En bra vecka löper ibland bara vidare. Jobbet drog ut, en kollega var sjuk, och innan du vet ordet av det har din bästa medarbetare lagt på en rejäl hög timmar utöver det vanliga. Ingen klagar, jobbet är gjort, kunden är nöjd. Men övertid är inget fritt rum. Arbetstidslagen sätter gränser för den, och de gränserna är konkreta tal.
Lagen tecknar en tydlig ram. Allmän övertid får tas ut med högst femtio timmar per kalendermånad och högst tvåhundra timmar per kalenderår. Det finns dessutom en gräns över en fyraveckorsperiod. Med kollektivavtal kan ramarna se annorlunda ut, men de försvinner inte. Övertid är tillåten, övertid utan gränser är det inte.
Det svåra med de här gränserna är att de inte verkar per dag, utan över tid. En lång dag är inget problem. En lång dag, följd av en till, följd av en vecka som också drar ut, så närmar man sig omärkligt en månads- eller årsgräns. Och omärkligt är nyckelordet, för i de flesta företag märker ingen det förrän det är för sent.
Här ligger den verkliga risken. En daglig gräns kan du hålla i huvudet. En månads- och årsgräns kan du inte hålla i huvudet. Det kräver en löpande räkning, att veta en onsdag hur många övertidstimmar en anställd redan lagt upp denna månad. Den som först ser det på lönebeskedet ser det en månad för sent, när överträdelsen redan är ett faktum.
Du skulle kunna tro att schemat höll reda på det. Men ett schema är en plan, och plan och verklighet löper sällan lika. Jobbet drog ut, någon hoppade in, ett pass flyttades. Schemat säger fyrtio timmar, verkligheten säger fyrtiosex. Och det är verkligheten som räknas mot övertidsgränserna, inte den goda avsikten från måndag morgon.
Dokumentation är ett skydd även för dig
Många tänker på timdokumentation som något som kan användas mot företaget. Det är lika mycket tvärtom. Kommer det en kontroll, eller en tvist om övertidsersättning, så är en precis tidsdata det som låter dig visa att gränserna hölls och att de timmar som lades på blev rätt ersatta. Utan den står påstående mot påstående, och påståendet från den slitna anställda väger tungt.
Att hålla övertidsgränserna utan att registrera timmarna löpande är som att hålla hastighetsgränsen i en bil utan hastighetsmätare. Det går kanske bra ett tag. Men du får aldrig veta det själv, du väntar på att någon annan mäter.
Summan som växer medan du ser på
Det du behöver är ingen övervakning, utan en översikt där månadssumman växer medan det jobbas. Ingen tidlista som fylls i ur minnet på fredagen, utan en registrering som är klar idet dagen är klar, så att du ser övertidssumman långt innan den närmar sig en gräns och kan styra i tid.
Det är det GeoTapp ger dig. En tryckning för att börja, en för att sluta, och arbetstiden står fast, geolokaliserad och utan att kunna ändras i tysthet. Timmarna utöver det normala summerar sig själva, person för person, månad för månad. Frågan hur mycket övertid är upplagd blir inte längre en gissning, utan ett blick på skärmen.
Så den ärliga frågan: vet du, just nu, vem av de anställda som är närmast sin övertidsgräns? Är svaret en magkänsla, se här hur övertidssumman hålls synlig.
Få artiklar som denna i din inkorg
Praktiska insikter om GPS-spårning, fältarbete och GDPR. Ingen spam, bara matnyttigt innehåll.
