GPS-Zeiterfassung: den Datenschutzhinweis richtig aufsetzen

Sie haben eine Handvoll Leute, die morgens direkt zur Baustelle fahren, zum Objekt, zum Kunden, und abends von dort wieder nach Hause. Am Monatsende sitzen Sie über den Stundenzetteln und rechnen zusammen, was hoffentlich stimmt, und meistens stimmt es eben nicht ganz. Also fassen Sie einen Entschluss: ab jetzt wird per GPS gestempelt, ein Tipp beim Anfangen, ein Tipp beim Aufhören, Uhrzeit und Ort schwarz auf weiß. Und genau in dem Moment kommt der Gedanke, der alles einfriert. Darf ich das überhaupt? Was muss ich die Leute unterschreiben lassen, damit mir das später nicht um die Ohren fliegt?

Wer an diesem Punkt anfängt zu googeln, findet innerhalb von zehn Minuten drei Foren, die sagen “völlig verboten”, zwei Kanzlei-Seiten, die “kommt darauf an” sagen, und irgendwo ein Urteil über Firmenwagen, das so klingt, als könnte es teuer werden. Am Ende dieser Recherche wissen Sie weniger als vorher, dafür haben Sie jetzt Respekt vor dem Betriebsrat, vor der Abmahnung und vor einem Datenschutzhinweis, den Sie noch nie gesehen haben.

Die gute Nachricht vorweg, und sie ist einfacher als der ganze Foren-Nebel vermuten lässt: Das Gesetz verbietet Ihnen die GPS-Stempelung nicht. Es sagt Ihnen, wie Sie sie sauber aufsetzen. Standort beim Einstempeln zu erfassen, wenn jemand im Außendienst arbeitet, ist ein legitimes Interesse, es geht ja um den Nachweis geleisteter Arbeit, nicht um das Beschatten von Menschen. Sie müssen nur ein paar Dinge in der richtigen Reihenfolge tun, und die stehen weiter unten Punkt für Punkt.

Was Sie wirklich brauchen, der Reihe nach

Fangen wir bei der Rechtsgrundlage an, denn ohne die ist der Rest Makulatur. Für Beschäftigtendaten gilt in Deutschland Paragraf 26 des Bundesdatenschutzgesetzes: Sie dürfen Daten Ihrer Leute verarbeiten, soweit das für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Arbeitszeit zu dokumentieren gehört dazu, und wenn jemand nicht im Büro, sondern verteilt im Feld arbeitet, gehört der Ort des Stempelns zur ehrlichen Dokumentation dieser Zeit. Wichtig ist das Wort “erforderlich”: Es trägt das Erfassen von Uhrzeit und Standort im Moment des Stempelns, es trägt keine Dauerbeobachtung.

Der Datenschutzhinweis nach Artikel 13 DSGVO

Der zweite Schritt ist der, vor dem die meisten zurückschrecken, dabei ist er der einfachste: die Information. Artikel 13 der DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Leute vorher und in klarer Sprache aufklären, bevor das System scharf geschaltet wird. Kein Juristendeutsch, kein Roman, sondern ein Blatt, das ehrlich sagt, was Sache ist. Welche Daten erfasst werden, und hier lautet die richtige Antwort: nur Uhrzeit und Ort im Moment des Stempelns, sonst nichts. Wozu, nämlich zum Nachweis der geleisteten Arbeitszeit und zur korrekten Abrechnung. Auf welcher Rechtsgrundlage. Wie lange die Daten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Und wer sie zu sehen bekommt. Wer das offen hinlegt, nimmt der ganzen Sache die Angst, und zwar auf beiden Seiten des Tisches.

Verhältnismäßigkeit: der Stempel, nicht die Verfolgung

Hier entscheidet sich, ob Ihr System sauber ist oder kippt. Die Datenschutzbehörden und die Gerichte ziehen eine klare Linie: Der Standort darf im Moment des Stempelns erfasst werden, die durchgehende Ortung während der ganzen Schicht ist unzulässig. Das ist keine Formalie, das ist der Kern. Sie wollen wissen, dass Frau Berger um 7:12 Uhr am Objekt in der Hauptstraße angefangen und um 15:40 Uhr aufgehört hat. Sie wollen nicht wissen, wo sie um 11:30 Uhr in der Pause einen Kaffee holt. Sobald Standortdaten, die für die Zeiterfassung gesammelt wurden, später zum Kontrollieren von Pausen oder Fahrverhalten benutzt werden, ist das eine Zweckänderung, die alles kippen kann. Halten Sie das System bei dem, wofür es gedacht ist, dann bleibt es auf der sicheren Seite.

