GPS-Zustimmung des Betriebsrats: warum sie nicht reicht

Die Sitzung mit dem Betriebsrat ist endlich durch, die Betriebsvereinbarung zur Ortung der Firmenwagen liegt unterschrieben auf dem Tisch, und man atmet auf: geschafft, alle haben zugestimmt, ab hier bin ich auf der sicheren Seite. Es ist dieselbe Ruhe wie bei jemandem, der mit dem frisch ausgestellten Führerschein aus der Fahrschule kommt und glaubt, er könne jetzt schon fahren.

Das Problem ist, dass dieses Papier kein Freibrief ist. Es ist eine Erlaubnis, und eine Erlaubnis sagt nur, dass man eintreten darf, nicht, dass man drinnen tun kann, was man will. Die Tür und der Raum sind zwei verschiedene Dinge, und dazwischen liegt der ganze Unterschied zwischen sich rechtmäßig fühlen und es wirklich sein. Das klingt nach einer Spitzfindigkeit für Juristen, bis ein Bußgeld kommt und einen daran erinnert, dass daran nichts spitzfindig ist.

Die Mitbestimmung des Betriebsrats nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG beantwortet genau eine Frage: darf eine technische Einrichtung in Betrieb gehen, mit der das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten überwacht werden kann, ja oder nein? Das ist die richtige Frage, und sie muss geklärt werden, bevor irgendetwas eingeschaltet wird. Aber sie ist nicht die einzige. Sobald das System läuft, beginnt ein zweites Kapitel, das die Betriebsvereinbarung nicht abdeckt: wie man die Daten verarbeitet, welche man erhebt und welche nicht, wie lange man sie aufbewahrt, und vor allem, was man den Menschen sagt, die darin auftauchen.

Die Erlaubnis ist der erste Schritt, nicht der letzte

Wie weit dieses zweite Kapitel reicht, hat das Verwaltungsgericht Wiesbaden in einem Urteil vom 17. Januar 2022 deutlich gemacht. Ein Logistikunternehmen hatte seine Firmenfahrzeuge mit einem Ortungssystem ausgestattet, Standort, Fahrzeiten, Zündung, das ganze Programm. Nichts Heimliches, nichts Wildgewachsenes. Trotzdem entschied das Gericht, dass die Verarbeitung rechtswidrig war: nicht weil das System an sich verboten gewesen wäre, sondern weil die Standortdaten über vierhundert Tage gespeichert wurden, ohne dass es dafür einen Anlass gab. Aus einzelnen Punkten wird so ein Bewegungsprofil, und ein Bewegungsprofil über Monate ist genau die Art von Datenberg, die niemand braucht und die am Ende gegen einen spricht statt für einen.

Es ist nicht der einzige Fall dieser Sorte. Schon davor hatte der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen ein Reinigungsunternehmen sanktioniert, das seine Firmenwagen per GPS überwachte und sämtliche Daten dauerhaft aufbewahrte, bis hin zu Start- und Zielpunkten und Zündungsstatus. Das Unternehmen legte sogar einige Einwilligungserklärungen der Beschäftigten vor. Genützt hat es nichts, denn die meisten genügten den Anforderungen an eine wirksame Einwilligung im Arbeitsverhältnis nicht, und vor allem deckte die formale Grundlage nicht ab, wie viel da tatsächlich erhoben und wie lange es gehortet wurde. Die Zustimmung war da. Die Garantien, die sie hätten begleiten müssen, nicht.

Und hier liegt der Punkt, den viele Unternehmer in bester Absicht übersehen. Zwei Behörden stellen zwei verschiedene Fragen, und beide muss man beantworten. Der Betriebsrat fragt, ob das Werkzeug überhaupt an darf. Die Datenschutzaufsicht fragt etwas ganz anderes: hast du nur das Nötige erhoben, war es verhältnismäßig, warst du transparent? Eine Betriebsvereinbarung, die GPS erlaubt, legalisiert keine übermäßige Erhebung. Sie ist die Genehmigung am Eingang, nicht das Urteil über alles, was danach passiert.

