Dauerhaft aktives GPS bei Mitarbeitern: wo die Grenze liegt

Eine europäische Datenschutzbehörde hat sich einmal ein Speditionsunternehmen angesehen, das GPS in seine Fahrzeuge eingebaut und es einfach durchlaufen lassen hatte. Position, Geschwindigkeit, Kilometer, der Zustand des Fahrzeugs, pausenlos erfasst bei rund fünfzig Personen. Auch in der Mittagspause. Auch wenn die Arbeit stillstand. Das Bußgeld lag bei fünfzigtausend Euro, und es hatte nichts mit dem GPS an sich zu tun. Es ging darum, wie das Unternehmen es einsetzte. Diese Unterscheidung lohnt sich, denn viele redliche Betriebe tappen genau in diese Falle, fest überzeugt, alles richtig zu machen.

Ein Fahrzeug oder eine Person aus einem berechtigten Grund zu orten, Einsätze zu planen, eine Anwesenheit zu belegen, sich bei einer Beanstandung abzusichern, ist nach DSGVO nicht verboten. Was ein rechtmäßiges System ins Aus befördert, ist die Unverhältnismäßigkeit: weit mehr zu sammeln, als die Aufgabe braucht, die Ortung laufen zu lassen, wenn es keinen Arbeitsgrund gibt, jemanden zu orten, die Daten monatelang ohne Zweck zu speichern. Das Prinzip trägt einen nüchternen Namen, Datenminimierung, und sagt etwas ganz Einfaches. Nimm nur, was du brauchst, so lange du es brauchst, und kein Gramm mehr.

Der Standort einer Person, erfasst während sie ein Brötchen isst, dient keinem berechtigten betrieblichen Zweck. Er sagt nicht, ob sie gearbeitet hat, er schützt nicht in einer Auseinandersetzung, er organisiert nichts. Er liegt nur da, ein Datum ohne Grund erhoben, und genau dieses überzählige Datum kippt eine rechtmäßige Lösung in einen Verstoß. Die Datenschutzbehörden der Länder und das BDSG kommen immer wieder auf denselben Punkt zurück, und die Botschaft bleibt stabil: GPS standardmäßig den ganzen Tag aktiv ist der falsche Weg.

Der Unterschied zwischen Beweis und Beschattung

Stell es dir bildlich vor. Das eine ist eine Fotografie, aufgenommen in dem Moment, in dem du die Baustelle betrittst und verlässt: sie sagt, wo du in diesem Augenblick warst, sie erfüllt ihren Zweck, und damit endet sie. Das andere ist eine Kamera, die dir den ganzen Tag folgt, dich beim Essen filmt, beim privaten Telefonat, auf dem Heimweg. Das Erste ist ein Beweis. Das Zweite ist eine Beschattung. Auf der rechtlichen Ebene und auf der des gesunden Menschenverstands sind das zwei verschiedene Welten, und das Recht belohnt das Erste und ahndet das Zweite.

Das Problem ist, dass viele Systeme am Markt wie die Kamera gebaut sind, nicht wie die Fotografie. Sie sind darauf ausgelegt, so viel wie möglich abzusaugen, weil das den Anbietern passt, und überlassen es dem Betrieb, sich zu mäßigen. Nur fällt die Verantwortung, wenn die Beschwerde kommt, auf den, der die Daten erhoben hat, nicht auf den, der die Software verkauft hat. Du stehst am Ende für eine Funktion gerade, die du nie verlangt hast, standardmäßig aktiviert, weil “man weiß ja nie”.

Weniger sammeln ist sicherer, nicht weniger nützlich

Da gibt es einen Irrtum auszuräumen, nämlich die Vorstellung, weniger Daten zu sammeln bedeute weniger Kontrolle über die Arbeit. Tut es nicht. Um ein Team im Außendienst zu führen und dich wirklich abzusichern, musst du nicht wissen, wo jede Person in jeder Sekunde des Tages ist. Du musst wissen, wo die Schicht begonnen hat, wo sie geendet hat, um welche Uhrzeit, und einen Anwesenheitsbeleg haben, wenn die Arbeit zu belegen ist. Das ist alles. Diese Handvoll Daten deckt jeden echten Bedarf und hat den enormen Vorteil, dich nie in die Lage der Spedition aus der Beschwerde zu bringen.

Das Minimum zu sammeln macht zudem das Leben mit der Belegschaft leichter. Die Datenschutzinformation ist klarer, die Rechtsgrundlage einfacher zu vertreten, und das Gespräch mit dem Betriebsrat ist deutlich entspannter, weil du niemanden bittest, eine Beschattung hinzunehmen, sondern nur zwei Stempelzeiten zu erfassen. Menschen nehmen ein Werkzeug, das sie respektiert, viel bereitwilliger an, und du ersparst dir die Front aus Beanstandungen, die die laufende Ortung immer hinter sich herzieht.

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Gebaut, den Standort nur dann zu nehmen, wenn er zählt

GeoTapp ist dafür gebaut, auf der Seite der Fotografie zu stehen, nicht der Kamera. Der Standort wird nur in dem Augenblick erfasst, in dem jemand Beginn und Ende der Schicht stempelt, es gibt keine fortlaufende Ortung, es folgt niemand den Leuten durch die Pause oder nach der Arbeit. Ist eine Sitzung einmal geschlossen, lässt sie sich nicht mehr ändern. Das heißt, du hast den soliden Beleg, wo und wann gearbeitet wurde, und sammelst zugleich nicht einen einzigen jener Datenpunkte, die die Bußgelder auslösen. Fotos ausschließlich aus der Live-Kamera, unveränderliche Sitzungen, Geräteattestierung im Hintergrund.

Das Bußgeld von fünfzigtausend Euro für jenen Betrieb kam nicht, weil er GPS nutzte. Es kam, weil er das GPS aktiv ließ, als es keinen Grund dafür gab. Die ganze Sache steckt im Wie, und das Wie ist der Unterschied zwischen ruhig schlafen und auf die Beschwerde warten. Dein heutiges System, wenn du ehrlich hinschaust, sammelt es, was du wirklich brauchst, oder auch den ganzen Rest, sicherheitshalber?