Reprise du personnel : gérer le changement de prestataire

Le premier lundi, le nouveau responsable de site arrive avec un badge tout neuf et un dossier presque vide sous le bras. Devant lui, sept agents qu’il n’a jamais recrutés, qu’il n’a jamais formés, et dont il ne connaît ni les horaires réels ni l’ancienneté sur ce hall d’entrée qu’ils nettoient parfois depuis cinq ou six ans. L’un d’eux lui tend un carnet à spirale où les heures sont notées à la main, raturées, incomplètes sur les trois dernières semaines. Un autre affirme travailler ici « depuis toujours », ce qui, sur le papier de la société sortante, correspond à une date d’embauche vieille de quatre ans et deux mois de préavis jamais soldés.

Le même scénario se joue à l’envers chez l’entreprise qui perd le marché. Le client conteste les dernières semaines d’intervention, doute des heures facturées sur le site, et personne ne peut produire autre chose qu’un tableur rempli le vendredi soir, de mémoire, par un chef d’équipe déjà à moitié parti vers son prochain contrat. Deux situations, une même faille : au moment précis où la loi organise le passage d’une entreprise à l’autre, les données qui devraient accompagner ce passage n’existent nulle part sous une forme vérifiable.

Ce moment charnière touche autant le nettoyage que la sécurité privée, la restauration collective ou la maintenance technique, tous ces secteurs où les marchés changent de titulaire plus souvent que les équipes ne changent de visage. Et à chaque bascule, la question revient, identique : qui a réellement travaillé ici, combien d’heures, depuis quand.

Le code du travail transfère les contrats, pas les preuves

L’article L1224-1 du code du travail pose un principe simple : quand la situation juridique de l’employeur change (rachat, fusion, ou changement de prestataire dans les conditions prévues), les contrats de travail en cours se poursuivent avec le nouvel employeur, sans rupture ni nouvelle période d’essai. Le salarié garde sa qualification, son ancienneté, son temps de travail. Dans le nettoyage, ce principe est précisé par l’article 7 de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, l’ancienne Annexe 7 : un agent affecté sur un site depuis plus de six mois, dont le temps de travail sur ce site représente une part suffisante de son activité chez la société sortante, doit se voir proposer un contrat par l’entreprise entrante, aux mêmes conditions de qualification, d’ancienneté et de temps de travail.

Ce que le texte dit peu, en revanche, c’est comment prouver ces conditions le jour où elles sont contestées. La convention suppose une société sortante capable d’établir une liste nominative fiable : qui, depuis quand, combien d’heures, sur quel site précisément. En pratique, cette liste est souvent reconstituée a posteriori à partir de plannings prévisionnels, de feuilles d’émargement froissées ou du souvenir d’un responsable d’exploitation.

Là où le dossier de reprise se fissure

Tant que personne ne conteste rien, une estimation approximative suffit. Le jour où un salarié réclame une ancienneté supérieure à celle reconnue, où l’entreprise entrante hésite à transférer faute de preuve du seuil des six mois, ou où le client retient une facture en doutant des heures réellement effectuées, le flou se transforme en litige, parfois devant le conseil de prud’hommes. Et dans ce genre de dossier, celui qui n’a que des souvenirs à opposer part déjà perdant.

Trois parties, une même exigence

La société sortante doit prouver qu’elle a exécuté sa prestation jusqu’au dernier jour, avec les bonnes personnes aux bonnes heures, pour ne pas voir sa facture finale contestée ni sa responsabilité engagée sur un transfert mal documenté. L’entreprise entrante, elle, hérite d’un personnel qu’elle n’a pas recruté et qu’elle doit intégrer sans reconstituer l’historique à tâtons : ancienneté, temps de travail effectif, affectation par site sont des données qu’elle reprend, pas qu’elle invente. Le client, enfin, veut la garantie que la continuité du service n’a pas de trou, que le site a été couvert sans interruption pendant la semaine où deux logos se croisent sur le même badge d’accès.

La présence prouvée, le chaînon qui manque

C’est là que la donnée change la nature du problème. Un registre qui horodate et géolocalise chaque prise et fin de poste, par personne et par site, produit exactement ce que la convention présuppose sans jamais le fournir : un historique consultable, exportable, impossible à retoucher après coup. Pour la société sortante, c’est la preuve qu’elle a assuré sa prestation jusqu’à la dernière minute du dernier jour, opposable si le client chipote sur la facture finale. Pour l’entreprise entrante, c’est un dossier propre à reprendre : ancienneté, temps de travail, affectation par site, sans coup de fil anxieux à l’ancien employeur ni pari sur la bonne foi d’un carnet à spirale. Pour le client, c’est la certitude que la transition s’est faite agent par agent, sans zone d’ombre.

GeoTapp a été mis au point dans cet esprit : un tap pour commencer le poste, un tap pour le finir, une géolocalisation qui horodate l’un et l’autre sans jamais suivre en continu ce que fait chaque agent entre les deux. L’application ne gère ni les contrats ni la paie, et ne remplace pas le juriste qui négocie la reprise. Elle donne la brique qui manque le plus souvent au moment du changement de prestataire : un registre de présences par personne et par site, exportable en quelques clics, sur lequel la société sortante comme l’entrante peuvent s’appuyer sans se disputer sur qui se souvient de quoi.

La prochaine fois qu’un marché de nettoyage, de sécurité ou de maintenance changera de titulaire sur l’un de tes sites, quelles données comptes-tu vraiment pouvoir montrer dès le premier jour ? Tu peux commencer à horodater les présences de tes équipes avant que le prochain appel d’offres ne tombe, en ouvrant l’essai gratuit de GeoTapp.