Halbe Kolonne im Urlaub: wer hat im Sommer wirklich gearbeitet?

Es ist Montagmorgen im August, halb neun, und auf dem Hof stehen zwei statt fuenf Mann. Der Rest liegt irgendwo zwischen Nordsee und heimischem Garten, verdient, lange angekuendigt, im Kalender seit Wochen rot markiert. Das Problem ist nicht der Urlaub. Der Urlaub ist gut, den hat sich jeder ehrlich erarbeitet. Das Problem ist der Anruf, der genau jetzt kommt: beim Kunden ist eine Schicht unbesetzt, und irgendwer muss hin.

Also wird umgestellt. Der eine springt ein, obwohl es nicht seine Baustelle ist. Der andere bleibt in Rufbereitschaft, falls doch noch was reinkommt. Ein Dritter haengt zwei Stunden dran, damit die Luecke zugeht und der Kunde nichts merkt. Laeuft, halbwegs, so wie das im Sommer eben laeuft. Bis zum Monatsende, wenn die Stunden zusammengezaehlt werden und ploetzlich niemand mehr genau sagen kann, wer an welchem Tag wirklich wo war.

Denn in den Ferienwochen arbeitet die Kolonne nicht nach Plan, sie arbeitet nach Luecke. Heute deckt Kevin die Tour von Ahmed, morgen ist Kevin selbst weg und Ahmed wieder da, uebermorgen macht der Neue eine Schicht, die eigentlich beiden gehoert haette. Und eine Luecke merkt sich kein Mensch drei Wochen spaeter noch korrekt, schon gar nicht, wenn dazwischen die eigene Woche am Meer lag.

Wo im Sommer die Stunden zum Raetsel werden

Das Chaos entsteht nicht an einer Stelle, es sammelt sich aus lauter kleinen Verschiebungen. Ein Dienst wird getauscht und keiner schreibt es auf, weil es ja nur schnell zwischen Tuer und Angel abgemacht war. Eine Rufbereitschaft wird zum halben Einsatz, aber niemand ist sicher, ob das jetzt als Arbeitszeit zaehlt oder nicht. Ein Kollege bleibt zwei Stunden laenger, damit die Tour fertig wird, und diese zwei Stunden verschwinden irgendwo zwischen Feierabend und dem guten Willen, es morgen einzutragen. Am Ersten des Folgemonats liegt dann ein Stapel Zettel auf dem Tisch, halb ausgefuellt, mit Zahlen, die sich widersprechen.

Und jetzt kommt der Teil, den keiner mag: das Rekonstruieren. Wer hat am 12. gearbeitet, wer war da schon weg, wer hat die Schicht von wem uebernommen, und war das nun bezahlter Einsatz oder nur ein Gefallen unter Kollegen. Man ruft rum, man vergleicht Erinnerungen, man einigt sich am Ende auf eine Version, die ungefaehr passt. Ungefaehr ist im August das neue Genau. Das geht meistens gut, bis es einmal nicht gut geht, und dann steht am Monatsende keine Abrechnung, sondern eine Diskussion.

Wenn jemand fragt: war der Urlaub genommen oder nicht?

Der Sommer ist auch die Zeit, in der Urlaub gezaehlt wird, und Zaehlen fuehrt gern zu Streit. Gesetzlich stehen jedem Vollzeitbeschaeftigten nach dem Bundesurlaubsgesetz mindestens 24 Werktage im Jahr zu, das sind bei der ueblichen Fuenftagewoche 20 Tage, also volle vier Wochen. Wer wann welchen Teil davon genommen hat, klingt nach einer Nebensache, bis am Ende des Jahres jemand behauptet, ein paar Tage seien nie eingetragen worden.

Und hier wird es fuer den Betrieb ernst. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom Februar 2019, das der Rechtsprechung des Europaeischen Gerichtshofs in den Faellen Kreuziger und Max-Planck gefolgt ist, verfaellt Resturlaub am Jahresende naemlich nicht mehr automatisch. Er verfaellt nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig, klar und nachweisbar aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Diese Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit liegt beim Betrieb, nicht beim Beschaeftigten. Uebersetzt heisst das: Im Zweifel muss der Arbeitgeber belegen koennen, dass die Sache sauber gelaufen ist. Wer nichts belegen kann, zahlt im Streitfall.

Das ist der Punkt, an dem sich das ganze Sommerchaos ploetzlich rechnet oder eben nicht. Solange alles rund laeuft, fragt keiner nach Zetteln. In dem Moment, in dem eine Unstimmigkeit auftaucht, ob bei den Stunden oder beim Urlaub, zaehlt nicht mehr, wer sich am ueberzeugendsten erinnert, sondern wer es zeigen kann. Und die Erinnerung an einen Dienstplan von vor drei Wochen ist ein schlechter Zeuge.

Ein Register, das sich von allein fuehrt

Die Loesung ist im Kern unspektakulaer, und genau das ist ihre Staerke. Es braucht kein System, das den Urlaub genehmigt oder die Loehne rechnet, dafuer gibt es andere Werkzeuge und am Ende entscheiden das ohnehin Menschen. Es braucht eine Sache: ein sauberes, laufendes Verzeichnis davon, wer wann tatsaechlich gearbeitet hat und wer draussen war. Nicht aus dem Gedaechtnis rekonstruiert, sondern in dem Moment festgehalten, in dem die Schicht beginnt und endet. Ein Register, das sich selbst fuehrt, waehrend die Mannschaft rotiert, statt eines, das am Monatsende von Hand zusammengeklaubt wird.

Wenn jeder Einsatz mit einem einzigen Antippen beginnt und endet, geostempelt und mit Uhrzeit, dann entsteht dieses Verzeichnis ganz nebenbei. Der Kollege, der die fremde Schicht uebernimmt, taucht am richtigen Ort zur richtigen Zeit auf. Die zwei Extrastunden stehen drin, weil sie beim Ausstempeln automatisch mitlaufen. Und wer im Urlaub war, hat schlicht keinen Eintrag, was fuer sich schon eine Aussage ist. Am Ersten liegt dann kein Zettelstapel mehr auf dem Tisch, sondern eine Uebersicht, die man exportieren und weiterreichen kann, an die Lohnbuchhaltung, an den Steuerberater, im Ernstfall auch an einen, der einen Nachweis sehen will.

Genau dafuer ist GeoTapp entwickelt worden. Die App liefert das objektive Anwesenheitsregister fuer Teams, die draussen arbeiten, in Reinigung, Sicherheit, Bau, Montage oder Wartung: ein Tap zum Starten, ein Tap zum Beenden, mit Standort nur an diesen beiden Punkten und nicht dazwischen, weil das Ganze bewusst so gebaut ist, dass es die Arbeit belegt und nicht die Leute ueberwacht. Der Anwendung geht es um den einen Datenpunkt, der im Streit zaehlt: wer war wann im Einsatz. Ueber Urlaub und Loehne entscheidet weiterhin der Betrieb, das Werkzeug liefert nur den sauberen Beleg dazu.

Und so bleibt am Ende die eine Frage, die ueber einen entspannten oder einen unruhigen September entscheidet: Wenn im Januar jemand fragt, wer im August wirklich welche Schicht hatte, haben Sie dann eine Antwort oder nur eine Erinnerung? Wer es lieber schwarz auf weiss haette, kann den Test noch vor der naechsten Urlaubswoche starten und den ersten August-Montag gleich sauber erfassen.