Zeiterfassung und Datenschutz: was mit den Stundendaten geschehen darf

Sobald ein Betrieb anfängt, Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen, kommt zu Recht eine Frage auf: Was darf ich mit diesen Daten eigentlich machen? Es ist keine lästige Nebenfrage, es ist die Frage, die darüber entscheidet, ob Ihre Zeiterfassung ein sauberes Werkzeug ist oder ein Datenschutzproblem mit Anlauf. Denn Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, und damit sind sie ein Fall für die DSGVO.

Das klingt erst einmal nach einer Hürde, ist aber vor allem eine Klarstellung. Wer wann gearbeitet hat, wann Pause war, von welchem Ort aus gestartet wurde: All das sagt etwas über eine konkrete Person aus. Deshalb gelten dieselben Grundsätze wie für jede andere personenbezogene Verarbeitung, ergänzt um den Beschäftigtendatenschutz nach Paragraf 26 des Bundesdatenschutzgesetzes. Es geht nicht darum, ob Sie erfassen dürfen, das müssen Sie ohnehin. Es geht darum, wie.

Der erste Grundsatz heißt Zweckbindung. Sie erheben Arbeitszeitdaten, um die Arbeitszeit zu dokumentieren, die Löhne korrekt abzurechnen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Für diese Zwecke dürfen Sie die Daten nutzen, und für keine anderen. Die Stundendaten sind kein allgemeines Beobachtungsinstrument, mit dem man nebenbei prüft, wer wie fleißig ist.

Der zweite Grundsatz ist die Datenminimierung. Erhoben wird nur, was für den Zweck wirklich nötig ist. Beginn, Ende, Dauer, Pausen, gegebenenfalls der Arbeitsort: ja. Ein lückenloses Bewegungsprofil des Tages: nein, denn das braucht die Lohnabrechnung nicht. Jeder Datensatz, den Sie ohne Zweck anhäufen, ist im Ernstfall ein Datensatz, den Sie rechtfertigen müssen.

Wie lange, und wer darf hinsehen

Dann die Speicherdauer. Arbeitszeitnachweise unterliegen Aufbewahrungspflichten, je nach Zusammenhang einige Jahre. Aber Aufbewahrungspflicht heißt nicht für immer: Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht. Und der Zugriff gehört begrenzt. Nicht jeder im Betrieb muss die Stundendaten aller einsehen können. Wer Zugriff hat, sollte einen Grund dafür haben, und das gehört geregelt, nicht dem Zufall überlassen.

Transparenz statt heimlicher Kontrolle

Der vielleicht wichtigste Punkt ist die Transparenz. Eine heimliche Auswertung der Arbeitszeitdaten, um einzelne Mitarbeiter zu überwachen, ist nicht erlaubt, und sie ist auch unklug. Die Beschäftigten müssen wissen, was erfasst wird und wozu. Eine Zeiterfassung, von der die Belegschaft genau weiß, wie sie funktioniert, schafft Vertrauen. Eine, die im Verborgenen ausgewertet wird, schafft einen Konflikt und im Zweifel ein Bußgeld.

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Arbeitszeitdaten in einer offenen Excel-Tabelle auf einem geteilten Laufwerk zu sammeln, ist ungefähr so datenschutzfreundlich, wie die Personalakten im Pausenraum auszulegen. Praktisch greifbar, das schon. Aber griffbereit für genau die Falschen.

Datenschutz als Eigenschaft des Werkzeugs

Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Grundsätze nicht jeden Tag aufs Neue von Hand bewachen müssen. Sie können sie einmal entscheiden, bei der Wahl des Werkzeugs. Ein dafür gebautes System speichert verschlüsselt, begrenzt den Zugriff von sich aus, kennt Löschfristen und erhebt nur, was der Zweck verlangt. Eine Tabellendatei bringt von all dem nichts mit, außer dem Problem.

Genau so ist GeoTapp angelegt. Ein Tipp zum Starten, ein Tipp zum Beenden, und Beginn, Ende und Dauer stehen fest, geolokalisiert und unveränderbar protokolliert, aber eben auch zweckgebunden, zugriffsbeschränkt und nicht als heimliches Bewegungsprofil. Der Datenschutz ist keine Reparatur, die Sie hinterher anbauen, er liegt in der Art, wie das Werkzeug arbeitet.

Die ehrliche Frage zum Schluss: Wer in Ihrem Betrieb kann heute auf die Arbeitszeitdaten zugreifen, und wüssten Ihre Mitarbeiter, was damit geschieht? Wenn Sie da zögern, sehen Sie hier, wie eine datenschutzkonforme Zeiterfassung aussieht.