Zehn Personen, drei Etagen eines Einkaufszentrums, Schicht von 22:00 bis 02:00 Uhr. Du hast das vier Wochen im Voraus organisiert und die Teilnahme am Vortag bestätigt. Alle waren einverstanden.
Um 22:30 Uhr ruft dein Teamleiter an: Es sind acht da. Zwei Personen fehlen, sie haben nicht auf die Nachrichten geantwortet. Die Geschäfte im Erdgeschoss brauchen alle zehn, um pünktlich fertig zu werden, sonst öffnet das Einkaufszentrum am Morgen mit unfertigen Böden. Du hast zwei Möglichkeiten, beide schlecht: jemanden außerhalb seiner Schicht zurückrufen und ihm einen Zuschlag zahlen oder eine unvollständige Arbeit abliefern.
Und die Frage, die dir nicht aus dem Kopf geht, ist einfach: Warum erfahre ich das erst jetzt, um 22:30 Uhr?
Die verspätete Erkenntnis ist das eigentliche Problem
Wenn du eine Schicht mit zehn Personen organisierst, hast du ein Zeitfenster von einigen Stunden zwischen dem Zeitpunkt, an dem die Abwesenheiten unvermeidbar werden, und dem Zeitpunkt, an dem du davon erfährst. In diesen Stunden könntest du, wenn du die Informationen hättest, handeln: Ersatzkräfte anrufen, den Kunden benachrichtigen, die Arbeit realistisch neu verteilen.
Das System zur Anwesenheitskontrolle in Reinigungsunternehmen ist fast immer reaktiv: Jemand ruft jemanden an, der wiederum jemanden anruft, und schließlich erreicht die Information dich, wenn es schon zu spät ist. Große Teams verstärken dieses Problem noch. Der Teamleiter, der zehn Reinigungskräfte betreut, hat zu Beginn der Schicht bereits alle Hände voll zu tun: die Ausrüstung überprüfen, Aufgaben verteilen, sich mit dem Sicherheitsdienst des Gebäudes abstimmen. Das Zählen der Mitarbeiter und das Melden von Abwesenheiten steht ganz unten auf seiner Liste.
Die Kosten, wenn man es nicht im Voraus weiß
Es sind nicht nur die Kosten für den in letzter Minute gerufenen Ersatz, der oft besser bezahlt wird. Es geht nicht nur um die Verzögerung bei der Fertigstellung der Arbeiten. Es geht darum, dass jedes Mal, wenn der Kunde eine Baustelle sieht, die nicht wie versprochen fertiggestellt ist – selbst wenn das nur einmal alle zwei Monate vorkommt –, sich eine Bewertung ansammelt. Er äußert sie nicht unbedingt sofort. Aber er behält sie im Hinterkopf. Und wenn es an der Zeit ist, den Vertrag zu verlängern, kommt diese Bewertung zum Vorschein.
Abwesenheiten sind in jeder Branche unvermeidlich. Der Unterschied liegt nicht darin, ob es sie gibt oder nicht, sondern darin, ob man sie im Voraus bewältigen kann oder erst entdeckt, wenn es zu spät ist.
