Es gibt einen Anruf, den jeder Generalunternehmer kennt, und er kommt nie zu einem guten Zeitpunkt. Am anderen Ende ist der Auftraggeber, sagt, der Einsatz der vergangenen Woche tauche nicht auf, der Bericht stimme nicht, man wolle das verstehen. Diese Arbeit haben Sie nicht selbst ausgeführt: Sie hatten einen Teil als Subunternehmerleistung vergeben, wie Sie es mit einem Teil der Aufträge jeden Monat tun. Aber diese Unterscheidung, die Ihnen entscheidend erscheint, interessiert den Auftraggeber wenig. Er hat einen Vertrag unterschrieben, und er hat ihn mit Ihnen unterschrieben.
Die Vergabe an Subunternehmer ist im Reinigungs- und Servicegewerbe überall zu Hause. Der Generalunternehmer gewinnt den Auftrag und gibt einen Teil an Drittfirmen weiter, weil es wirtschaftlich ist, weil es flexibel ist, weil es oft gar nicht anders ginge. Was man weniger sieht, jedenfalls bis es passiert, ist, wo die Verantwortung liegen bleibt, wenn ein Glied der Kette nicht hält. Und sie bleibt nicht dort liegen, wo es gerecht wäre, sondern dort, wo der Vertrag es vorsieht: Sie steigt zurück bis zu dem, der den Hauptauftrag unterschrieben hat, unabhängig davon, wer den Wischmopp oder den Schraubenschlüssel tatsächlich in der Hand hatte.
Die Dokumentation ist das schwache Glied, und kaum jemand bewacht es
In den meisten Vergabeketten ist die Dokumentation genau die Stelle, an der die Kette dünn wird. Der Generalunternehmer führt über die eigene Arbeit eine recht sorgfältige Aufzeichnung, weil er weiß, dass er dafür geradesteht, aber über den an Dritte vergebenen Teil ist seine Sicht, vorsichtig gesagt, mittelbar. Der Subunternehmer erstellt seine eigene Dokumentation, oft informell, oft am Abend in Eile ausgefüllt, und reicht sie an den Generalunternehmer weiter, der sie ablegt, ohne genauer hinzusehen. Es funktioniert, in dem Sinne, dass es funktioniert, bis jemand genauer hinsieht.
Dann kommt eine Beanstandung, und jemand sieht genauer hin. Die Unterschriftenliste ist nicht unterschrieben. Die Zeiten passen nicht zueinander. Der Standort des Mitarbeiters ist überhaupt nicht überprüfbar. Der Generalunternehmer, der diese Arbeit nie berührt hat, muss für Nachweise geradestehen, die er nicht erstellt und nie kontrolliert hat. Wer mit Handelsstreitigkeiten im Servicegewerbe zu tun hat, sieht es sich mit fast ermüdender Regelmäßigkeit wiederholen: Wenn die Dokumentation des Subunternehmers nicht hält, zahlt die Rechnung das Unternehmen, das den Vertrag unterschrieben hat, auch wenn es den eigenen Teil tadellos erledigt hatte.
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“Das ist nicht meine Schuld” ist keine Verteidigung
Über die Form dieser Sache sollte man sich klar sein, denn sie überrascht die Leute. Wie die Absprache hinter den Kulissen auch aussieht, der Generalunternehmer steht dem Auftraggeber für die gesamte Leistung gerade, den weitervergebenen Teil eingeschlossen. Der Auftraggeber hat einen Vertrag mit Ihnen, nicht mit Ihrem Subunternehmer, also bittet er Sie um Rechenschaft über die Leistung, und zwar über die ganze. Der Satz “das ist nicht meine Schuld, das ist die Schuld meines Subunternehmers” hat ungefähr das prozessuale Gewicht eines Achselzuckens. Der Auftraggeber hört ihn sich vielleicht an, nickt vielleicht höflich, und legt die Rechnung dann doch dem vor, der unterschrieben hat.
Und ohne Vertragsklauseln, die die Dokumentationspflicht verbindlich und vor allem überprüfbar an den Subunternehmer weitergeben, bleibt der Generalunternehmer ohne eine Verteidigung, die den Namen verdient. Das ist kein Detail, das man später ordnet. Es ist das strukturelle Risiko, das unter jedem weitervergebenen Auftrag liegt.
Die Kette bewachen, statt zu hoffen, dass sie hält
Der einzige Schutz, der wirklich funktioniert, ist keine Erklärung und keine weitere Unterschriftenliste, er ist strukturell. Die Unternehmen, die die Vergabe an Subunternehmer ohne schlaflose Nächte handhaben, haben einen Grundsatz übernommen, der so einfach wie radikal ist: Die Dokumentation des Einsatzes muss aus demselben System für jeden Mitarbeiter entstehen, für die eigenen und die der Drittfirmen gleichermaßen, unabhängig davon, wer sie beschäftigt. Der Subunternehmer schickt keinen Bericht mehr. Er nutzt dasselbe Werkzeug, das automatisch Protokolle nach demselben Maßstab der Überprüfbarkeit erzeugt, für den Generalunternehmer in Echtzeit sichtbar.
Der Vorteil läuft in beide Richtungen, und er trägt sich selbst. Der Generalunternehmer hat endlich die Nachweise für den gesamten Auftrag, auch für die Teile, die er nicht ausgeführt hat, und kann einer Beanstandung mit Daten statt mit gutem Willen begegnen. Und der Subunternehmer dokumentiert sorgfältiger, weil er weiß, dass seine Daten gesehen werden, während er sie erzeugt, und nicht in einem Ordner geparkt, den niemand öffnet bis zum Tag des Problems. Es ist erstaunlich, wie sehr sich die Genauigkeit der Menschen verbessert, sobald sie wissen, dass sie gesehen werden.
Mussten Sie schon einmal die Rechnung für eine Beanstandung über Arbeit zahlen, die Sie an einen Subunternehmer vergeben hatten? Erzählen Sie es in den Kommentaren unten: Es ist eine Lage, weit häufiger, als wer sie durchlebt zuzugeben bereit ist. Und wenn Sie Aufträge mit Subunternehmern führen und die überprüfbare Dokumentation auch auf Mitarbeiter von Drittfirmen ausdehnen wollen, werfen Sie einen Blick darauf, wie GeoTapp funktioniert. Verantwortung lässt sich nicht delegieren. Sie lässt sich nur bewachen, mit Nachweisen.
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