Die Betriebsvereinbarung, wo ein Betriebsrat da ist

Wenn es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt, kommen Sie an ihm nicht vorbei, und das ist auch kein Hindernis, sondern ein Schutz für Sie. Nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Entscheidend ist dabei die objektive Eignung, nicht Ihre Absicht: Ein System, das Standorte erfasst, fällt darunter, ganz gleich wie friedlich Sie es meinen. Das Werkzeug dafür heißt Betriebsvereinbarung. Darin halten Sie fest, wozu erfasst wird, welche Daten, wie lange gespeichert, wer Zugriff hat, und dass es keine Echtzeitverfolgung gibt. Ohne die Zustimmung des Betriebsrats dürfen Sie so ein System nicht scharf schalten. Gibt es keinen Betriebsrat, entfällt dieser Schritt, aber Rechtsgrundlage, Information und Verhältnismäßigkeit bleiben Pflicht.

Warum die Information auch für den Nachweis zählt

Jetzt kommt der Teil, den die meisten Ratgeber vergessen, und der eigentlich der wichtigste für Sie ist. Der Datenschutzhinweis ist kein lästiges Blatt, das Sie einmal unterschreiben lassen und dann in den Ordner heften. Er ist das, was Ihre Stempeldaten überhaupt erst brauchbar macht, wenn es hart auf hart kommt. Denken Sie an den Tag, an dem ein Mitarbeiter Überstunden einklagt, die er nie gemacht hat, oder ein Kunde behauptet, Ihr Team sei gar nicht vor Ort gewesen. In dem Moment sind Ihre Stempel mit Ort und Zeit Gold wert, aber nur, wenn sie sauber erhoben wurden.

Ein Standortdatum, das ohne ordentliche Information und ohne Rechtsgrundlage eingesammelt wurde, ist angreifbar. Es kann im Streit auf dem Tisch landen und wieder heruntergefegt werden, weil es rechtswidrig entstanden ist. Ein Datum dagegen, das auf einer klaren Grundlage steht, über das die Leute vorher informiert wurden und das im Rahmen bleibt, hält der Auseinandersetzung stand. So gesehen ist der ganze Aufwand mit Information und Verhältnismäßigkeit keine Bürokratie gegen Sie, sondern Ihre eigene Absicherung. Sauber erhoben heißt belastbar. Schlampig erhoben heißt wertlos, genau dann, wenn Sie den Nachweis am dringendsten brauchen.

Wie GeoTapp in diesen Rahmen passt

All das klingt nach viel, ist es aber nur, solange Sie sich das Werkzeug dazu selbst zusammenbasteln müssten. Genau an dieser Stelle setzt GeoTapp an. Die Anwendung wurde von Anfang an so entwickelt, dass sie in diesen Rahmen hineinpasst, statt ihn zu dehnen. Sie erfasst den Standort im Moment des Stempelns, einen Tipp beim Anfangen und einen beim Aufhören, und danach ist Ruhe. Keine Spur, die der Person den ganzen Tag hinterherläuft, keine heimliche Dauerortung, sondern der eine Punkt, der zur ehrlichen Dokumentation der Arbeitszeit gehört. Die Daten liegen in der EU, und der Zweck bleibt der, den Sie in Ihrem Datenschutzhinweis nennen.

Was Ihnen das Werkzeug nicht abnimmt, ist der Datenschutzhinweis selbst und, wo nötig, die Betriebsvereinbarung, denn das sind Ihre Dokumente für Ihren Betrieb. Was es Ihnen abnimmt, ist die technische Seite der Verhältnismäßigkeit: Sie müssen nicht darauf achten, dass die App nicht heimlich mitschneidet, weil sie es schlicht nicht tut. Der Stempel erfasst das Ereignis, nicht die Person. Damit haben Sie die Grundlage, auf die Ihr Papier dann sauber aufsetzt.

Wo Sie anfangen

Der Chef, der ganz oben ratlos über den Stundenzetteln saß, braucht am Ende gar nicht die große Rechtsberatung, um loszulegen. Er braucht eine Rechtsgrundlage, die Paragraf 26 BDSG ihm gibt, einen ehrlichen Datenschutzhinweis nach Artikel 13, ein System, das nur das Nötige erfasst, und, wenn ein Betriebsrat da ist, dessen Zustimmung per Betriebsvereinbarung. In dieser Reihenfolge, ohne Panik. Am schnellsten bekommen Sie ein Gefühl dafür, wenn Sie den sauberen Weg einfach einmal in der Hand halten und die GPS-Stempelung ausprobieren, bevor Sie das Papier drumherum bauen: GeoTapp kostenlos testen.