Ausschreibungen 2026: Wie lassen sich die Arbeitskosten begründen?

Du hast das Angebot für diesen Reinigungsauftrag mit der gewohnten Sorgfalt eingereicht. Runde Zahlen, eine faire Marge, ein wettbewerbsfähiger Preis. Dann kommt die Aufforderung des öffentlichen Auftraggebers: Weisen Sie nach, dass die angegebenen Arbeitskosten tatsächlich die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlichen Stunden abdecken. Und da, vor dem Blatt Papier, stellen Sie fest, dass Sie die Stunden geschätzt, nicht gemessen haben. Sie haben einen Preis, aber keinen Nachweis dafür, wie Sie darauf gekommen sind.

Das ist die Falle, die die Ausschreibungen von 2026 noch enger machen. Mit dem Direktorialdekret des Arbeitsministeriums Nr. 25 vom 30. März 2026 wurden die Tabellen der durchschnittlichen Arbeitskosten pro Stunde für Reinigungs- und Multiservice-Unternehmen aktualisiert. Diese Tabellen berücksichtigen die Verlängerung des Multiservizi-Vertrags und werden zum Maßstab, anhand dessen der öffentliche Auftraggeber prüft, ob dein Angebot tragfähig ist oder ob es sich um ein ungewöhnliches Angebot handelt, das unter den tatsächlichen Arbeitskosten liegt.

Das heißt: Der Preis eines Auftrags ist nicht mehr nur eine Frage dessen, wie viel du verdienen willst. Es geht darum, wie viele Stunden tatsächlich benötigt werden, multipliziert mit einem Stundensatz, der nun in einem Erlass festgelegt ist. Wenn Ihre Stunden eine Schätzung sind, ist Ihr Preis eine Schätzung, und eine Schätzung hält bei der Angemessenheitsprüfung nicht stand.

Genau das ist der heikle Punkt. Die ministeriellen Tabellen geben an, wie viel eine Arbeitsstunde kostet. Sie sagen dir nicht, wie viele Stunden deine Baustelle benötigt. Diese Zahl kennst nur du, und du kennst sie nur dann genau, wenn du sie vor Ort gemessen hast – nicht, wenn du sie aus dem Gedächtnis rekonstruiert hast, indem du auf den Kalender geschaut und geraten hast.

Der Kostenvoranschlag, der aus einer Erinnerung entsteht

In den meisten Reinigungsunternehmen entsteht der Kostenvoranschlag für eine Ausschreibung so: Man schaut sich eine ähnliche Baustelle an, schätzt grob die Stunden, die das Team dort verbringen wird, fügt eine Sicherheitsmarge hinzu und fertig. Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Aber bei einer ernsthaften Ausschreibung wird nachgehakt, und diese nach Gefühl festgelegte Sicherheitsmarge kann zu zwei unangenehmen Ergebnissen führen: einem zu hohen Preis, der dazu führt, dass man den Auftrag verliert, oder einem zu niedrigen Preis, der dazu führt, dass man ihn mit Verlust gewinnt.

Genaue Arbeitsstunden sind eine Waffe bei Ausschreibungen

Drehen wir den Spieß um. Wenn du genau wüsstest, wie viele Stunden dein Team tatsächlich auf einer solchen Baustelle verbringt, wäre der Kostenvoranschlag keine Wette mehr. Er würde zu einer Berechnung werden. Und wenn der Auftraggeber dich auffordert, die Arbeitskosten zu begründen, antwortest du nicht mit einer beruhigenden Floskel, sondern mit einer Aufstellung der tatsächlichen, geolokalisierten Arbeitsstunden, Baustelle für Baustelle. Das ist der Unterschied zwischen der Aussage „Ich glaube, das reicht“ und dem Nachweis, dass es tatsächlich reicht.

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Mit geschätzten Stunden in die Ausschreibung zu gehen, während der Stundensatz per Verordnung festgelegt ist, ist wie auf ein Spiel zu wetten, wenn man nur die Hälfte des Ergebnisses kennt. Man kann zwar raten. Aber wer das vollständige Ergebnis kennt, wettet in der Regel nicht.

Messen statt schätzen

Was man braucht, ist kein kompliziertes System, sondern ein zuverlässiges: eine Möglichkeit, zu wissen, wie viele Stunden das Team auf jeder Baustelle gearbeitet hat, ohne dass jemand dies am Monatsende nachrechnen muss. Die Stunden müssen der richtigen Baustelle zugeordnet werden, sobald die Arbeit ausgeführt wird, damit der Verlauf von selbst wächst und die Zahlen bereits vorliegen, wenn die nächste Ausschreibung kommt.

Genau das macht GeoTapp. Mit Geofencing erkennt das System, dass das Team auf der Baustelle angekommen ist und sie wieder verlassen hat, und ordnet die Stunden dem richtigen Ort zu. Ein Fingertipp zum Starten, ein Fingertipp zum Beenden. Keine Zettel, keine Berechnungen aus dem Kopf. Wenn du die Arbeitskosten in einer Ausschreibung begründen musst, hast du einen Verlauf der tatsächlichen Arbeitsstunden vorzuweisen, kein Versprechen.

Die Tabellen des Dekrets 25 sind eine Konstante, die sich nicht ändert. Was du ändern kannst, ist, worauf dein Kostenvoranschlag basiert. Also, vor der nächsten Ausschreibung: Hast du die Stunden, die du als Grundlage für dein Angebot nennst, gemessen oder dir ausgedacht? Wenn du gezögert hast, schau dir an, wie du die Stundenaufzeichnungen pro Baustelle führen kannst.