL § 11 (medbestämmandelagen) att en arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal på eget initiativ förhandlar med facket innan en viktig förändring genomförs, till exempel innan ett övervaknings- eller GPS-system införs. Sedan kommer de nationella lager som skiljer sig: i Italien artikel 4 i arbetstagarstadgan; i Tyskland avtalet med företagsrådet innan systemet slås på; i Frankrike CNIL; i Spanien AEPD med artikel 90 i LOPDGDD.

Och sanktionerna är inte lika. I vissa länder är en överträdelse värd några tusen euro, i andra stiger beloppet snabbt. I Spanien fick ett bolag böter för att ha geolokaliserat sina anställda utan en grund och en adekvat information. Spannet, mellan det lindriga och det allvarliga fallet, går från några tusen euro upp till siffror som skrämmer vem som helst som har folk ute på fältet.

Problemet har, ända fram till idag, varit att du ingenstans hittade allt detta uppställt, jämförbart, och framför allt kontrollerat vid källan. Du söker på Google och får tusen sidor: en per lag, en per land, ofta inaktuella, ibland klumpigt översatta. För den som skickar team runt om i Europa är det en labyrint. Så vi byggde det som saknades, och vi lämnade det gratis.

Tre verktyg, en enda fråga: vad behövs egentligen, där jag jobbar

Det första är guiden GPS på anställda i EU. Du väljer land och får hela dossiern: vad som krävs för att vara laglig, med åtskillnaden mellan det som är obligatoriskt, det som beror på fallet och det som inte behövs; förfarandet steg för steg; vem du ska vända dig till, med de verkliga kontaktuppgifterna till den behöriga myndigheten; mallen för informationen att ladda ner; den högsta sanktionen med ett verkligt fall citerat; och primärkällorna, så att du kan kontrollera själv. Trettionio europeiska länder, vart och ett kontrollerat för hand, inte slumpmässigt genererat. Om du skickar ett team till Rumänien eller Norge vet du på två minuter vad du ska förbereda innan ni ger er av.

Det andra är sanktionskalkylatorn. Du väljer land, ser den högsta bot som faktiskt utdömts med fallet den kommer från, bockar av de skyldigheter du redan har i ordning, och verktyget talar om hur mycket du är exponerad utifrån dem som saknas. Inga påhittade siffror: beloppen och fallen kommer från de kontrollerade dossiererna. Det är det snabbaste sättet att förstå om du riskerar något utan att märka det.

Det tredje är Indexet över arbetsövervakning i Europa: rankningen av de 39 länderna efter hur strängt regelverket är. Vi beräknar det på ett transparent sätt, genom att räkna hur många skyldigheter kring övervakning som är obligatoriska i varje land. För en sak är att känna till ett lands regler, en annan är att förstå, innan du tackar ja till ett uppdrag utomlands, var det lönar sig att röra sig med större försiktighet.

Kontrollerat, gratis, och får citeras

Varje uppgift på dessa sidor har samlats in och kontrollerats av oss vid primärkällan. Det är fria verktyg: du får läsa dem, använda dem och citera dem, det räcker att du anger källan med en länk. Vi håller dem uppdaterade, för reglerna ändras och en gammal guide är värre än ingen guide alls.

Varför vi gjorde det, ärligt sagt

GeoTapp registrerar positionen bara vid stämplingen, vid in- och utpassering, inte löpande under dagen. Vår grundtanke är beviset på utfört arbete, inte övervakning klistrad på människorna. Och ett verktyg som förklarar för dig, land för land, hur du gör övervakningen laglig utan att överdriva är precis i andan hos den som tycker att kontrollen ska ha en gräns, en regel och ett skäl.

Du hittar dem alla samlade i hubben Resurser, tillsammans med kalkylatorn för avkastning på investeringen och enkäten om beviset på utfört arbete. Gratis, uppdaterade, och gjorda för den som verkligen organiserar arbetet ute på fältet.