Was wirklich zählt, jenseits des Papiers

Die Garantien, die den Unterschied machen, sind nicht geheimnisvoll, sie sind nur langweilig, und genau deshalb werden sie übersprungen. Es zählt, das Minimum zu erheben: der Standort soll belegen, dass ein Einsatz an einem bestimmten Ort stattgefunden hat, nicht Stunde um Stunde rekonstruieren, wo ein Mensch gewesen ist. Es zählt, nicht durchgehend zu tracken, denn ein System, das den ganzen Tag pingt, sammelt einen Berg von Daten, den man nie nutzen wird und der an dem Tag, an dem eine Beschwerde eingeht, zum Beweismittel gegen einen wird. Es zählt, zu löschen, was nicht mehr gebraucht wird, statt jahrelang Spuren in einem Archiv anzuhäufen, das niemand anschaut, bis es die falsche Stelle anschaut. Und es zählt, über allem, die Information an die Beschäftigten: schriftlich und verständlich erklären, was erhoben wird, warum, und wie lange.

Ist Ihnen schon einmal passiert, dass die Betriebsvereinbarung in der Schublade lag und trotzdem nie eine Zeile Datenschutzinformation an die eigenen Leute geschrieben wurde? Das ist häufiger, als man denkt, und es ist genau das Loch, durch das die Bußgelder durchschlüpfen. Das unterschriebene Papier schützt in diesem Fall nicht, im Gegenteil, es zeigt, dass man wusste, dass man mit sensiblen Daten hantiert, und dass man die Aufmerksamkeit beim ersten, dem förmlichen Schritt hat stehen lassen und den Rest vergessen hat. Es ist, als hätte man den Waffenschein und ließe die geladene Pistole auf dem Küchentisch liegen: das Stück Papier spricht einen nicht frei von dem, was man damit macht.

Es gibt auch ein Missverständnis beim Timing, das viele erwischt. Die Betriebsvereinbarung holt man einmal ein und legt sie ab, und von da an wirkt die Sache erledigt. Die Garantien dagegen sind eine Arbeit, die weiterläuft: jedes Mal, wenn man das System wechselt, eine Funktion hinzufügt, neue Leute einstellt, muss das Bild aktualisiert und die Information neu gefasst werden. Wer Compliance wie einen Stempel behandelt, einmal geholt und vergessen, steht Jahre später vor einem wild gewachsenen System und einer Information, die von einem ganz anderen Betrieb spricht.

Sich wirklich in Ordnung bringen

Die gute Nachricht ist, dass sich anpassen nicht heißt, alles abzureißen. Es heißt, Werkzeuge zu wählen, die darauf ausgelegt sind, wenig zu erheben und es klar zu sagen, und sie mit den richtigen Unterlagen zu begleiten. Ein System, das den Standort nur im Moment der Zeiterfassung registriert, beim Kommen und beim Gehen, und nie dazwischen, startet schon mit dem richtigen Fuß: es erhebt das Minimum von Natur aus, nicht aus gutem Willen, und genau dieses Minimum ist, was das Gesetz verlangt. Bleibt der schriftliche Teil, die Datenschutzinformation, die die Menschen ins Bild setzt, und dort nimmt eine fertige Vorlage zum Ausfüllen einem das Alibi des ich-weiß-nicht-wo-anfangen.

GeoTapp ist genau so entwickelt worden: der Standort wird mit einem Tippen zu Schichtbeginn und Schichtende festgehalten, und dazwischen gibt es kein Tracking, weil der Nachweis der geleisteten Arbeit niemanden beschatten muss. Die Erlaubnis gibt der Betriebsrat, die Garantien gibst du dir selbst, und zwischen beiden gibt es keine Abkürzung. Wer die zwei als einen einzigen Block behandelt und wirklich löst, schaut nicht mehr mit dem Bauchgefühl auf die Post, gleich liegt ein Schreiben der Aufsichtsbehörde drin.

Die Betriebsvereinbarung haben fast alle. Die schriftliche Information an die Beschäftigten, fast niemand. Und es ist immer diese fehlende Zeile, bei der die Aufsicht anfängt hinzuschauen.