Was Sie die Stempeluhr auf Vertrauen wirklich kostet

Machen wir die eine Rechnung, die niemand aufstellt, weil sie weh tut. Nehmen Sie ein Team von fünfzig Leuten, einen Stundensatz irgendwo bei dem, was eine Fachkraft kostet, und stellen Sie sich vor, jeder geht zehn Minuten früher, dehnt die Pause um eine Viertelstunde, rundet beim Eintragen der Stunden immer nach oben auf. Nichts Dramatisches, nichts Skandalöses, die üblichen Dinge eben, die auf jeder Baustelle passieren. Am Ende des Jahres wird aus diesem Nichts eine sechsstellige Zahl, irgendwas um die hundertfünfundvierzigtausend Euro, verpulvert in Stunden, die bezahlt und nie gearbeitet wurden. Auf einer einzigen Baustelle.

Das nennt sich Time Theft, Zeitdiebstahl, und es ist der unsichtbarste Kostenpunkt überhaupt, weil er keine Spur hinterlässt. Keine falsche Rechnung, kein fehlendes Material im Lager, kein Loch in der Kasse. Nur eine Lohnsumme, die jeden Monat ein bisschen praller ist als die Arbeit, die tatsächlich geleistet wurde, und Sie zahlen sie, ohne es zu merken. Die Schätzungen sagen, ein einzelner Mitarbeiter kann, wenn man alle Formen zusammenzählt, rund elftausend Euro im Jahr an bezahlter und nie zurückgegebener Zeit kosten. Multiplizieren Sie das mit der Zahl, die Sie auf der Lohnliste haben, und Sie verstehen, warum die Zahlen am Monatsende nie ganz so aufgehen, wie sie sollten.

Dann gibt es noch die dreiste Variante, die Karte, die der Kollege stempelt. Buddy Punching heißt das im Fachjargon. Einer kommt zu spät oder gar nicht, und der Kumpel stempelt für ihn. Etwa jeder Sechste, unter denen, die stempeln, gibt zu, es mindestens einmal getan zu haben. Jeder Sechste ist eine Menge, und das sind nur die, die es zugeben. In einem Team rechnet sich das schnell aus: Sie bezahlen Stunden von Leuten, die in dem Moment noch im Bett lagen, und das Schönste ist, Sie haben sogar den Stempel, der Ihnen sagt, sie waren anwesend.

Die Unterschriftenliste am Eingang verteidigt niemanden

Die meisten Firmen draußen vor Ort laufen immer noch mit der Unterschriftenliste, der WhatsApp-Nachricht, dem Anruf “bin da”. Werkzeuge mit einem riesigen Fehler: Sie vertrauen. Die Liste unterschreibt, wer will, zu der Uhrzeit, die ihm passt, und keiner steht daneben und schaut zu. Die Nachricht schicken Sie vom Sofa. Der Anruf sagt, wo Sie sind, nicht, wo Ihr Telefon ist. Das sind alles nur verschiedene Arten, dem Mitarbeiter dasselbe zu sagen, nämlich “ich glaube dir aufs Wort”, und in Betrieben ohne echte Zeiterfassung klettert der Anteil der Lohnsumme, der in nicht geleisteter Zeit versickert, auf Prozentwerte, die im Ganzen gesehen einem die Sprache verschlagen. Zwei bis acht Prozent der Lohnsumme, dort, wo nichts Echtes vorhanden ist.

Sie haben dem Kunden gesagt “wir arbeiten auf Vertrauen”, und es kam Ihnen wie ein schöner Satz vor. Nur läuft Vertrauen in beide Richtungen, und wenn Ihr Mann zwei Stunden mehr einträgt, als er gemacht hat, dann sind Sie es, der ihn auf Vertrauen bezahlt. Dasselbe Wort, zwei sehr verschiedene Geschäfte. Das Problem mit Vertrauen allein ist, dass es kein Steuerungsinstrument ist, es ist eine Hoffnung, und mit Hoffnung schließen Sie keinen Jahresabschluss.

Am härtesten trifft es den, der gut arbeitet

Hier ist der Teil, der allen immer entgeht. Wenn von Time Theft die Rede ist, denken alle an den Schlitzohr, an den, der stempelt und ins Cafe geht. Aber der echte Schaden, der, der die Kasse leert und das Team vergiftet, ist ein anderer. In einer Gruppe, in der alle wissen, dass man aufrunden, aufblasen, sich decken lassen kann, verliert am meisten der Anständige. Der, der pünktlich kommt, seine Stunden voll abarbeitet, den Kollegen nie bittet, für ihn zu stempeln. Er sieht die anderen denselben Lohn für weniger Arbeit kassieren, und eines von zwei Dingen passiert: Entweder sinkt er auf das Niveau der anderen, oder er geht. So oder so haben Sie Ihren Besten verloren.

Genau deshalb ist eine echte Zeiterfassung kein Akt des Misstrauens gegenüber dem Team, sondern das Gegenteil. Sie ist die Art, dem ehrlichen Mann zu sagen, dass gute Arbeit anerkannt wird und schlechte nicht, dass die Regeln für alle gleich gelten. Nehmen Sie den Spielraum weg, ungeschoren davonzukommen, und das Schlitzohr fügt sich entweder ein oder verabschiedet sich von selbst, und wer bleibt, arbeitet an einem Ort, an dem Einsatz wirklich etwas zählt. Die richtige Stempelung bestraft das Team nicht, sie räumt es auf.

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Eine Stempelung, die niemand verschenken kann

Die Lösung ist im Prinzip einfach: eine Stempelung, die an die Person und den Ort gebunden ist und die niemand für einen anderen machen kann. Wenn Stempeln bedeutet, dass Sie physisch dort sein müssen, wo gearbeitet wird, und die Position im exakten Moment der Stempelung erfasst wird, hören die gefälschte Liste und die Nachricht vom Sofa auf zu funktionieren. Nicht weil jemand kontrolliert, sondern weil der Nachweis sich von selbst bildet, vor Ort, im richtigen Moment. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss die Arbeitszeit ohnehin erfasst werden, und ein Datensatz, der nur zu Beginn und Ende der Schicht entsteht, allein zum Zweck der Anwesenheit, ist genau die verhältnismäßige Form, die die DSGVO erwartet, kein Tracker, der jemandem den ganzen Tag hinterherläuft.

GeoTapp macht genau das. Gestempelt wird Anfang und Ende direkt vom Einsatzort, mit der im Moment erfassten Position und einer Sitzung, die einmal geschlossen nicht mehr angefasst wird. Der Mitarbeiter drückt einen Knopf zum Starten und einen zum Beenden, nichts Kompliziertes, und was bleibt, ist ein sauberer Nachweis, wer da war, wo und wann. Die Kamera nimmt nur ein Live-Foto auf, mit Geräteattestierung dahinter, da gibt es nichts nachzustellen. Buddy Punching wird von da an zur unmöglichen Nummer: Um für einen Kollegen zu stempeln, müssten Sie an zwei Orten gleichzeitig sein.

Diese hundertfünfundvierzigtausend Euro im Jahr aus dem Beispiel sind kein Naturgesetz. Sie sind der Preis für das Stempeln auf Vertrauen, und zu diesem Preis entscheiden Sie, ob Sie ihn weiter zahlen. Wie viele Streitigkeiten, wie viele aufgeblähte Stunden, wie viele Freitagabende mit dem Zusammenrechnen der Zahlen würden Sie sich ersparen, mit einer Stempelung, die niemand verschenken kann?