Contractwisseling schoonmaak: wie neemt het personeel over?

De ochtend dat het contract van eigenaar wisselt

De nieuwe schoonmaakploeg staat om zes uur ‘s ochtends in de hal van een kantorencomplex, tussen de klapstoelen en de koffieautomaat, en niemand van het overnemende bedrijf weet eigenlijk zeker wie er tegenover hen staat. Twaalf mensen, sommigen al jaren op deze locatie, één met een sleutelbos die vertrouwder oogt dan zijn dienstverband op papier. De vorige aannemer heeft het contract verloren, de nieuwe heeft het gewonnen, en tussen die twee feiten in zit een woensdagochtend waarop iemand moet weten wie hier werkt, sinds wanneer, en hoeveel uur.

Dat weten ontbreekt vaker dan je zou denken. Niet omdat niemand het probeert bij te houden, maar omdat de administratie meestal bestaat uit een presentielijst in een kantoortje, of een Excel dat de vertrekkende planner op de valreep doorstuurt, met kolommen die niemand meer helemaal kan duiden en tabbladen die al drie keer zijn hernoemd. De overnemende partij erft mensen, zelden bewijs, en moet vervolgens binnen een paar dagen een loonadministratie inrichten op gegevens waar niemand voor durft te tekenen.

Aan de andere kant van diezelfde wisseling speelt vaak een ander verhaal: het bedrijf dat het contract kwijtraakt en de laatste weken moet verantwoorden. De opdrachtgever vraagt om een overzicht van de laatste maand, wie er stond, hoe laat begonnen en geëindigd is, en het enige dat er ligt is een agenda met potloodaantekeningen. Precies op het moment dat je het hardst moet kunnen bewijzen wat er is gebeurd, is het bewijs het zwakst.

Wat de wet zegt als het schoonmaakcontract wisselt

In de schoonmaakbranche is dit geen incident, het is een terugkerend patroon met eigen spelregels. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag, opgesteld door opdrachtgevers, schoonmaakbedrijven en vakbonden samen, bepaalt dat bij een contractwisseling de positie van het schoonmaakpersoneel voorop staat: de cao is leidend, er geldt een overgangstermijn van minimaal twee maanden na de definitieve gunning, en de betrokken medewerkers moeten tijdig en volledig geïnformeerd worden. Artikel 38 van de cao voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf regelt vervolgens de kern van de zaak: wie op een object werkt en aan bepaalde voorwaarden voldoet, krijgt van de overnemende partij een arbeidsovereenkomst aangeboden, met behoud van de opgebouwde anciënniteit.

Daarnaast, en dat is het stuk dat nog verder reikt, kan een contractwisseling in de schoonmaak juridisch ook een overgang van onderneming zijn in de zin van artikel 7:663 van het Burgerlijk Wetboek. Gaat het om een economische eenheid die haar identiteit behoudt, een groep medewerkers die duurzaam met dezelfde taak op dezelfde locatie is belast, dan gaan rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst van rechtswege over naar de nieuwe werkgever, ook zonder dat er ooit een contract tussen de twee schoonmaakbedrijven heeft bestaan. Zowel de Hoge Raad als het Hof van Justitie hebben dat in de rechtspraak over schoonmaakobjecten herhaaldelijk bevestigd, precies omdat het bij schoonmaakwerk zelden om machines of gebouwen gaat, maar bijna altijd om de mensen die het werk al jaren doen.

Voor de opdrachtgever verandert er in dat plaatje weinig: die tekent een nieuw contract en heeft er in de praktijk zelden weet van dat op de achtergrond een hele overname van personeel wordt afgewikkeld. Voor de twee schoonmaakbedrijven, en vooral voor de mensen die op de vloer staan, verandert er alles. Wie op maandag nog voor de ene werkgever de vloer dweilde, doet dinsdag precies hetzelfde werk voor een andere naam op de loonstrook, met dezelfde uren en in principe dezelfde rechten. Alleen staat of valt dat “in principe” met wat er zwart op wit, of tegenwoordig geo-gedateerd in een systeem, over die uren is vastgelegd.

Waarom uren en anciënniteit tellen, en waar het misgaat

Dat klinkt in theorie waterdicht, maar de wet regelt vooral wie moet overnemen, niet met welke gegevens dat moet gebeuren. En daar wringt het. Om te bepalen of iemand recht heeft op overname, met welke anciënniteit, tegen welk salaris en met hoeveel opgebouwde vrije dagen, heb je een geschiedenis van uren en aanwezigheid nodig die niet ter discussie staat. Bestaat die geschiedenis uit een stapel spreadsheets met wisselende kolomnamen per maand, of uit een presentielijst die in twee jaar tijd door drie verschillende leidinggevenden is bijgehouden, dan bestaat er geen geschiedenis. Dan bestaat er een gok.

En een gok wordt precies op het verkeerde moment een geschil. De overnemende partij wil niet meer overnemen dan strikt nodig is, en zal anciënniteit of contracturen aanvechten zodra het bewijs zwak oogt. De vertrekkende partij wil geen loon of vakantiedagen uitbetalen voor uren die niet hard te maken zijn. En de opdrachtgever, die eigenlijk alleen een schone hal en een soepele overgang wilde, staat er middenin met twee partijen die naar elkaar blijven wijzen.

De rol van bewezen aanwezigheid bij een contractwisseling

Bewezen presentie lost het wringen niet helemaal op, arbeidsrecht blijft arbeidsrecht, maar het haalt wel de discussie weg over de feiten zelf. Voor de vertrekkende aannemer betekent het een export van uren en locaties tot en met de laatste werkdag, moeilijk te betwisten omdat elke check-in geo-gedateerd is en achteraf niet meer aan te passen. Voor de overnemende partij betekent het een dossier per medewerker dat al klopt vanaf dag één, in plaats van een woensdagochtend vol giswerk over wie waar hoe lang heeft gestaan. En voor de opdrachtgever, die zelden geïnteresseerd is in de wet maar wel in continuïteit, betekent het dat de dienstverlening gewoon doorloopt zonder dat er een week lang gehaperd wordt.

Wat een schoon dossier in de praktijk vraagt

Het uitgangspunt is simpel, ook al wordt het in de praktijk zelden zo simpel toegepast: registreer uren en aanwezigheid per persoon en per locatie, geo-gedateerd op het moment zelf, exporteerbaar zodra iemand erom vraagt, zonder dat een leidinggevende er achteraf nog iets aan kan veranderen. GeoTapp doet precies dat: één tik bij aankomst, één tik bij vertrek, met locatie en tijdstip vastgelegd per medewerker en per locatie, klaar om te exporteren op de dag dat het contract van eigenaar wisselt. Het beheert geen arbeidsovereenkomsten en geen loonstroken, dat blijft het werk van de HR-afdeling of de payrollpartij, maar het levert wel de aanwezigheidsbasis waarop de rest zich kan baseren.

De volgende keer dat het contract op jouw locatie van eigenaar wisselt, ligt de vraag er al: kun je in vijf minuten laten zien wie er wanneer heeft gewerkt, of moet je eerst een stapel spreadsheets doorspitten en duimen dat de cijfers kloppen? Wie dat liever nu al op orde heeft, kan de proefperiode van GeoTapp starten en binnen een paar minuten zien hoe een presentieregister eruitziet dat nooit meer een geschil hoeft te worden.